Elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht – die „E-Rechnung"

Was ist eine E-Rechnung?

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung im Sinne der Neuregelung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen in dieser Form elektronisch

• erstellt,
• übermittelt,
• empfangen
• sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Die zulässigen Formate müssen den Vorgaben der europäischen Norm RL 2014/55/EU entsprechen. Formate wie „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) und „XRechnung“ erfüllen diese Voraussetzungen bereits. Diese Formate gewährleisten, dass Rechnungen elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und medienbruchfrei sowie automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die Neuregelung betrifft hauptsächlich steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmern. Sowohl der Leistungsempfänger als auch der leistende Unternehmer müssen im Inland ansässig sein. Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland. Zu beachten ist, dass die E-Rechnung innerhalb von 6 Monaten auszustellen ist.

Wichtig: Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, wären nach derzeitigem Stand künftig auch z. B. Vermieter betroffen, die mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bei diesen war bisher der Mietvertrag unter gewissen Voraussetzungen als Rechnung ausreichend.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab 01.01.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Zu unterscheiden ist dabei nach Vorgaben für Rechnungsaussteller und für Rechnungsempfänger.

Für die Ausstellung von Rechnungen gilt:

• Bis 31.12.2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, hierfür bleibt allerdings (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
• Bis 31.12.2027 gelten für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze zwar grundsätzlich dieselben Voraussetzungen wie in den Jahren 2025 und 2026 (s. o.), allerdings nur dann, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (im Jahr 2026 also) von max. 800.000 Euro hat.
• PDF-Rechnungen können noch für zwischen dem 01.01.2026 und dem 31.12.2027 ausgeführte Umsätze erstellt werden, sofern das sogenannte „EDI-Verfahren“ genutzt wird.
• Ab 01.01.2028 sind Papierrechnungen (in den beschriebenen Fällen) dann nicht mehr zulässig.

Für den Empfang von Rechnungen gilt:

• Ab 01.01.2025 sollten Unternehmen technisch in der Lage sein, Rechnungen in den Formaten XStandard und ZUGFeRD empfangen zu können. Die Erleichterung der Verpflichtung bezieht sich ausschließlich auf die Ausstellung von Rechnungen.

Welche technischen Anforderungen gibt es ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen. Die Erleichterungen beziehen sich ausschließlich auf die Ausstellung von Rechnungen.

Was sind die Vorteile und Chancen der E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt für Unternehmen zwar Handlungsbedarf, bietet aber auch zahlreiche Chancen:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert werden.
• Kostensenkung: Papier, Druck und Versandkosten entfallen.
• Umweltschutz: Der Verzicht auf Papierrechnungen schont Ressourcen und trägt zur Nachhaltigkeit bei.