Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen und einreichen

Bewirtungskosten können steuersparend zu 70% als Betriebsausgaben und zu 100% beim Vorsteuerabzug angesetzt werden. Hierfür müssen jedoch einige steuerrechtliche Voraussetzungen beachten werden, so dass bei einer Bertiebsprüfung keine Ansatzpunkte zur Verwerfung des Steuerbeleges entstehen.

[Stand: 16.01.2018, Infoabteilung RTS Steuerberater]

--> Vorlage Bewirtungsbeleg: ausfüllbares PDF

--> Muster Bewirtungsbeleg

Der vom Gastwirt unbedingt maschinell erstellte Beleg, welchen Sie steuerlich geltend machen wollen, muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des Gastwirtes (ab einem Betrag über Euro 150,00 € inkl. MwSt. notwendig)
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/bewirtenden Gastgebers (ab einem Betrag von 150,00 € Brutto notwendig)
  • Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke
  • Angabe der Preise der einzelnen Gerichte und Getränke
  • Rechnungsbetrag mit MwSt. 19% und Nettobetrag (bei Rechnungen bis Euro 150,00 reicht das Gesamtentgelt und der Steuersatz)

Folgende Angaben müssen Sie selbst auf dem Bewirtungsbeleg oder der „großen“ Rechnung handschriftlich zeitnah ergänzen:

  • Name(n) der bewirteten Person(en) und des Bewirtenden
  • Konkreter Anlass der geschäftlichen Bewirtung (möglichst genau, allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“ reichen nicht aus)
  • Ort und Datum
  • Unterschrift des Bewirtenden
  • Trinkgeld (bitte vom Trinkgeldempfänger quittieren lassen)

Alternativ machen Sie diese Angaben auf einem extra Blatt und heften dieses an die Originalrechnung oder den Kassenbon.

Achtung! Ein Eigenbeleg darf für Bewirtungsaufwendungen nicht erstellt werden. Dies akzeptiert das Finanzamt nicht. Selbst wenn alle erforderlichen Angaben enthalten sind, handelt es sich um keinen ordnungsgemäßen Beleg.

Der berufliche Hintergrund

Bewirtungsaufwendungen, welche Sie geltend machen wollen, müssen generell einen beruflichen Hintergrund besitzen. Hierunter fallen z.B.:

  • Anbahnungen von Geschäftsbeziehungen
  • Pflege der bestehenden Geschäftsbeziehungen
  • Vertragsverhandlungen oder -/abschlüsse
  • Geschäftsessen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Was sind betriebsfremde Personen?

An dem Geschäftsessen müssen betriebsfremden Personen – Geschäftsfreunde (Kunden, Lieferanten, Auftraggeber) teilnehmen. Als Geschäftsfreunde zählen ebenfalls die Begleiter (Ehepartner, externe Berater, Assistenten, zusätzliche Mitarbeiter) Ihrer Geschäftspartner. Die bewirteten Personen müssen handschriftlich von Ihnen auf dem Beleg vermerkt werden.

Der konkrete berufliche Anlass

Zudem muss dem Essen ein konkreter beruflicher Anlass zu Grunde liegen, welchen Sie handschriftlich auf dem Beleg ergänzen. Die Angabe „Info“-/ oder „Kundengespräch“ ist hierfür nicht ausreichend. Geben Sie konkret an, was der berufliche Anlass für das Essen war. Dies ist Ihr Nachweis, dass das Essen beruflich motiviert ist. Beispielsweise „Infogespräch für Projekt XYZ über Budgetierung“, „Vertragsgespräch zum Messeauftritt 2018“, „Nachbereitung Auftrag XYZ“.

Es müssen alle Speisen und Getränke einzeln mit jeweiligen Preisangaben auf der Rechnung ausgewiesen werden. Das Zusammenfassen unter einer Position „Speisen und Getränke“ wird nicht anerkannt. Zulässig sind jedoch gängige Abkürzungen wie „Lunch Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder Menü 3.

Zu den Bewirtungskosten gehören alle Aufwendungen die zwangsläufig mit der Bewirtung anfallen. Hierunter fallen beispielsweise auch Park- und Garderobengebühren sowie Trinkgelder. Notieren Sie bitte die Höhe des Trinkgeldes handschriftlich auf der Rechnung und lassen Sie sich den Erhalt „Trinkgeld dankend erhalten“ vom Empfänger gegenzeichnen.

Achtung! Sie können das Trinkgeld auch zu 70% als Betriebsausgabe ansetzen aber keinen Vorsteuerabzug dafür geltend machen. 

Geschäftsessen mit einem Wert von über € 150

Bei Bewirtungen über 150,00 €* Brutto, muss die Restaurantrechnung auf den Gastgeber ausgestellt sein. Sollten Angaben auf Ihrer vom Gastwirt erstellen Rechnung fehlen, bitten Sie diesen um Korrektur. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen auf dem Bewirtungsbeleg können nur durch den Gastwirt erfolgen. Der bewirtende Unternehmer darf nachträglich selbst nichts ergänzen.

Unser Fazit:

Liegen alle Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg vor, können Sie sicher gehen, dass Sie bzw. Ihre Firma das Geschäftsessen problemlos absetzen kann.

*Aufgrund R 4. 10 Abs. 8 S. 4 gilt entgegen der Erhöhung der Kleinstbetragsgrenze bei Bewirtungsbelegen weiterhin die Grenze von 150,00 Euro.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Deckerstr. 37, 70372 Stuttgart