Dienstrad, betriebliches E-Bike, Pedelec, Jobrad – das müssen Sie als Arbeitgeber wissen (Teil 2)

2. Müssen Diensträder elektrisch sein?

Die Antwort lautet: Nein!
Es gibt seitens des Gesetzgebers oder der Finanzverwaltung keine Vorgaben über die Art und Qualität des Fahrrades.

Allerdings gelten oftmals Besonderheiten bei den elektrischen Fahrrädern, die mit einer Geschwindigkeit über 25 km/h am Straßenverkehr teilnehmen.

4. Gibt es Anbieter, mit deren Hilfe ich vereinfacht Diensträder für meine Mitarbeiter anbieten kann und die das Fuhrparkmanagement für mich abwickeln?

Die Antwort lautet: Ja!
Es gibt Anbieter für Dienstfahrradmodelle. Sie funktionieren ähnlich wie das bekannte Dienstwagenleasing — nur mit Fahrrädern und E-Bikes statt Autos. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beziehen ihr Wunsch-Dienstrad einfach und bequem über den Arbeitgeber und sparen dabei. Da hochwertige Fahrräder in der Regel auch hochpreisig sind, bietet sich ein solches Leasingmodell an. Dann muss der Arbeitgeber das Dienstrad nicht erwerben und trägt auch nicht das Risiko, da er das Fahrrad von dem Anbieter least. Bei diesen Modellen können Versicherung, Service-Pakete etc. hinzugebucht werden.

In der Regel wird ein Vertragspaket angeboten, das folgende Verträge beinhaltet:

• Rahmenvertrag über Formalitäten wie Zahlungsabwicklung, Laufzeiten und Versicherung;
• Dienstleistungsvertrag, in dem sich der Anbieter verpflichtet die Abwicklung zu übernehmen;
• Einzel-Leasingvertrag für jedes einzelne Dienstrad, der unter anderem Regelungen zum Modell enthält.

5. Was kostet mich als Arbeitgeber das Angebot eines Dienstrades?

Die Anschaffungskosten für Diensträder gehören zu den Betriebsausgaben und können über sieben Jahre abgeschrieben werden. Hierbei spielt die Art des Dienstrades keine Rolle. Zusätzlich fallen weitere sofort abziehbare Kosten an wie beispielsweise für Wartung, Reparatur, Versicherung oder auch Zinsen, falls für den Erwerb des Dienstrades ein Darlehen aufgenommen wurde.

Wird das Fahrrad durch den Arbeitgeber geleast, sind die Leasingraten Betriebsausgaben. Die Höhe der Leasingraten richten sich unter anderem nach dem Kaufpreis für das Dienstrad, ob ein Servicepaket gebucht wird und ob zusätzlich eine Versicherung abgeschlossen wird.

6. Kann ich als Arbeitgeber meinen Mitarbeitern unterschiedliche Leasingdauern anbieten?

Hierzu gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich bieten die Leasinggeber die Einzel-Leasingverträge für ein Dienstrad mit einer Laufzeit von jeweils 36 Monaten an, der Vertrag ist in diesem Zeitraum grundsätzlich unkündbar. Im Anschluss endet das Nutzungsrecht und der Mitarbeiter muss das Dienstrad in vertragsgemäßem Zustand zurückgeben.

7. Was passiert, wenn mein Mitarbeiter innerhalb der Leasingzeit kündigt bzw. ich ihn kündige?

Ohne anderslautende vertragliche Regelungen im Leasingvertrag bleibt der Arbeitgeber bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses während des laufenden Leasingvertrags grundsätzlich weiterhin zur Zahlung der Leasingraten verpflichtet. Um dieses Ergebnis zu verhindern, müssen zwischen allen Beteiligten aufeinander abgestimmte vertragliche Regelungen getroffen werden. Die Anbieter der Leasingverträge sind darauf eingestellt und bieten die entsprechenden Vertragskonditionen an.

8. Kann mein Mitarbeiter das Dienstrad am Ende der Laufzeit kaufen?

Die Antwort lautet: Ja!
Jedoch darf der Leasinggeber dem Mitarbeiter ein solches Kaufangebot nicht vertraglich zusichern, da dies nicht dem Leasingerlass der Finanzverwaltung entspricht. Wenn der Leasingvertrag bereits eine Kaufoption für den Mitarbeiter enthält, könnte das Finanzamt ihn selbst als wirtschaftlichen Leasingnehmer ansehen. Dies hätte zur Folge, dass der Mitarbeiter kein Dienstrad hat und er Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen muss.

Mitarbeiter sollten ihr Kaufinteresse erst zum Laufzeitende anmelden oder auf ein Kaufangebot des Leasinggebers warten. Leasinganbieter berücksichtigen in der Regel diese Vorgaben und werden entsprechend bei der Ausgestaltung der Verträge berücksichtigt.

9. Wie hoch ist die Schlussrate und was ist dabei steuerlich zu beachten?

Wird das Dienstrad vom Mitarbeiter übernommen, stellen die Leasingunternehmen nach drei Jahren Nutzung üblicherweise zwischen 10 und 20 Prozent des ursprünglichen Kaufpreises (Neupreis) in Rechnung. Die Finanzverwaltung setzt dagegen 40 Prozent des Neupreises an. Der Arbeitnehmer muss diesen Vorteil versteuern.

Hierbei übernehmen Leasinggeber oftmals die Steuer auf diesen Preisvorteil, damit das Interesse der Mitarbeiter für einen Kauf geweckt wird. Denn es wird von der Finanzverwaltung erlaubt, dass eine pauschale Steuer von 30 Prozent angewendet wird (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, aber ohne Sozialabgaben), die der Leasinggeber begleicht.