TOP 10: kurz und knapp: zehn Fragen zur Rechnung

Um das Thema Rechnungen schreiben herrscht regelmäßig große Unsicherheit. Unsere RTS-Steuerberater zeigen Ihnen die zehn wichtigsten Regeln, damit Ihnen keine Fehler unterlaufen.

1.    Wer darf überhaupt Rechnungen schreiben?

Lediglich Unternehmen/-er, die eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit ausüben sind berechtigt Rechnungen auszustellen. Grundsätzlich ist dies jede Tätigkeit, welche nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen/Gewinnen ausgeübt wird. Wer gelegentlich private Dinge verkauft ohne dabei regelmäßig Gewinne zu erzielen, gilt nicht als Unternehmer. Privatleute können lediglich eine Quittung erstellen.

2.    Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Name und Anschrift beider Geschäftspartner, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, Datum, Rechnungsnummer, präzise Bezeichnung und Zeit-punkt der gelieferten Ware oder Leistung, Netto und Brutto Betrag, Steuersatz, Hinweis auf Steuerbefreiungen, ggf. Aufbewahrungspflicht der Rechnung.

3.    Was heißt Umsatzsteuer?

Häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, wird die Umsatzsteuer prozentual auf Grundlage des vom Unternehmer für seine Leistung im Inland berechneten Entgelts bemessen. Der Umsatz bzw. das Entgelt beschreibt den zu besteuernden Leistungsaustausch zwischen zwei Geschäftspartnern. Tatsächlich mit Umsatzsteuer belastet wird jedoch der Endverbraucher, für den Unternehmer stellt diese einen durchlaufenden Posten dar.

4.    Wer darf Umsatzsteuer berechnen?

Umsatzsteuer darf nur von Unternehmer in Rechnung gestellt werden, d.h. wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Erzielt ein Unternehmer durch eine Lieferung oder Leistung in Deutschland im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit einen Umsatz (Entgelt), so ist dieser steuerpflichtig, wenn nicht eine Steuerbefreiung vorliegt. Diese sind im§ 4 des Umsatzsteuergesetzes aufgelistet.

5.    Darf eine Rechnung per Email versandt werden?

Eine Rechnung darf in PDF-Datei per Email verschickt werden. Der Empfänger hat die Rechnung elektronisch aufzubewahren und zwar in dem Format, in dem diese gesendet wurde. Eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form reicht nicht aus. Wurde die elektronische Rechnung via Email übermittelt und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so  dient diese lediglich als „Transportmittel“  und ist nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

6.    Was passiert wenn versehentlich Umsatzsteuer berechnet wurde?

Wird aus Versehen zu viel Umsatzsteuer in der Rechnung ausgewiesen schuldet der Unternehmer auch den höheren Steuerbetrag. Wird zu wenig Steuer berechnet, muss der Unternehmen trotzdem den korrekten Steuerbetrag an das Finanzamt bezahlen. Ebenso wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet, obwohl er gar nicht Unternehmer ist. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch eine Berichtigung vorgenommen werden.

7.    Was muss bei ausländischen Unternehmern beachtet werden?

Wurde ein Umsatz nicht in Deutschland ausgeführt darf keine Umsatzsteuer berechnet werden. Ist der Ort der Lieferung oder Leistung in der EU handelt es sich um innergemeinschaftliche Umsätze, welche grundsätzlich steuerfrei sind. Dabei muss die Rechnung zwingend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Geschäftspartner enthalten. Handelt es sich nicht um einen EU-Staat spricht man von Ausfuhrlieferungen. Diese sind ebenfalls steuerbefreit, wenn zollamtliche Ausfuhrpapiere vorgelegt werden.

8.    Wann muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlt werden?

Grundsätzlich ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt eine Voranmeldung einzureichen, bzw. die berechnete Vorauszahlung zu begleichen. Unter Entrichtung einer Sondervorauszahlung gewährt das Finanzamt eine Fristverlängerung von einem Monat.

9.    Was kann die an das Finanzamt zu zahlende Umsatzsteuer mindern?

Jeder Unternehmer kann der von Ihm geschuldeten Umsatzsteuer, Vorsteuerbeträge abziehen und muss dann nur den Restbetrag an das Finanzamt bezahlen. Als Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die dem Unternehmer beim Bezug von Lieferungen oder Leistungen in Rechnung gestellt worden ist. Voraussetzung ist der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung.

10.    Wer profitiert von der Kleinunternehmerregelung?

Beträgt der Umsatz voraussichtlich weniger als 17.500 € im Kalenderjahr kann die Kleinunternehmerregelung gewählt werden. Damit muss der Unternehmer seine Umsätze nicht der Umsatzsteuer unterwerfen, ist jedoch 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden.

Unser Fazit:

Prüfen Sie unbedingt den Ablauf der Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen und ob Ihre Software das Gewollte auch korrekt ausgibt.

 

[Stand: 22. Mai 2018, Infoabteilung RTS Steuerberater]

Hinweis der RTS Steuerberater aus Baden-Württemberg

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