Jahres-Lohnrundschreiben 2023/2024

Mindestlohn

Ab dem 01.01.2024 gilt der Mindestlohn in Höhe von 12,41 € je Stunde für alle Arbeitnehmer (über 18 Jahren).

Hinweis: Sachbezüge jeglicher Art sind nicht Mindestlohnrelevant.

Folgende Personen- und Berufsgruppen haben keinen Anspruch auf Mindestlohn:

• Auszubildende
• ehrenamtliche Tätige
• Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung
• Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung
• Selbständige
• Heimarbeiter nach dem Heimarbeitsgesetz
• Personen, die einen freiwilligen Dienst erweisen
• Personen, die ein verpflichtendes Praktikum (schul-, hochschulrechtlich, Ausbildungsordnung, gesetzlich geregelte Berufsakademie) absolvieren
• Personen, die ein freiwilliges Praktikum bis zu 3 Monate zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums bzw. begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung absolvieren, wenn nicht zuvor mit demselben Ausbildenden ein solches Praktikumsverhältnis bestand
• Personen im Rahmen einer Einstellungsqualifizierung (§54a SGB III) oder Berufsbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
• Teilnehmer einer Maßnahme der Arbeitsförderung (z.B. 1-Euro-Jobs)
• Menschen mit Behinderungen in einem „arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnis“

Mindestlohnvergütung für ab 01.01.2020 eingetretene Auszubildende in tariflich nicht gebundenen Betrieben:

• Mindestvergütung erstes Lehrjahr: 620,00 € (Beginn Ausbildung 01.01.2023 – 31.12.2023)
• Mindestvergütung erstes Lehrjahr: 649,00 € (Beginn Ausbildung 01.01.2024 – 31.12.2024)

• Erhöhung zweites Lehrjahr: jeweils + 18 % = 766,00 €
• Erhöhung drittes Lehrjahr: jeweils + 35 % = 876,00 €
• Erhöhung viertes Lehrjahr: jeweils + 40 % = 909,00 €

Gilt nicht für Berufsfachschüler, die das erste Jahr die Schule in Vollzeit besuchen.

Arbeitszeiterfassung

Um Beschäftigte zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Regelungen vorzugeben, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es gilt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Ruhepausen und vieles mehr.

Das ArbZG schützt Arbeitnehmer, d. h. Arbeiter und Angestellte und auf zur Berufsbildung Beschäftigte. 

Ausdrücklich ausgenommen sind beispielsweise:

• Leitende Angestellte und Chefärzte
• Arbeitnehmer in der Luftfahrt
• im öffentlichen Dienst Beschäftigte
• Beschäftigte unter 18 Jahren. Für sie gilt stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Derzeit verpflichtet das ArbZG lediglich zur Dokumentation von Überstunden und Sonntags-/ Feiertagsarbeit, nicht der gesamten Arbeitszeit. 

Diese Regelung genügt jedoch nicht den Vorgaben des BAG und des EuGH. Nach der Entscheidung des BAG aus dem Jahr 2022 ist die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Damit folgt das BAG einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus 2019. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte darin festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten grundsätzlich vollständig erfassen müssen und den Mitgliedsstaaten aufgegeben, entsprechende Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen.

In Deutschland hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2023 einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz erstellt, dieser wird derzeit noch regierungsintern beraten. Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind daher noch nicht getroffen worden.

Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen, so das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Auch Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation wurden noch nicht getroffen. Es besteht derzeit keine Formvorschrift für die Aufzeichnung, sie kann also grundsätzlich auch handschriftlich erfolgen.

Arbeitgeber sind also nunmehr grundsätzlich verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Nach dem ArbZG liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Arbeitszeitvorgaben im Bereich des Arbeitgebers.

Bei Verstößen können z.B. Nachbesserungen verlangt oder gegebenenfalls auch Bußgelder verhängt werden, deren Höhe im Einzelfall der Schwere des jeweiligen Rechtsverstoßes angepasst wird.

Die Arbeitsschutzbehörden (z. B. die Gewerbeaufsichtsämter) können jederzeit eine Dokumentation der erfassten Arbeitszeiten anfordern oder das Einführen einer Arbeitszeiterfassung verlangen.

Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein solches System zur Verfügung stellt. Ein solches System soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten nachvollziehbar erfassen können, um eine entsprechende Dokumentation zu ermöglichen.

Ebenso muss der Arbeitgeber auch dafür sorgen, dass das System genutzt wird. Diese Verpflichtung gilt ab sofort. Es bestehen keine Übergangsfristen, da laut BAG diese Verpflichtung bereits heute geltendes Recht darstellt.

Dokumentations­pflicht nach dem Mindestlohngesetz

Daneben gelten für bestimmte Branchen nach dem Mindestlohngesetz Dokumentationspflichten, um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird. die Arbeitszeiten zu notieren.

Die Dokumentationspflicht gilt generell für:

• Alle geringfügig und kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich
• Für alle Arbeitnehmer der Branchen, die Sofortmeldepflichtig sind wie z.B.
  • Baugewerbe,
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • Personenbeförderungsgewerbe,
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe,
  • Schaustellergewerbe,
  • Unternehmen der Forstwirtschaft,
  • Gebäudereinigungsgewerbe,
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • Fleischwirtschaft
  • Zeitungszusteller/-innen und Beschäftigte bei Paketdiensten
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsdienste

Eine entsprechende Dokumentationspflicht aufgrund des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes besteht in Wirtschaftsbereichen, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz allgemein verbindlich ist.

Was muss wie notiert werden?

• Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
• Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.

Was ist noch zu berücksichtigen:

• die Liste kann handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt werden.
• Es sind keine Unterschriften erforderlich.
• Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
• Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll jederzeit vorgelegt werden können.

Ausnahmen für die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG sind  in der Mindestlohn-dokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) geregelt:

Ausnahmen für die Aufzeichnungspflichten gelten für:

• Arbeitnehmende, die ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.319 Euro brutto erhalten,
• Ebenso, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt 2.879 Euro brutto übersteigt und der Arbeitgebende dieses für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt hat.
• Diese Beträge gelten auch für Teilzeitbeschäftigte in voller Höhe.
• Darüber hinaus gelten die Aufzeichnungspflichten nicht für im Unternehmen arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.
• Sollte es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (z. B. GmbH) handeln oder eine rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. KG), dann kommt es auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.

Hinweis: Diese Ausnahme gilt auch für Minijobbende, d. h. bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen – Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebenden.

Die Aufzeichnungen sind spätestens 7 Tage nach Arbeitseinsatz schriftlich festzuhalten und zwei Jahre aufzubewahren (für den Zoll), für die SV Prüfung sind die Aufzeichnungen weiterhin für 4 Jahre aufzubewahren.

Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze

Ab dem 01.01.2024 steigt die Geringfügigkeitsgrenze von 520,00 € auf 538,00 €.

Zulässige Überschreitung Geringfügigkeitsgrenze

Voraussetzung:

• unvorhersehbarer gelegentlicher Sachverhalt (KEINE Urlaubsvertretung)
  • dieser Sachverhalt muss schriftlich festgehalten werden
• maximal zwei Kalendermonate pro Zeitjahr.
• maximale Überschreitung: das doppelte der Geringfügigkeitsgrenze: 1.076,00 €

Nur unter diesen Voraussetzungen, darf die Geringfügigkeitsgrenze überschritten werden, ohne das die Arbeitszeit bis zum Jahresende ausgeglichen werden muss. Hierdurch ist eine Überschreitung der jährlichen Geringfügigkeitsgrenze von 6.456,00 € (538,00 € x 12 Monate) zulässig.

Künftige Veränderungen des Mindestlohns bedingen unmittelbar eine Anpassung der Geringfügigkeitsgrenze

Folgende Faustregel gilt für die Zukunft:

Gesetzlicher Mindestlohn x 130 : 3 = neue Geringfügigkeitsgrenze (aufgerundet auf volle Euro)

Entfall der Bestandsschutzregelung

Bis zum 30.09.2022 waren Beschäftigungen mit einem Entgelt ab 450,01 € grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Wegen der Anhebung der Arbeitsentgeltgrenze für geringfügig entlohnt Beschäftigte auf 520,00 € ab 01.10.2022 wurden Sonderregelungen geschaffen, um weiterhin einen Versicherungsschutz in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu ermöglichen.  Diese Sonderregelungen laufen zum 31.12.2023 aus, das heißt die betroffenen Beschäftigten sind in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ab 01.01.2024 versicherungsfrei beschäftigt. Es gelten die SV-rechtlichen Regelungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte.

Wenn die Beschäftigten weiterhin versicherungspflichtig abgerechnet werden sollen, dann muss das Entgelt auf mindestens 538,01 € angehoben werden.

Midi-Jobs

Ab dem 01.01.2024 liegt der Übergangsbereich zwischen 538,01 und 2.000,00 €.

Der Arbeitgeberbeitrag wird in Höhe von 28 % erhoben (analog Minijob) und gleitend auf den regulären Sozialversicherungsbeitrag abgeschmolzen.

Kurzfristige Beschäftigungen

Seit 2022 wird bereits bei der Anlage zwingend die Angabe zum Krankenversicherungsschutz benötigt, sofern der kurzfristig Beschäftigte nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z. B. private Krankenversicherung) benötigen wir für unsere Akten zusätzlich einen Nachweis über die Mitgliedschaft.

Eine Anmeldung ohne diese Angaben/Nachweise ist seit 2022 nicht mehr möglich.

Die Höchstbeträge zur Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % liegen bei:

• 150,00 € Arbeitsentgelt je Arbeitstag (8 h x 18,75 €)
• Stundenlohn maximal 19,00 €
• Die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen

Inflationsausgleichsprämie vom 26.10.2022 bis 31.12.2024

• Höchstbetrag: 3.000,00 € pro Arbeitnehmer pro Dienstverhältnis
• Aufteilung auf mehrere Monate möglich
• Muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, eine Verrechnung mit anderen Vergütungsbestandteilen (z.B. Weihnachtsgeld, Überstunden, Provisionen etc.) ist nicht gestattet
• begünstigt sind sowohl Geldleistungen als auch Sachbezüge
• sozialversicherungs- und steuerfrei
• auch für geringfügig entlohnte Beschäftigte möglich (wird nicht auf Minijobgrenze angerechnet)
• möglich für alle Arbeitnehmer inkl. Gesellschafter-Geschäftsführer (eine Zahlung nur an den Gesellschafter-Geschäftsführer ist kritisch)
• Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Anrechnung auf einmalig ausgezahlte Überstunden möglich, sprechen Sie hierzu vorher mit Ihrem Lohnsachbearbeiter

Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz

Das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz ist seit 1. Juli 2023 in Kraft.

• Kinderlose, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, zahlen Beiträge in Höhe von 4,0 Prozent des Bruttoentgelts.
• Basis-Beitragssatz von 3,4 Prozent gilt für Eltern mit einem Kind.

• Grundlage für die Berechnung der Beiträge für Eltern mit zwei und mehr Kindern und Kinderlose

• Eltern mit mehr als einem Kind unterhalb der Altersgrenze von 25 Jahren werden bis zum fünften Kind gestaffelt, nach ihrer Kinderanzahl, mit einem Abschlag von 0,25 Prozentpunkten pro Kind entlastet.

Das neue SV-Meldeportal

SV-net wird ersetzt durch das neue Meldeportal!

Registrierung im neuen SV-Meldeportal:

Für die Registrierung im neuen SV-Meldeportal hat der IT-Planungsrat von Bund und Ländern beschlossen, dass das „Einheitliche Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER genutzt werden soll. Unter https://info.mein-unternehmenskonto.de (Bayerisches Staatsministerium für Digitales; Abrufdatum: 02.11.2023) kann ein ELSTER-Unternehmenskonto eingerichtet werden. Im Zuge dieser Registrierung erhält das Unternehmen ein oder ggf. mehrere Unternehmenszertifikate, die von einem Nutzer für die einmalige Registrierung und für jede Anmeldung am SV-Meldeportal genutzt werden.

Nutzung des neuen SV-Meldeportals:

Wenn sich Arbeitgeber und deren Dienstleister bis zum 31.03.2024 als Nutzer registrieren, ist die Nutzung des SV-Meldeportals in den Jahren 2023 und 2024 kostenfrei. Für diese registrierten Nutzer ist das SV-Meldeportal erst ab dem Jahr 2025 kostenpflichtig. Ab dem 01.04.2024 wird die Nutzungsgebühr allen neu registrierten Arbeitgebern in Rechnung gestellt. Alle registrierten Nutzer können beliebig viele Meldungen mit den Sozialversicherungsträgern austauschen.

Weitere Informationen: https://www.sv-meldeportal.de (ITSG; Abrufdatum: 19.10.2023)­­­

Änderungen und Rechengrößen Krankenkassen

Krankenversicherung:

Seit Januar 2021 beträgt der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Krankenkasse bei 14,6 %.

Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der Krankenkassen erhöht sich auf 1,7 %.

Pflegeversicherung:

Seit Juli 2023 beträgt der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Pflegeversicherung 4,00 % für Kinderlose. 
3,4 % bei Elterneigenschaft mit einem Kind (Lebenslang). Pro weiterem Kind unter 25 Jahren wird ein Abschlag in Höhe von 0,25 % gewährt bis zum fünften Kind.
Nachweise sind zwingend zu erbringen.

Beitragsbemessungsgrenzen Kranken- und Pflegeversicherung:

Monat:   5.175,00 €

Jahr:    62.100,00 €

Jahresarbeitsentgeltgrenzen der Krankenversicherung:

Allgemeine: 69.300,00 €

Besondere: 62.100,00 €

Rentenversicherung:

Der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung bleibt bei 18,6 %.

Arbeitslosenversicherung:

Der allgemeine Beitragssatz der Arbeitslosenversicherung erhöht sich auf 2,6 %.

Beitragsbemessungsgrenzen Renten- und Arbeitslosenversicherung:

Höchstbeträge Direktversicherung, Pensionskassen und Pensionsfonds:

• Sozialversicherung 4 % BBG RV: 3.624,00 € jährlich, monatlich: 302,00 €
• Lohnsteuer 8 % BBG RV: 7.248,00 € jährlich, monatlich: 604,00 €

Sachbezüge (Monat):

Verpflegung: 313,00 €

Unterkunft:    278,00 €

Bei der Gewährung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb sind für sämtliche Arbeitnehmer einheitlich anzusetzen:

• 2,17 € für das Frühstück / täglich
• 4,13 € für das Mittag-/Abendessen / täglich

Erstattungssätze der Krankenkasse

Zum Jahreswechsel haben Sie wieder die Möglichkeit, die Erstattungssätze und den zugehörigen Umlagebeitrag der jeweiligen Krankenkassen neu festzulegen und entweder erhöhen oder senken zu lassen.Bitte treten Sie hierzu selbstständig und rechtzeitig, vor Erstellung des Januar Lohnes mit Ihrem Lohnsachbearbeiter in Kontakt, um die Umlagesätze ab 2024 zu besprechen.

Hinzuverdienst-Grenzen 2024 für Rentner

Die monatliche Hinzuverdienstgrenze für Rentner vor Erreichen der Regelaltersgrenze entfällt.

Bei voller Erwerbsminderungsrente

gilt eine jährliche Hinzuverdienstgrenze von drei Achtel der 14-fachen monatlichen Bezugsgröße, solange das Leistungsvermögen von weniger als drei Stunden täglich beachtet wird. Dies entspricht einer Hinzuverdienstgrenze von 18.558,75 Euro ab 2024.

Bei teilweiser Erwerbsminderungsrente

beträgt die Hinzuverdienstgrenze sechs Achtel der 14-fachen monatlichen Bezugsgröße. Hier gilt es, das Leistungsvermögen von täglich unter sechs Stunden zu beachten. Dies entspricht den vorläufigen Werten von 37.117,50 Euro. Falls vor Eintritt der Erwerbsminderung ein höheres Einkommen erzielt wurde, gilt hier die höhere individuell-­dynamische Grenze

Fachkräfteeinwanderungsgesetz

Zum 01.03.2024 treten folgende Änderungen in Kraft:

• Fachkräfte (Vorliegen eines Abschlusses) dürfen jede qualifizierte Beschäftigung ausüben
• Bei mindestens zwei Jahren Berufserfahrung und Vorhandensein eines im Herkunftsland staatlich anerkannten Berufsabschluss ist Einwanderung als Arbeitskraft möglich
• Wechsel in die Niederlassungserlaubnis (Aufenthaltsrecht) ist für Fachkräfte bereits nach drei (statt bislang vier) Jahren möglich
• Für Inhaber einer Blauen Karte EU werden Arbeitgeberwechsel vereinfacht

Weitere Änderungen können dem Gesetz (Veröffentlichung BGBl. I 2023, Nr. 217).
Fragen hierzu stellen Sie bitte an Ihre zuständige Ausländerbehörde (untergebracht meist in den Landratsämtern).

In Planung: Das Familienstartzeitgesetz soll zum 01.01.2024 kommen

• Einführung eines Freistellungsanspruchs des Partners/in in den ersten 10 Arbeitstagen nach der Geburt
• Zeit der Partnerfreistellung wird – wie die Mutterschutzfrist – auf den Anspruch auf Elternzeit angerechnet
• Für die Zeit der Partnerfreistellung erhält der Partner/in von seinem Arbeitgeber Partnerschaftslohn in Höhe des Durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten drei Kalendermonate
• Partnerschaftslohn wird auf das Elterngeld angerechnet, wenn hierauf ein Anspruch bestünde
• Eltern, deren Kind bereits vier Wochen oder früher vor dem voraussichtlichen Entbindungstag geboren wird, erhalten einen zusätzlichen Basiselterngeldmonat

Arbeitgeber erhalten die Aufwendungen für den Partnerschaftslohn aus der Umlage 2 in voller Höhe erstattet.

Möglicher Handlungsbedarf für das Jahr 2023/2024

Möglicher Wechsel von der 0,03 % Methode (pauschaler Ansatz Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) hin zur 0,002 % Tagespauschale (tatsächlicher Ansatz jeder getätigten Fahrt)

Vorgaben:

• jährliche Entscheidung, kein unterjähriger Wechsel möglich
• Aufzeichnungspflicht jeder getätigten Fahrt (Datum der jeweiligen Fahrt verpflichtend)
• max. für 180 Tage pro Jahr (Gleichsetzung für pauschale Methode mit 15 Tagen pro Monat) (bei mehr als 180 Tagen pro Kalenderjahr muss die 0,03 % Methode angewandt werden)

Sofern Ihre Arbeitnehmer diese Umstellung oder eine Korrektur des Jahres 2023 in der Lohnabrechnung wünschen, teilen Sie dies Ihrem Lohnsachbearbeiter bitte schriftlich VOR der Januar-Lohnabrechnung 2024 mit.

Erhöhte Pendlerpauschale

Seit 01.01.2022 bis 31.12.2026

• 0,30 € für die ersten 20 Entfernungskilometer
• 0,38 € ab dem 21. Entfernungskilometer

Die Regelung der Höchstgrenze von 4.500,00 € pro Kalenderjahr bleibt bestehen.

Deskbike-Gestellung durch den Arbeitgeber

Um dem allgemeinen Bewegungsmangel entgegenzuwirken und die Bewegung am Arbeitsplatz zu fördern, können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern steuer- und sozialversicherungsfrei ein Deskbike (= Schreibtischfahrrad statt Schreibtischstuhl) zur Verfügung stellen.

Reisekosten

Pauschbeträge weiterhin gültig:

• Eintägige Reise von mehr als 8 Stunden: 14,00 €
• Mehrtägige Reise: An- und Abreisetage ohne Mindestabwesenheit: 14,00 €
• Mehrtägige Reise: Abwesenheit von 24 Stunden: 28,00 €

Pauschalen für Berufskraftfahrer weiterhin gültig:

• Bei Übernachtung im Fahrzeug des Berufskraftfahrers, nach einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 8,00 € Pauschbetrag je Kalendertag.

Wird die Berufskraftfahrerpauschale gezahlt, sind somit alle Aufwendungen abgegolten (z.B. Park-/ Abstell- oder Duschgebühren auf Raststätten und Autohöfen).
Die Entscheidung ob der tatsächliche Aufwand oder der Pauschbetrag geltend gemacht wird kann nur einheitlich pro Kalenderjahr und Arbeitnehmer getroffen werden.

Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale können parallel angewendet werden.
 

Ausweis auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Reisekostenerstattungen wie z. B.:

• Verpflegungsmehraufwendungen (verpflichtend)
• Kilometergelderstattungen für Auswärtstätigkeiten (freiwillig)
• Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (verpflichtend)

Kein Auslagenersatz wie z.B. Parkgebühren oder sonstige Reisenebenkosten. Diese Reisekostenbestandteile sind auch im Jahr 2024 im Lohn auszuweisen, damit diese am Ende des Jahres auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erscheinen.

 Bitte reichen Sie die Reisekostenabrechnungen zeitnah bei Ihrem Lohnsachbearbeiter ein, mit dem entsprechenden Hinweis ob die Zahlungen bereits erfolgt sind oder nicht.

Gruppenunfallversicherung

Für 2023 bleibt die Pauschalierungsgrenze bei 100,00 €.

Betriebsveranstaltungen

Seit 2015 gilt ein Freibetrag in Höhe von 110,00 €. In der Folge fällt bei Überschreiten der 110,00 € Grenze deutlich weniger Steuer an, da nur der übersteigende Betrag versteuert werden muss. Allerdings müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers sowohl individuelle Kosten pro Arbeitnehmer inkl. eingeladener Begleitpersonen, als auch die Gemeinkosten der Betriebsveranstaltung, einberechnet werden.
Bitte reichen Sie Ihrem Lohnsachbearbeiter nach Ablauf der Betriebsveranstaltung, jedoch spätestens mit den Januar Lohndaten, eine detaillierte Teilnehmerliste (Aufstellung der teilnehmenden Arbeitnehmer sowie Begleitpersonen und Geschäftsfreunde) zusammen mit den kompletten Rechnungsbelegen ein. Sollten bis zum Zeitpunkt der Abgabe der Lohnsteueranmeldung im Februar des Folgejahres, ggf. zu versteuernde Beträge nicht pauschaliert worden sein, so fallen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung auf diese Beträge zusätzlich noch Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % an.

Bei Sachgeschenken an den Arbeitnehmer aus Anlass der Betriebsveranstaltung gilt:

• Geschenke, im Wert von bis zu 60,00 € sind in die Prüfung des 110,00 € Freibetrags miteinzubeziehen.
• Bei Überschreiten des 110,00 € Freibetrags ist für den übersteigenden Betrag einschließlich der Geschenke eine Pauschalierung mit 25 % Lohnsteuer möglich, damit bleiben auch die Geschenke für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Geschenke die bei der Betriebsveranstaltung, jedoch nicht aus Anlass der Betriebsveranstaltung (Arbeitnehmer hatte zwei Tage vor Veranstaltung Geburtstag) sind nicht in die 110,00 € Grenze einzubeziehen und dürfen nicht mit 25 % pauschalversteuert werden.

Der Freibetrag kann für max. zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.

Geplante Änderungen die voraussichtlich rückwirkend zum 01.01.2024 in Kraft treten werden (Gesetzgebungsverfahren läuft noch)

• Elektrofahrzeuge – Erhöhung Höchstbetrag Anschaffungskosten auf 70.000.- € für Anschaffungen nach dem 31.12.2023
• Erhöhung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen:
  Eintägige Reise von mehr als 8 Stunden: 16,00 €
  Mehrtägige Reise: An- und Abreisetage ohne Mindestabwesenheit: 16,00 €
  Mehrtägige Reise: Abwesenheit von 24 Stunden: 32,00 €
• Erhöhung Pauschbetrag für Berufskraftfahrer auf 9,00 €
• Anhebung des Freibetrages für Betriebsveranstaltungen auf 150,00 €
• Wegfall der Grenze für die Möglichkeit der Pauschalierung von Beiträgen zur Gruppenunfallversicherung
• Wegfall der Möglichkeit die Fünftelregelung bei Abfindungen oder Vergütung für mehrjährige Tätigkeit im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens anzuwenden

Hinweise zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfalle

Wir haben die Information erhalten das die Rentenversicherungsprüfer seit 2017 verstärkt auf die Lohnfortzahlungspflicht im Krankheits- und Urlaubsfalle bei allen Arbeitnehmern achten. Dies bedeutet, dass Sie auch bei den geringfügig Beschäftigten die Urlaubs- und Krankheitstage mit in der Arbeitszeitdokumentation erfassen und vergüten müssen!  Sollten im Falle einer Prüfung nicht bezahlte Urlaubs- und Krankheitstage nachgewiesen werden, so besteht die Gefahr, dass im Falle einer rückwirkenden Verbeitragung die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Dies hätte zur Folge, dass der Arbeitgeber die vollen SV-Beiträge in Höhe von ca. 40 % zu tragen hat. Auf den Arbeitnehmer könnte evtl. eine Lohnsteuernachforderung zukommen.

Grundsätzlich ist eine Lohnfortzahlung in Höhe des Durchschnittes der letzten 3 Monate zu bezahlen. Dies bedeutet, dass bei Mitarbeitern, deren Monatslohn u.a. aus einem Grundlohn, Sonn-/Feiertags- und Nachtzuschlägen sowie evtl. Akkordlöhnen oder Verkaufsprovisionen besteht, nicht nur der Grundlohn weitergezahlt werden muss sondern auch die zusätzlichen Bezüge in die Bemessungsgrundlage der Lohnfortzahlung mit einbezogen werden müssen. Steuerfeie Zuschläge die wegen Urlaub/Krankheit oder Feiertagen fortgezahlt werden, sind steuer- und sv-pflichtig abzurechnen, ansonsten werden diese bei einer SV-Prüfung als Phantomlohn behandelt und der Arbeitgeber zahlt hierauf dann die ca. 40 % Sozialversicherungsbeiträge allein nach.

Wenn Sie eine Änderung Ihrer Lohnfortzahlung wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Phantomlohn Minijobber auf Abruf

Wenn die Arbeitszeit nicht vertraglich vereinbart wird (in der Praxis insbesondere vorkommend bei Arbeit auf Abruf), dann gilt lt. Gesetz die Arbeitszeit von 20 Wochenstunden (weitere Einzelheiten ergeben sich aus § 12 TzBfG). Die Deutsche Rentenversicherung erhebt auf den Arbeitslohn von 20 Wochenstunden dann Sozialversicherungsbeiträge: Bei Minijobbern kann die Berücksichtigung eines fiktiven Entgelts zum Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 538,00 € oder jährlich 6.456,00 € und damit zur rückwirkenden Sozialversicherungspflicht führen.

Mögliche Konsequenzen bei Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze:

Anders ist es bei der Lohnsteuer. Hier gilt das Zuflussprinzip und somit muss der Lohnsteuereinbehalt erfolgen, wenn der fehlende Arbeitslohn ausgezahlt wird.

Wir empfehlen Ihnen dringend für alle Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Sollarbeitszeit zwischen 1 h und 19 h eine schriftliche Vereinbarung über die wöchentliche Arbeitszeit zu treffen.

Monatliche Arbeitsstunden werden im Vertrag nicht anerkannt!

Definition „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Leistungen des Arbeitgebers (Sachbezüge und Zuschüsse) für eine Beschäftigung werden nur dann „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
3. die Verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit dem 01.01.2023

Seit dem 01.01.2023 werden keine AU-Bescheinigungen mehr für den Arbeitgeber bereitgestellt werden. Der Arbeitnehmer muss sich weiterhin gemäß arbeitsvertraglicher Vereinbarung krankmelden und der Arbeitgeber kann sich diese Daten durch einen manuellen elektronischen Abruf über das neue SV-Meldeportal oder über DATEV Unternehmen Online bzw. Personaldaten AddOn bestätigen lassen. Die Abfrage muss pro Krankmeldung pro Mitarbeiter angestoßen werden und die Rückmeldungen werden innerhalb von 14 Tagen bereitgestellt. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin das Exemplar der Krankmeldung für seine Akten.

Betreuungsleistungen für pflegebedürftige Angehörige und Kinder

Zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf können zusätzlich zum ohnehin geschuldetem Arbeitslohn erbrachte Arbeitgeberleistungen bis zu einem Betrag von 600,00 € im Kalenderjahr je Arbeitnehmer steuerfrei bleiben.

Der zusätzliche Betreuungsbedarf muss aus Anlass einer zwingenden und beruflich veranlassten kurzfristigen Betreuung entstehen.

Das Vorliegen eines zusätzlichen Betreuungsbedarfes wird unterstellt, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der Corona Krise zu außergewöhnlichen Dienstzeiten arbeitet oder die Regelbetreuung der Kinder infolge der zur Eindämmung der Corona-Krise angeordneten Schließung von Schulen und Betreuungseinrichtungen (z. B. Kindertagesstätten, Betriebskindergärten, Schulhorte) weggefallen ist.

Bei Barleistungen des Arbeitgebers müssen dem Arbeitnehmer entsprechende Aufwendungen entstanden sein (Die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und die Nachweise in den Akten abgelegt werden).

Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

Eine Lohnbesteuerung für eine dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur eigenen Wohnzwecken überlassene Wohnung unterbleibt seit 2021, soweit das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt mindestens 2/3 des ortsüblichen Mietwerts beträgt. Weitere Voraussetzung ist, dass der Mietwert nicht mehr als 25,00 € je Quadratmeter ohne umlagefähige Betriebskosten beträgt. Vom Arbeitgeber angemietete Wohnungen, die dem Arbeitnehmer überlassen werden, sind ebenfalls begünstigt.
Seit 01.01.2020 sind auch Vorteile begünstigt, die durch ein verbundenes Unternehmen geleistet wurden.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Seit 2020 beträgt der jährliche maximale Betrag für die Steuerfreiheit 600,00 €.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• Nachweis der Zertifizierung der Maßnahme durch den Anbieter

Achtung bei Arbeitsplatzbrillen: eine Rechnung des Optikers mit dem Hinweis „Arbeitsplatzbrille“ ist für die Steuerfreiheit nicht ausreichend, es muss ein Attest von einem Augenarzt vorliegen.

Sachbezüge an Arbeitnehmer 50,00 € mtl. Freigrenze

Lieferkosten direkt an die Heimadresse des Arbeitnehmers werden auf die 50,00 € Grenze angerechnet

A1-Bescheinigung

Für einen Arbeitnehmer, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inkl. Island, Norwegen, Schweiz und Liechtenstein) eingesetzt wird, muss vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Achtung: Die Bescheinigung wird auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, auch bei kurzem Tankstopp benötigt.

Die Bescheinigung muss zwingend farbig mitgeführt werden, sonst drohen hohe Bußgelder (bis 3.269,00 € pro nicht vorgelegter A1-Bescheinigung).

Neuerungen seit 01.07.2023 im Bereich grenzüberschreitender Telearbeit:
Sollte dieser Sachverhalt bei Ihnen im Lohn vorkommen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.
Seit 2019 muss das Antragsverfahren elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden. Hierzu müssen Sie uns die Antragsdaten spätestens 2 Arbeitstage vor dem Reiseantritt schriftlich zukommen lassen.

Für weitere Einzelfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Erinnerung Handhabung Resturlaubstage

Bisher galt nach deutschem Gesetz, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist eigentlich nur ausnahmsweise möglich. Es muss dafür einen dringenden Grund geben - entweder vonseiten des Arbeitnehmers oder des Betriebs. Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub dann bis Ende März nehmen. Auch dies gilt ab jetzt nur noch dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass er seinen Mitarbeitern tatsächlich die Möglichkeit eingeräumt hat, den Urlaub zu nehmen.

In 2019 hat der EuGH diese Regelung gekippt:

1. Regel: Ein Arbeitnehmer darf seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb verlieren, weil er keinen Urlaub beantragt hat.
2. Regel: Urlaubsansprüche können nur untergehen, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber z. B. durch angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die fraglichen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, was der Arbeitgeber zu beweisen hat.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann?

• Der Anspruch auf Urlaub geht in diesem Falle nicht verloren!
• Kommt der Mitarbeiter nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgeber den nicht genommenen Urlaub durch eine Urlaubsabgeltung vergüten – max. allerdings für 15 Monate. Bsp. Resturlaub 2023 verfällt nach 15 Monaten zum 31.03.2025.

Erholungsbeihilfen

Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn sie im Kalenderjahr 156,00 € für den Arbeitnehmer, 104,00 € für dessen Ehegatten und 52,00 € für jedes Kind nicht übersteigen.

Vorsicht! Es handelt sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreitung die Pauschalierung insgesamt ausscheidet.

 Voraussetzung:

• mindestens 5 zusammenhängende Tage Urlaub
• Urlaub ist vorab oder innerhalb einer Dreimonatsfrist anzutreten

Erstattung Stromkosten durch den Arbeitgeber für die Aufladung eines Firmenwagens

Vom 01.01.2021 bis 31.12.2030

Bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber

• 30 € für Elektrofahrzeuge und
• 15 € für Hybridfahrzeuge

ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber

• 70 € für Elektrofahrzeuge und
• 35 € für Hybridfahrzeuge

Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind (u.a. keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht) werden aus billigkeitsgründen weiterhin nicht als Arbeitslohn betrachtet, sofern die unentgeltliche Abgabe im Betrieb des Arbeitgebers oder einem verbundenen Unternehmen erfolgt.

Steuerliche Förderung der Elektromobilität

Reine Elektrofahrzeuge

• Geltungsdauer: rückwirkend ab dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Ohne Co2-Emission
• Bruttolistenpreis maximal 60.000,00 €
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
• Bei Überschreitung der 60.000,00 € Grenze Versteuerung mit 0,5 %

Elektro- und Hybridfahrzeuge

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,50 % des Bruttolistenpreises
• Nur für extern aufladbare Hybrid-/Elektrofahrzeuge
• Max. 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenem Kilometer oder
• Ab dem 01.01.2022 bis 31.12.2024: mindestens 60 Kilometer Reichweite
• Ab dem 01.01.2025 bis 31.12.2030: mindestens 80 Kilometer Reichweite
• gilt auch für die Fahrtenbuchregelung, z.B. ½ Leasingrate

Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt werden, greift die 1 % Versteuerung des Bruttolistenpreises im Zusammenhang mit der bisherigen batteriebezogenen Förderung.

Bei Übergabe des Firmenwagens an einen anderen Mitarbeiter gelten die zum Übergabezeitpunkt gültigen Grenzwerte.

E-Bikes mit mehr als 25 km/h + Nummernschild

• Geltungsdauer: ab dem 01.01.2020 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
  Diese Neuregelung gilt auch für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder

S-Pedelecs und Fahrräder, welche mit weniger als 25 km/h nicht als Kraftfahrzeuge gelten:

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Voraussetzung: keine Entgeltumwandlung, keine Zuzahlung, keine Übereignung
  → Nutzung ist steuerfrei
• Voraussetzung: mit Entgeltumwandlung oder Zuzahlung
  → seit dem 01.01.2020 Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
  Diese Neuregelung gilt auch für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder
• Zulässig sind auch mehrere Fahrräder pro Arbeitnehmer