Kasse ordnungsgemäße Führung

Up Date: [Stand: 1. März 2017, Infoabteilung RTS Steuerberater]

Unterlagen, welche mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (Verjährung) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt sein (Abgabenordnung 2002).

Da auch Registrierkassen zu diesen Datenverarbeitungssystemen zählen, hat die Finanzverwaltung in einem Schreiben Ende 2010 die Anforderungen konkretisiert, die elektronische Kassensysteme zu erfüllen haben. Darin hat sie den Steuerpflichtigen eine Frist bis Ende 2016 gesetzt Kassensysteme, welche diesen Anforderungen nicht gerecht werden, nachzurüsten bzw. auszutauschen.
Es ist davon auszugehen, dass spätestens 2017 bargeldintensive Betriebe verstärkt in den Fokus der Betriebsprüfung geraten werden. Es werden nicht nur Betriebe betroffen sein, die elektronische Kassensysteme einsetzen, sondern auch solche, die offene Ladenkassen verwenden.

Eine korrekt - der Gesetzeslage entsprechend - geführte Kassenaufzeichnung vermeidet unangenehme Prüfungsergebnisse!

Die Steuerberater der RTS Steuerberatung zeigen nachfolgend auf, welche Anforderungen Gesetzgeber und Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung stellen und welche Besonderheiten hierbei bei den einzelnen Kassensystemen zu beachten sind.

Grundsätzliche Aufzeichnungspflichten

Die für die Kassenführung relevanten Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der Abgabenordnung als auch aus den Einzelsteuergesetzen. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung muss sie so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit in ihr zurechtfinden kann.

Die Geschäftsvorfälle sowie die hiermit verbunden Buchungen und erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht (sofort, täglich) und geordnet vorzunehmen und müssen einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Steuerpflichtigen ermöglichen.

Auch bei der Kassenbuchführung gilt der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Dies gilt auch für Eigenbelege (z.B. für Entnahmen oder Einlagen). Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Radieren, Rasieren, Überkleben, Löschen und Bleistifteintragungen in einem Kassenbuch, Kassenbericht etc. sind nicht erlaubt. Bei elektronischen Aufzeichnungen, also auch bei elektronischen Kassen, muss sichergestellt sein, dass die aufgezeichneten Daten nicht veränderbar sind.

Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht

Jede Betriebseinnahme, Betriebsausgabe, Einlage und Entnahme ist aufzuzeichnen. Sofern es zumutbar ist, müssen die Geschäftsvorfälle ausreichend beschrieben werden. Diese Daten unterliegen dann auch der Aufbewahrungspflicht.

Aufzeichnungspflichten bei Einnahmeüberschussrechnern

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die sich aus der Abgabenordnung ergeben und somit auch die Verpflichtung Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufzuzeichnen, gelten dem Grunde nach nur für Steuerpflichtige, die nach HGB oder AO zur Führung von Büchern verpflichtet sind.

Müssen Steuerpflichtige, die ihren Gewinn per Einnahmeüberschussrechnung ermitteln, ein Kassenbuch führen?

Auch bei einer Einnahmeüberschussrechnung müssen Betriebseinnahmen und -ausgaben aufgezeichnet werden. Grundsätzlich gilt hierbei jedoch, dass die Aufzeichnungspflicht erfüllt ist, wenn sämtliche Ausgangsrechnungen chronologisch abgelegt werden.

Werden auch Bargeschäfte getätigt, müssen diese fortlaufend in handschriftlichen Listen eingetragen werden, für die die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt.

Einnahme-Überschussrechner haben also die Wahl

ob sie ihre Aufzeichnungspflichten mittels geordneter Belegsammlung und handschriftlicher Listen erfüllen, oder ob sie freiwillig ein Kassenbuch führen.

Bei bargeldintensiven Betrieben stellt laut Auffassung der Finanzverwaltung der Kassenbestand eine unentbehrliche Grundlage für die Berechnung der Tageslosung dar.

• Daher soll auch bei einer EÜR die Kassensturzfähigkeit eine Grundvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung sein.
• Bei einer offenen Ladenkasse müsse auch bei einer EÜR eine Ermittlung der Bareinnahmen anhand eines retrograd aufgebauten Kassenberichtes erfolgen.

Folgt man dieser Sichtweise, käme die Verpflichtung für bargeldintensive Betriebe, die eine offene Ladenkasse einsetzen, Bareinnahmen anhand eines retrograden Kassenberichtes zu ermitteln, einer Kassenbuchführung gleich.

Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung

Kassensturzfähigkeit

Eine Kassenbuchführung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Kassensturzfähigkeit gegeben ist. Die Kassensturzfähigkeit ist nur dann gegeben, wenn der tatsächliche Istbestand der Kasse mit der Eintragung im Kassenbuch übereinstimmt und ein fremder Dritter dies nachvollziehen kann. Dies erfordert, dass der Kassenbestand täglich durch Zählen festgestellt und in das Kassenbuch eingetragen wird.

Achten Sie daher darauf, dass eine Kassensturzfähigkeit nicht gegeben ist, wenn der Unternehmer seine Barbelege nur sammelt und wöchentlich oder gar monatlich in das Kassenbuch einträgt. Auch der Einsatz von Registrier- oder PC-Kassen befreit den Unternehmer nicht von der Verpflichtung, den Kassenbestand täglich zu zählen!

Kassenbuch

Das Kassenbuch stellt das Abbild der Geschäftskasse dar und beinhaltet sämtliche Bargeldbewegungen eines Betriebes (Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen, Geldtransfers). Bei buchführungspflichtigen Mandanten hat das Kassenbuch Grundbuchfunktion. Kassenbücher können gebunden, als Losblattsammlungen oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

Bei Kassenbüchern, die mithilfe von EDV-Systemen geführt werden

(Excel, spezielle Kassenbuchsoftware etc.), stellt sich das Problem der Unveränderbarkeit der Daten. Kann ein elektronisches Kassenbuch nachträglich verändert werden, kann die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung angezweifelt werden (Entfällt, wenn für alle Vorfälle Belege vorhanden sind). Verwendet ein Mandant entsprechende Software, sollte er sich vom Hersteller in jedem Fall testieren lassen, dass eine nachträgliche Änderung der erzeugten Daten nicht möglich ist.

Kassenarten

Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten und Systeme für eine Kassenführung. Der Unternehmer kann sowohl eine offene Ladenkasse führen, als auch Registrierkassen oder PC-Kassensysteme einsetzen. Bei Registrier- und PC-Kassen sind die GoBD und das BMF-Schreiben aus 2010 zu beachten.

Offene Ladenkassen

sind Kassen ohne jegliche technische Unterstützung. Sie können aus einer einfachen Schublade in der Ladentheke oder einer Geldkassette bestehen.

Die Bareinnahmen müssen hier laut Finanzverwaltung schriftlich in einem Kassenbericht ermittelt werden. Der Kassenbericht muss so beschaffen sein, dass die täglichen Kasseneinnahmen nach der retrograden Methode bei Geschäftsschluss zurückgerechnet werden können. Die ermittelten Kasseneinnahmen können dann zusätzlich in ein Kassenbuch eingetragen werden. Eine Sammlung von aneinandergereihten Kassenberichten erfüllt jedoch auch die Funktion eines Kassenbuches.

Es ist daher anzuraten, zu der Ermittlung der Bareinnahmen bei einer offenen Ladenkasse auch einen Kassenbericht zu erstellen. Der einfache Eintrag „Bareinnahmen“ im Kassenbuch dürfte wohl kaum einen Prüfer zufrieden stellen, es sei denn, es handelt sich um die Einzelaufzeichnungen der einzelnen Einnahmen.

Beispiel eines Kassenberichtes:

Kassenbericht vom xx.xx.xxxx                         Nr.256

Kassenbestand bei Geschäftsschluss                                                1.481,65

zzgl. Ausgaben am Laufe des Geschäftstages:

Wareneinkäufe                                                      632,43

sonstige Geschäftsausgaben                               250,00 

Privatentnahmen (It. Eigenbeleg)                         100,00

Bankeinzahlungen                                                 500,00

Summe                                                                                                   1.482,43 €

abzüglich

Einlagen                                                                                                 -  200,00

Kassenbestand des Vortages                                                              - 1.073,52

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€Bareinnahme                                                                                           1.690,56

Elektronische Registrierkassen

Es gibt keine klare Definition, was unter einer Registrierkasse zu verstehen ist. Die Finanzverwaltung nennt hier beispielhaft auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Registrierkassen verfügen über eine Programmierung, die nicht verändert werden kann. Die Aufzeichnungen der Registrierkassen werden auf einem batteriegepufferten Speicher abgelegt. In der Praxis können drei Arten von Registrierkassen unterschieden werden:

• Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken
• Registrierkassen mit einem Drucklaufwerk,
• Registrierkassen mit Schnittstellenfunktion.

Registrierkassen mit Drucklaufwerken

Ältere Modelle elektronischer Registrierkassen verfügen über zwei Drucklaufwerke. Auf einem der Laufwerke werden die Bons gedruckt, die dem Kunden als Rechnung überreicht werden. Das andere Laufwerk druckt ein Papierjournal, auf welchem sämtliche Eingaben in der Kasse protokolliert werden. In der Kasse selbst werden zwar elektronische Daten erzeugt, eine Speicherung der Daten und ein späterer Abruf ist jedoch nicht möglich.

Vermehrt im Umlauf sind auch Registrierkassen, die nur über ein Drucklaufwerk verfügen, mit welchem die Rechnungen für die Kunden ausgedruckt werden. Die Kasseneingaben werden in einem elektronischen Journal erfasst, können jedoch aufgrund der geringen Speicherkapazität nicht über einen längeren Zeitraum vorgehalten werden. Zudem fehlt es an einer Schnittstelle für einen Datenexport.

Beide Typen erfüllen die Anforderungen an das BMF Schreiben vom 26.11.2010 nicht und müssen spätestens bis zum 31.12.2016 ausgetauscht werden.

Registrierkassen mit Schnittstellenfunktion

Moderne Registrierkassen besitzen neben dem Bon-Drucklaufwerk ein elektronisches Journal. Das elektronische Journal kann mittels Schnittstelle auf einem externen Datenträger
oder einem angeschlossenen PC gespeichert und so auch einem Betriebsprüfer verfügbar gemacht werden.

Benutzer dieser Kassensysteme müssen sich mit dem Hersteller in Verbindung setzen, um zu klären, ob die eingesetzte Kasse den GoBD entspricht, sprich eine unveränderbare vollständige Speicherung in auswertbarem Datenformat möglich ist. Softwareanpassungen und Speichererweiterungen müssen bis zum 31.12.2016 erfolgt sein, um die eingesetzte Kasse GoBD konform zu betreiben.

PC-Kassen

basieren auf handelsüblichen Betriebssystemen. Auf dem PC installierte Kassensoftware oder Warenwirtschaftssysteme bieten umfangreiche Aufzeichnungsmöglichkeiten und betriebswirtschaftliche Aufzeichnungen. Bei PC-Kassen werden die Daten in Datenbanken gespeichert. Erstellt das Kassensystem detaillierte Einzelaufzeichnungen, müssen diese unveränderbar gespeichert werden und dürfen erst nach Ende der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) gelöscht werden.

Neuregelung nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und den GoBD

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) - einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen - müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nichtausreichend, da die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen für eine Prüfung in einem auswertbaren Datenformat vorliegen müssen.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassensysteme sind zu protokollieren und diese Protokolle sind ebenfalls aufzubewahren. Der Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Hinweis der RTS Steuerberater:

Was genau unter steuerlich relevanten Daten zu verstehen ist, wird nicht erläutert. Man kann jedoch davon ausgehen, dass die Aufbewahrungspflicht so gut wie alle mit der Kasse erzeugten Aufzeichnungen betrifft, wie z.B. Tagesendsummenbons mit Z-Nummer, Stornobuchungen, Grund- und Systemeinstellungen. Auch die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen sind aufbewahrungspflichtig. Hierzu gehören insbesondere die Bedienungsanleitung, Programmabrufe, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern etc. sowie alle weiteren internen Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Soweit mit Hilfe einer Kasse auch unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Fazit zur Kassenführung:

Unternehmer sollten ihre Kassenführung überprüfen und kontrollieren, ob die von ihnen eingesetzten Kassensysteme den oben erläuterten Anforderungen entsprechen. Die von der Finanzverwaltung eingeräumte Übergangszeit sollte in keinem Fall überzogen werden.

Bei bargeldintensiven Betrieben kommt einer ordnungsgemäßen Kassenführung und Kassenbuchführung eine besondere Bedeutung zu. Werden hier aufbewahrungspflichtige Unterlagen und elektronische Aufzeichnung vernichtet bzw. gelöscht, so kann dies einen erheblichen Mangel der Buchführung darstellen, der das Finanzamt zu Hinzuschätzungen berechtigt.