Zum Jahresbeginn 2010 brachte das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) eine wichtige Änderung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ab 2010 sind Arbeitgeber verpflichtet, Daten ihrer Beschäftigten gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung elektronisch an die zentrale Speicherstelle (ZSS) weiterzuleiten. Behörden oder Gerichte können dann auf die zentral gespeicherten Daten und damit auf die Einkommensdaten der Arbeitnehmer zugreifen. Hierdurch sollen Arbeitgeber ab 2012 generell von Anfragen zu Einkommensbescheinigungen für ihre Arbeitnehmer befreit werden, wenn diese Sozialleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Elterngeld) beantragen. Die Arbeitnehmer erhalten ab dann einen elektronischen Entgeltnachweis.

Das ELENA-Verfahrensgesetz wird die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros nachhaltig verändern, da künftig viel mehr Informationen benötigt werden. So müssen neben abrechnungsbezogenen Stamm- und Bewegungsdaten wie Versicherungsnummer, Name oder vermögenswirksame Leistungen auch abrechnungsunabhängige Daten gemeldet werden wie beispielsweise die Angabe von Zusatzinformationen für Auszubildende oder die Angabe der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit. Ausgenommen sind geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten, Empfänger von Versorgungsbezügen und nebenberufliche Übungsleiter bei gemeinnützigen Vereinen oder sonstigen steuerbegünstigten Körperschaften. Doch damit nicht genug – ab 1. Juli 2010 müssen gemäß ELENA-Verfahrensgesetz die Daten des so genannten Datenbausteins „Kündigung/Entlassung“ übermittelt werden mit Angaben z. B. zu Kündigungsgründen, Kündigungsdatum und durch wen die Kündigung veranlasst wurde.

In der Regel stehen die ab Januar 2010 erforderlichen neuen Eingabefelder für ELENA in den Lohn-Programmen bereits zur Verfügung. Die Datenübermittlung erfolgt ab Januar 2010 in gewohnter Weise über die jeweiligen Rechenzentren.

Hinweis für Arbeitgeber mit eigener Abrechnungssoftware

Sollten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Arbeitnehmer selbst vornehmen, achten Sie darauf, dass Ihre Abrechnungssoftware auf aktuellem Stand ist und die Meldung an die ZSS realisiert.

Es gibt keine bestimmte Frist für die Datenübermittlung an die ZSS. Nach den gesetzlichen Vorgaben soll die Übermittlung zeitgleich mit der Meldung an die Sozialversicherung erfolgen. Kann die Datenübermittlung nicht zeitgleich mit der Übermittlung der Entgeltdaten erfolgen, z.B. aus technischen Gründen findet die Meldung für den Entgeltmonat Januar 2010 erst im Mai 2010 statt, bleibt das in der Regel ohne Konsequenzen. Wird bei einer späteren Prüfung, etwa durch die Deutsche Rentenversicherung Bund, festgestellt, dass die Datenübermittlung im Rahmen des ELENA-Verfahrens überhaupt nicht erfolgte, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die mit bis zu 25.000 € Geldbuße belegt werden kann.

Hinweis für Arbeitgeber, die ihre Gehaltsabrechnungen nicht selbst buchen

Sofern Sie uns mit der Gehaltsabrechnung beauftragt haben, übernehmen wir selbstverständlich diese neue Meldung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie. Dafür sind schon viele für das ELENA-Verfahren notwendigen Daten bereits in Ihren Lohndaten vorhanden. Darüber hinaus müssen Sie künftig teilweise auch abrechnungsunabhängige Daten melden. Bitte leiten Sie uns umgehend die folgenden Daten zu:

• Name und Telefonnummer des Ansprechpartners im Unternehmen
• betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit
• bei Arbeitnehmern mit abweichender Wochenarbeitszeit: Name, wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit, Grund für die Änderung der Wochenarbeitszeit
• bei Auszubildenden: Name, Beginn der Ausbildung und deren voraussichtliches Ende gemäß Vertrag und tatsächliches Ende der Ausbildungszeit
• bei Heimarbeitern: Name und jährlicher Urlaubsanspruch
• bei Austritten/ Kündigungen ab 1.7.2010: Name, Kündigungsgründe, befristetes Arbeitsverhältnis?, wer hat die Kündigung veranlasst?, Kündigungsdatum

Sollten sich im Laufe der Zeit Änderungen ergeben, teilen Sie uns diese bitte sofort mit.

Quelle: ELENA-Verfahrensgesetz vom 28. März 2009, BGBl. 2009 I S. 634; Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Pressemitteilung vom 5. Januar 2010, www.bmas.de