Die elektronische Rechnung


Schon Goethe wollte sich nicht auf ein bloßes Versprechen verlassen:

„Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen.“

Mit dem Rat, Dinge schriftlich zu fixieren, gleich ob digital oder handschriftlich, liegt man nie falsch. Das „nach Hause tragen“ hat sich allerdings im digitalen Zeitalter geändert. So werden heutzutage nicht nur Anträge und Steuerklärungen elektronisch übermittelt, sondern auch immer häufiger Rechnungen via E-Mail versandt. Dieser Prozess ist nun wesentlich einfacher.

Worauf Sie dennoch achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist überhaupt eine Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz sagt, dass eine Rechnung ein Dokument ist, welches über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet und definiert, wie genau diese „Rechnung“ aussehen muss. Die Rechnung selbst hat zivilrechtlich keine Bindungswirkung, diese ergibt sich aus dem ihr vorausgegangenem Vertrag.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen die als Web-Download, als E-Mail oder E-Mail Anhang, durch Übersendung maschinell lesbarer Datenträger oder auf anderen elektronischen Wegen übermittelt werden. Entscheidend ist, dass die Rechnung dem Leistungsempfänger elektronisch bekannt gegeben wird. Eine auf einem Standard-Telefax empfangene Rechnung gilt damit nicht als elektronische Rechnung. Die von einem Computer-Telefax empfangene Rechnung hingegen schon, unabhängig vom Faxgerät des Absenders.

Egal ob elektronisch oder in Papierform, achten Sie bitte darauf, dass die Pflichtangaben nach § 14 UStG in der Rechnung enthalten sind. Andernfalls kann es zu Problemen beim Vorsteuerabzug kommen. Zudem kann der Rechnungsempfänger die Zahlung verweigern, bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Ist eine qualifizierte elektronische Signatur bei einer elektronischen Rechnung notwendig?

Nein, seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 können Sie elektronische Rechnungen auch ohne eine qualifizierte digitale Unterschrift versenden.

Rechnung via E-Mail versenden?

Der Versand einer elektronischen Rechnung via E-Mail ist schnell, unkompliziert und spart Porto. Das digitale Dokument kann als Download, direkt in der E-Mail oder im Anhang bereitgestellt werden. Aber Vorsicht! Holen Sie sich das Einverständnis des Rechnungsempfängers, dies kann beispielsweise bereits über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen. Achten Sie zudem darauf, die elektronische Rechnung in einem Format zu versenden, welches im Nachhinein nicht mehr abänderbar (z. B. PDF) ist.

Hinweis: Das neue Datenschutzgesetz fordert einen verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten. Hierunter fallen auch elektronische Rechnungen, welche ab sofort verschlüsselt übermittelt werden müssen.

Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen

Auch elektronische Rechnungen sind wie Papierrechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Rechnungsstellung oder des Rechnungsempfanges. Die elektronische Rechnung muss im Original und unveränderbar archiviert werden.  Ein alleiniges Aufbewahren in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend, vielmehr muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in welchem sie verschickt wurde. Dient die E-Mail nicht nur als Transportmittel, sondern beinhalt selbst die elektronische Rechnung, ist die gesamte E-Mail aufbewahrungspflichtig.

Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht kann bis zu fünftausend Euro pro Fall betragen.

Praxistipps und  -hinweise

  • Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein.
  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten.
  • Die elektronischen Rechnungen sind in einem elektronischen Archiv aufzubewahren.
  • Die Lesbarkeit, Unversehrtheit des Inhaltes und die Echtheit der Herkunft der Rechnung muss in der gesamten zehnjährigen Frist gewährleistet sein.

Hinweis der RTS Steuerberater aus Baden-Württemberg

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.


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