Urplötzlich hat das Finanzministerium die Anforderungen für die Gewährung der Ehrenamtspauschale verschärft, wenn Vereine an ihren Vorstand Zahlungen von bis zu 500 € pro Jahr leisten möchten oder dies bereits geschehen ist. Für die meisten Vereine gibt es daher dringenden Handlungsbedarf. Nach den neuen Anforderungen des Finanzministers muss die Satzung nun ausdrücklich die Zahlung erlauben.

Noch in der vorhergehenden Anweisung hieß es, dass es ausreicht, wenn die Satzung die Vergütungen an den Vorstand nicht verbietet. Die Zahlungen an den Vorstand waren somit nur dann unzulässig, wenn in der Satzung ausdrücklich die Ehrenamtlichkeit bzw. Unentgeltlichkeit der Vorstandstätigkeit verlangt werde. Unzulässige Zahlungen hätten damit den Verlust der Gemeinnützigkeit zur Folge.
Aber auch wenn die Satzung eine solche schädliche Formulierung enthalten hätte, wäre ein Aufwandsersatz innerhalb der 500-€-Grenze ohne Probleme gewesen, wenn die Satzung bis zur damals gesetzten Frist am 31.3.2009 angepasst wurde und die Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht überstiegen. Ein Einzelnachweis wurde nicht gefordert.

Das neue Schreiben des Finanzministers ändert die bisherige Anweisung. Nun muss die Satzung des Vereins Zahlungen an den Vorstand ausdrücklich erlauben. Werden trotzdem pauschale Aufwandsentschädigungen oder sonstige Vergütungen an Mitglieder des Vorstandes gezahlt, liegt ein Verstoß gegen die Gemeinnützigkeit insbesondere gegen das Gebot der Selbstlosigkeit vor. Die Finanzverwaltung liefert als Begründung, dass bereits im Bürgerlichen Gesetzbuch die unentgeltliche Geschäftsbesorgung durch den Vorstand geregelt sei. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes habe der Vorstand zumindest Anspruch auf tatsächlich nachgewiesene Kosten. Aber alle Zahlungen für Arbeitszeit und Arbeitskraft seien Entgelt für die geleistete Tätigkeit.

Nunmehr darf der Verein nur die Kosten dem Vorstand erstatten, die er einzeln nachweist. Pauschaler Aufwandsersatz ist nur möglich, wenn die Satzung das ausdrücklich erlaubt. Zahlt beispielsweise der Verein dem Vorstandsvorsitzenden 300 € pro Jahr für die Nutzung seines heimischen Arbeitszimmers und des privaten Telefonanschlusses, muss diese Regelung geändert werden, denn solche Zahlungen sind nun nicht mehr erlaubt. Entweder der Verein ändert seine Satzung oder der Vorstand weist die Kosten einzeln nach.

Vorgaben, wie die Satzung nun denn lauten könnte, macht die Finanzverwaltung nicht. Die Satzung kann demnach allgemeine oder konkrete Bestimmungen treffen. Folgende Möglichkeiten sind denkbar:

·          Die allgemeine Erlaubnis: “Der Vorstand kann für seine Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten.“

·          Eine Vergütung nach Zustimmung durch die Mitgliederversammlung: „Der Vorstand kann für seine Tätigkeit eine Vergütung nach Maßgabe eines Beschlusses der Mitgliederversammlung erhalten.“

·          Die verbindliche Erlaubnis begrenzt auf 500 €: „Der Vorstand kann sich für seine Tätigkeit eine Vergütung gewähren, die im Rahmen des § 3 Nr. 26a EStG liegt.“

·          Ein pauschalierter verbindlicher Aufwandsersatz: „Der Vorstand darf sich für seine Tätigkeit eine pauschale Aufwandsentschädigung bis zu 500 € pro Jahr gewähren, sofern diese Entschädigung den tatsächlich entstandenen Aufwand offensichtlich nicht übersteigt.“

Quelle: BMF-Schreiben vom 22. April 2009, IV C 4 S 2121/07/0010, LEXinform Nr. 5232048