Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Der Bundesfinanzhof hat bereits im Jahr 2003 entschieden, dass für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden ist, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch bzw. der Abgabenordnung besteht. Die Passivierungspflicht besteht sowohl in der Handelsbilanz als auch (über den Maßgeblichkeitsgrundsatz) in der Steuerbilanz.
Es besteht nicht für alle Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Einige Unterlagen sind nur über einen kürzeren Zeitraum oder auch gar nicht gesetzlich aufzubewahren. Zehn Jahre lang aufzubewahren sind insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre lang aufzubewahren. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt dann insoweit nicht in Betracht. Die Höhe des rückstellungsfähigen Aufwandes kann daher nur im Einzelfall festgestellt werden. Dabei kommt es vor allem darauf an, wie sich die aufbewahrten Unterlagen zusammensetzen.
Hinweis:
Wenn es keine Feststellungen zur Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen gibt, kann für Unterlagen, zu deren Archivierung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, ein Abschlag von 20 % der Gesamtkosten vorgenommen werden.
Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:
einmaliger Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, ggf. für die Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung der Unterlagen, für das Brennen von CDs und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten),
Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom). Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen entsprechend dem Verhältnis der Nutzfläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden, es sei denn, dies führt zu einem (offenbar) unangemessenem Ergebnis,
Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben,
anteilige Personalkosten, z.B. für Hausmeister, Reinigung, Lesbarmachung der Datenbestände.
Nicht rückstellungsfähig sind:
anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume (Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),
die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern,
die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,
die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden:
Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.
Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten für einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn). In der Praxis wird die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen üblicherweise nach dieser Berechnungsmethode ermittelt. Eine Unterscheidung zwischen den zehn und sechs Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen kann in der Regel aus Vereinfachungsgründen unterbleiben.
Die Aufwendungen für die Einlagerung, Mikroverfilmung, Digitalisierung und Datensicherung fallen nur einmal an; sie sind deshalb nicht zu vervielfältigen.
Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen.
Hinweis:
Die nachträgliche Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung (Bilanzberichtigung) ist nicht möglich, wenn die Bilanz vor dem 19.8.2002 (Datum des entsprechenden BFH-Urteils) aufgestellt wurde. Für Bilanzen, die in der Zeit zwischen dem 19.8.2002 und dem 10.3.2003 (Tag der amtlichen Veröffentlichung des Urteils) aufgestellt wurden, kann eine Bilanzberichtigung erfolgen. Für am 10.3.2003 und später aufgestellte Bilanzen besteht eine Verpflichtung zum Ausweis einer entsprechenden Rückstellung. Voraussetzung für eine Bilanzberichtigung ist dabei immer, dass der betroffene Steuerbescheid verfahrensrechtlich noch änderbar ist, z.B. wegen eines Vorbehalts der Nachprüfung oder eines Einspruchs.
Falls Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an die Steuerberater der RTS-Steuerberatungsgesellschaft mit Standorten in Backnang, Murr, Metzingen, Fellbach, Winnenden und Stuttgart.
Wir als Steuerbeater beraten Sie gerne.
Quelle: OFD-Hannover, Verfügung vom 27. Juni 2007, S 2137 106 StO 222/221, LEXinform Nr. 5230901
