Geschenke an Kunden und Geschäftspartner

Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner führen bei diesen, sofern
es sich dabei um Unternehmer oder Freiberufler handelt, grundsätzlich zu
Betriebseinnahmen. Die Beschenkten sind damit verpflichtet, den Wert des Geschenkes im Rahmen Ihrer Steuererklärungen als Betriebseinnahme zu versteuern. Dadurch kann jedes noch so herzlich gemeinte Geschenk zu einem Problem bei einer Steuerprüfung werden, wenn es nicht entsprechend dem Wert versteuert wurde.

Pauschalierung der Einkommensteuer durch den Schenker

Damit der Beschenkte sich auch gänzlich über das Präsent freuen kann,
besteht für den Schenker die Möglichkeit, die Einkommensteuer mit einem
pauschalen Steuersatz von 30 % abzugelten. Wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, muss der Beschenkte diese nicht mehr in seiner
Einkommensteuererklärung angeben. Die Wahl zur Pauschalbesteuerung kann der Schenker nur einheitlich für alle Sachzuwendungen, die innerhalb eines
Kalenderjahres getätigt werden, treffen.

Es besteht somit nur die Möglichkeit die Pauschalierung generell anzuwenden, oder nicht.

Damit der Beschenkte die Sachzuwendung auch tatsächlich nicht in seiner
Steuererklärung angeben muss (oder versehentlich angibt), muss der Schenker
ihn über die Anwendung der Pauschalversteuerung unterrichten. Dem Präsent sollte daher ein entsprechendes Schreiben beigefügt werden, welches der Beschenkte im Falle einer Betriebsprüfung vorlegen kann. Eine Nachsendung auf dem Postweg ist natürlich möglich.

Bitte behalten Sie jedoch immerim Auge, dass nicht jeder Beschenkte in
Anbetracht einer Aufmerksamkeit sofort an das Finanzamt erinnert werden möchte.

Eine Pauschalversteuerung der Sachzuwendungen darf nicht vorgenommen werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger oder die einzelne Zuwendung die Summe von 10.000 € übersteigt.

Berechnungsgrundlage für die pauschale Steuer ist der Bruttobetrag der Zuwendung

(Aufwendungen des Schenkers inklusive der Umsatzsteuer).
Gänzlich steuerfrei können Sachzuwendungen, deren Anschaffungskosten 10 €
nicht übersteigen (sog. Streuwerbeartikel) und Geschenke anlässlich eines
besonderen persönlichen Ereignisses, wie Blumen, Wein, ein Buch oder eine
CD anlässlich eines Geburtstag oder Firmenjubiläum usw., zugewendet werden.
Der Marktwert solcher Geschenke darf 60 € nicht übersteigen.  

Geschenke an ausländische Geschäftspartner sind nicht in die Pauschalierung
einzubeziehen, da diese den Erhalt des Geschenkes nicht der (deutschen)
Einkommensteuer unterwerfen müssen. Dies hat der BFH klar gestellt.

Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs beim Schenker

Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Schenkers sind, können
nur als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern die Aufwendungen je
Empfänger den Gesamtbetrag von 35 € im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen.

Ob die Umsatzsteuer bei der Bemessung der 35 €-Grenze zu berücksichtigen ist, hängt davon ab, ob der Schenker zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht. Bei einem zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer ist der Nettobetrag maßgebend, da hier die Vorsteuer keinen Aufwand darstellt. Bei einem nicht zum Vorsteuerabzug Berechtigten (z.B. Arzt oder Kleinunternehmer) ist der Bruttoaufwand entscheidend, da hier die Umsatzsteuer den Gewinn mindert. Wird die 35 €-Grenze überschritten, ist auch ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Hinweis der RTS Steuerberater:

Die pauschale Einkommensteuer ist innerhalb einer Lohnsteueranmeldung anzumelden und an das Finanzamt abzuführen. Wurden also Sachzuwendungen getätigt, für die pauschale Besteuerung gewünscht wird, muss diese in der Jahreslohnsteuermeldung, der Meldung des 4. Quartals oder der für Dezember angemeldet werden.

Geschenke und Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Geschenke bis zu 44 €: steuer- und sozialversicherungsfrei

  • Generell ist es möglich, Arbeitnehmern Sachzuwendungen mit einem Wert von bis zu 44 € im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei zuzuwenden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Sache (z.B. ein Buch), einen Warengutschein (z.B. Tankgutschein) oder etwa die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio zuwendet.
  • Bei Gutscheinen kommt es nicht darauf an, ob diese eine bestimmte Sache oder Menge bezeichnen. So kann dem Arbeitnehmer auch ein Einkaufsgutschein für Waren im Wert von 44 € ausgestellt werden.
  • Schädlich ist jedoch, wenn der Arbeitnehmer die Wahl hat, sich den Gegenwert des Gutscheins ausbezahlen zu lassen kann. In diesem Fall liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.
  • Es ist jedoch nicht steuerschädlich, wenn Arbeitnehmer den Betrag des gewollten Sachbezuges vorstrecken und der Arbeitgeber diesen später erstattet.

Geschenke über 44 €

  • Soll dem Arbeitnehmer eine Sache oder Dienstleistung zugewendet werden, deren Wert den monatlichen Betrag von 44 € übersteigt, kann durch die Zuzahlung des Arbeitnehmers (Übernahme des 44 € übersteigenden Betrages) eine Besteuerung des Sachbezuges vermieden werden.
  • Neben dieser Freigrenze für Sachzuwendungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen Aufmerksamkeiten aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zukommen lassen. Diese Aufmerksamkeiten sind steuerfrei, sofern es sich um Sachleistungen handelt, deren Wert 60 € nicht übersteigen.
  • Auch Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, wie zb. einer Weihnachtsfeier, fallen unter diese Regelung.

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, deren Wert 44 € übersteigen können ebenfalls mit einer pauschalen Lohnsteuer von 30 % abgegolten werden. Diese Abgeltung führt jedoch nicht zur Sozialversicherungsfreiheit. Bei Arbeitnehmern, deren Einkommen sich im Bereich des Spitzensteuersatzes bewegt und damit auch über der Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die der Renten- und Arbeitslosenversicherung liegt, kann die Gewährung eines Sachbezuges von Vorteil sein, da für die genannten Versicherungen keine Beiträge zu entrichten sind.

Ein Arbeitnehmer (ledig, keine Kirchensteuerpflicht) hat einen vertraglich vereinbarten monatlichen Bruttoverdienst von 7.000 €. Aufgrund besonderer Leistungen wendet sein Arbeit-geber ihm eine Urlaubsreise im Wert von 3.000 € zu. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem pauschalen Einkommensteuersatz von 30 % pauschalieren, wonach rd. 950 € (inkl. Solidaritätszuschlag) an den Fiskus abzuführen sind. Zusätzliche Beiträge zur Sozialversicherung fallen nicht an, da die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten sind. Würde die Prämie in Barlohn ausgezahlt, müsste der Arbeitgeber ca. 1.330 € Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten und an das Finanzamt abführen.

Welche Geschenkmöglichkeiten noch genutzt werden können

1. PCs, Notebooks & Co. Weiter besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones an seine Arbeitnehmer steuerfrei - auch zur privaten Nutzung - zu überlassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. (Auf dem Gerät vermerken: Eigentum von...) Sollten die Geräte irgendwann in das Eigentum  des Arbeitnehmers übergehen, kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschaliert werden. Auch die Übernahme der Einrichtungskosten eines Internetzugangs sowie die Übernahme der monatlichen Gebühren (bis maximal 50 €) durch den Arbeitgeber können mit 25 % pauschal versteuert werden. Durch die Steuerfreiheit bzw. die Pauschalversteuerung tritt auch Freiheit in der Sozialversicherung ein.

2. Rabattfreibetrag ausnutzen: Waren und Dienstleistungen, welche ein Arbeitgeber nicht überwiegend für seine Arbeitnehmer herstellt/herstellen lässt oder vertreibt, kann er diesen bis zu einem Gesamtbetrag von 1.080 € pro Kalenderjahr steuerfrei zuwenden. Die Waren sind mit dem um 4 % geminderten Endpreis, den ein fremder Letztverbraucher für die Waren und Dienstleistungen zu zahlen hätte, zu bewerten.

Ein Großhändler für Ski und Ski-Zubehör schenkt seinem Arbeitnehmer ein paar neue Ski und Skischuhe. Ein dem Großhändler am nächsten gelegenes Kaufhaus bietet die Ski und Skischuhe für einen Preis von 1.300 € an. Nach Minderung des Endpreises und dem Abzug des Rabattfreibetrages ist noch ein geldwerter Vorteil von 168 € zu versteuern, nämlich (1.300 € - 52 € [1.300 x 4%] - Rabattfreibetrag 1.080 € = 168 €).

Hinweis der RTS Steuerberater:

Steuerfreie Sachzuwendungen oder Sachleistungen, die mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % versteuert werden, können aufgrund der Freiheit in der Sozialversicherung auch Minijobbern zugewendet werden, ohne dass die Geringfügigkeitsgrenze verletzt wird. Bei Pauschalversteuerung mit 30 % besteht jedoch Sozialversicherungspflicht, so dass die 450 €-Grenze zu beachten ist.

Zusammenfassung Umsatzsteuerliche Behandlung

Private Geschenke

Für den Fall, dass das Geschenk direkt weiter verschenkt wird, ist mangels unternehmerischer Veranlassung kein Vorsteuerabzug möglich. Wurde der geschenkte Gegenstand bisher unternehmerisch genutzt (z.B. ein PC), muss eine unentgeltliche Wertabgabe versteuert werden.

Betrieblich veranlasste Geschenke

Bei Geschenken unter 35 € pro Jahr und Empfänger, die gesondert aufgezeichnet werden, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, sofern eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis vorliegt. Die Schenkung unterliegt wegen ihres geringen Werts nicht der Umsatzsteuer. Für ertragsteuerlich nicht abzugsfähige Geschenke - das betrifft sowohl jene über der 35 €-Grenze als auch solche, die nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet werden - scheidet der Vorsteuerabzug i.d.R. aus. Für die Schenkung fällt in der Folge keine Umsatzsteuer an.

Geschenke an Arbeitnehmer

Werden Geschenke für Arbeitnehmer erworben, ist der Vorsteuerabzug immer zulässig. Dient die Zuwendung überwiegend dem Privatgebrauch des Arbeitnehmers, ist die Schenkung als unentgeltliche Lieferung mit Umsatzsteuer zu belasten. Handelt es sich bei der Schenkung um eine sog. Aufmerksamkeit bzw. ist die Zuwendung im überwiegenden Eigeninteresse des Unternehmens getätigt, entsteht keine Umsatzsteuer.

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Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

In vielen Betrieben wird zum Jahresausklang eine Weihnachtsfeier veranstaltet. Auch wenn solche Betriebsveranstaltungen überwiegend soziales Engagement des Betriebes darstellen, geht der Fiskus davon aus, dass solche Veranstaltungen auch einen Entlohnungscharakter für die Mitarbeiter haben. Grundlegend ist nachfolgendes zu beachten, damit die Feier nicht, zumindest teilweise, als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden muss.

In der Vergangenheit gab es für solche Betriebsveranstaltungen eine Freigrenze von 110 €. Überstiegen die Aufwendungen der Veranstaltung - umgelegt auf die teilnehmenden Arbeitnehmer - mehr als 110 € pro Kopf, so lag hier insgesamt ab dem ersten Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Strittig war jedoch, welche Kosten in die Berechnung der 110 €-Grenze einzubeziehen sind.

Welche Kosten dürfen in die 110 €-Grenze eingerechnet werden?

  • So hat der BFH entschieden, dass bei der Berechnung nur Aufwendungen berücksichtigt werden dürfen, die der Arbeitnehmer tatsächlich konsumieren kann.
  • Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung, wie z.B. die Hallenmiete zählen nicht.
  • auch die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten für die Anreise zu der Veranstaltung waren nach dem Urteil nicht zu berücksichtigen.
  • Auch die Aufwendungen für Begleitpersonen der Arbeitnehmer stellten hiernach keine Zuwendungen an die Arbeitnehmer dar.

Auf diese Rechtsprechung reagierte der Gesetzgeber mit einer, für den Arbeitnehmer nachteiligen Gesetzesänderung, welche zum 01.01.2015 in Kraft getreten ist.

Steuerliche Behandlung der Betriebsveranstaltungen

Nach der neuen gesetzlichen Regelung führen alle Aufwendungen des Arbeitgebers, einschließlich Umsatzsteuer, zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Hierbei spielt es keine Rolle, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Dies bedeutet, dass auch die Aufwendungen für die Begleitpersonen der Arbeitnehmer bei der Berechnung des geldwerten Vorteils der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind, wobei diese Aufwendungen den Arbeitnehmern zuzurechnen sind, in deren Begleitung diese an der Veranstaltung teilnahmen.

Die Kosten des Rahmenprogrammes, wie z.B. für eine Musikkapelle oder die Saalmiete, sind bei der Berechnung der Zuwendung ebenfalls zu berücksichtigen. Lediglich die betriebsinternen Kosten, also Kosten, die nicht für die Aufwendungen an Dritte entstehen, bleiben unberücksichtigt. Findet die Weihnachtsfeier in den eigenen Räumen des Betriebes statt, sind keine anteiligen Raumkosten zu veranschlagen.

Im Gegenzug hat der Gesetzgeber aus der früheren Freigrenze einen Freibetrag gemacht. Soweit die Zuwendungen 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Der Freibetrag wird jedoch nur gewährt, wenn es sich um eine herkömmliche Betriebsveranstaltung handelt. Abgrenzungsmerkmale für die Herkömmlichkeit sind die Häufigkeit oder die besondere Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung. In Bezug auf die Häufigkeit ist eine Betriebsveranstaltung üblich, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an, weshalb auch mehrtägige Veranstaltungen als herkömmlich angesehen werden können.

Unser Fazit:

Lassen Sie sich bereits in der Planungsphase von Geschenkaktionen, Sachzuwendungen und Betriebsfeiern im Rahmen eines Mandates von den Steuerberatern der RTS Steuerberatung begleiten. Vorausschauend handeln ist die beste Versicherung gegen spektakuläre Betriebsprüfungen.

[Stand: 19. November 2016, Infoabteilung RTS Steuerberater]

Hinweis der RTS | Steuerberatung Baden-Württemberg

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.