10 Fragen: Kassennachschau

Wenn das Finanzamt unerwartet vor der Tür steht: Kassennachschau

Unerwarteter Besuch vom Finanzamt - was Sie rund um die Kassennachschau wissen müssen

 

Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser

Der Staat geht davon aus, dass Ihm durch nicht ordnungsgemäß geführte oder gar manipulierte Kassen rund 5 bis 10 Milliarden Euro in seiner eigenen Kasse fehlen. Eine Menge Geld! Deshalb wurde Ende 2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) verabschiedet. Mit diesem Gesetz wurden nicht nur die Anforderungen an die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben weiter verschärft, auch beinhaltet es ein weiteres Prüfinstrument– die Kassennachschau.
Ab dem 01.01.2018 kann es Ihnen passieren, dass ein Beamter des Finanzamtes unangekündigt Ihre Kasse mitten im laufenden Geschäftsbetrieb unter die Lupe nehmen möchte.

Wer ist betroffen?

Die Kassennachschau ist ein anlassunabhängiges Prüfinstrument. Deshalb kann es jeden treffen. Vor allem aber Betriebe die ihren überwiegenden Teil der Geschäfte mit Bargeld abwickeln, haben mit diesem unangenehmen Besuch zu rechnen. Darunter fallen beispielsweise Metzger, Bäcker, Tankstellen, Friseure und Gastronomiebetriebe. Auch Nutzer sog. offener Ladenkassen (Schubladen, Geldkassetten usw.) können von der Kassennachschau betroffen sein.

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Der Kassenprüfer ist da – und nun?

Die Finanzbehörde kann während Ihrer üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung betreten. Eine Kassennachschau berechtigt jedoch nicht zur umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume, Prüfungsgegenstand ist nur die Kasse. Allerdings sind vorherige Testkäufe und Beobachtungen vor Ort zulässig, ohne dass sich der Prüfer zu erkennen geben müsste.

Wie soll ich mich verhalten?

Eine Zutrittsverweigerung ist prinzipiell möglich, aber nicht zu empfehlen. Dem Prüfer wird dadurch die Möglichkeit eingeräumt direkt zu einer Außenprüfung überzugehen, die dann nicht unter allzu positiven Vorzeichen starten dürfte.
Das heißt im Klartext: Sie müssen das Betreten der Geschäftsräume durch den Prüfer dulden und sollten ihm kooperativ gegenüberübertreten, indem Sie ihm das Auswerten der Daten Ihres Kassensystems ermöglichen.

Was wird alles geprüft?

Gegenstand der Prüfung sind grundsätzliche alle mit der Kasse zusammenhängenden Aufzeichnungen, Bücher, Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitung) sowie das Kassensystem selbst.
Laut Gesetz sind Kassenbuchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Zudem müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten und über einen gewissen Zeitraum archiviert werden.

Nun wird kontrolliert, ob Sie diesen Anforderungen ordnungsgemäß nachkommen!

Geprüft wird :

  • ob sich Ihr Kassensystem auf dem aktuellsten Softwarestand befindet
  • ob Sie überhaupt eine geeignete Kasse verwenden welches die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Werden die erhobenen Daten ordnungsgemäß archiviert? 
  • Können Sie die zu Ihrer Kasse gehörende Bedienungsanleitung in Papierform vorweisen?
  • Machen Sie täglich einen Kassenabschluss und sind die Tagesendsummenbons durchnummeriert abgespeichert?
  • Stimmt der Soll-Bestand laut Kassenbuch mit dem Ist-Bestand in der Kasse überein?
  • Werden ggf. Privatentnahmen-/einlagen richtig dokumentiert?

Handelt es sich um ein elektronisches Kassensystem erfolgt die Aufzeichnung in digitaler Form.  In der Praxis wird der Prüfer vermutlich entweder die Übermittlung der Daten oder die Aushändigung eines maschinell auswertbaren Datenträgers verlangen, um die Daten  dann im Amt zu prüfen.  Bei einer offenen Ladenkassen jedoch, kann er vor Ort einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.

Hinweis: Spätestens zum 01.01.2018 sollten Sie alle Organisationsunterlagen rund um die Kasse bzw. das Kassensystem zusammengestellt und jederzeit griffbereit haben. Dazu gehören auf jeden Fall die Bedienungsanleitungen und die Programmier- bzw. Einrichtungsprotokolle. Sollte der Kassenprüfer unangekündigt vor Ihrer Tür stehen, nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit uns auf! Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Welche Folgen kann so eine Prüfung haben

Hält Ihr Kassensystem nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen stand oder weist Ihre Kassenbuchführung schwerwiegende Mängel auf, kann dies die komplette Verwerfung der Buchführung bedeuten. Das Finanzamt wird eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage vornehmen, was wiederrum existenzbedrohliche Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann. Zudem kann Ihnen ein Bußgeld bis zu 25.000 EUR drohen. Haben Sie Ihre steuerliche Pflicht verletzt und vielleicht sogar vorsätzliche Einnahmen nicht erfasst, kann sogar ein Steuerstrafverfahren gegen Sie eingeleitet werden.

Was ist zu tun?

Prüfen Sie Ihre Kassenbuchführung auf Herz und Nieren bevor es das Finanzamt tut.

Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich!

 

[Stand: 13. Dezember 2017, Infoabteilung RTS Steuerberater, Rebecca Dyballa]

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