RTS Newsletter 7-2015

Was Sie beim elektronischen Fahrtenbuch beachten müssen

 

 

Das Fahrtenbuch steht beim FA ganz oben auf der Prüfliste. Ist es nicht nahezu perfekt geführt, dann war die ganze Arbeit umsonst und es droht eine Steuernachzahlung. Umso verlockender sind da die elektronischen Fahrtenbücher, die teils sogar eine GPS-gestützte Fahrterfassung anbieten und so fehlenden Fahrten und Rechenfehlern vorbeugen.

Hohe Anforderungen an das Fahrtenbuch

Die Finanzverwaltung stellt mit Rückendeckung des BFH sehr hohe Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Für dienstliche Fahrten sind nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner mit Adresse.

Hinweis:
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Was muss ein elektronisches Fahrtenbuch leisten?

Ein händisch geführtes Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah geführt werden und auch in gebundener Form vorliegen. Eine lose Zettelsammlung genügt nicht. Ein elektronisches Fahrtenbuch scheint da leichter zu organisieren zu sein und bietet darüber hinaus ggf. zusätzlichen Komfort. Von der Excel-Tabelle über spezielle Fahrtenbuchsoftware bis hin zu Systemen, die per GPS ein Fahrtenprotokoll erstellen, ist alles am Markt erhältlich. Die Finanzverwaltung hat jedoch auch zu digitalen Fahrtenbüchern ganz genaue Vorstellungen, was diese dokumentieren müssen. Insbesondere muss jede Änderung von Daten in der Fahrtenbuchdatei selbst dokumentiert und auf der Auswertung erkennbar sein. Ein Urteil des FG Baden-Württemberg (14.10.14, 11 K 737/11) zeigt anschaulich die Details. Im Entscheidungsfall nutzte ein Apotheker eine Fahrtenbuch-Software, die ein „finanzamtstaugliches“ elektronisches Fahrtenbuch versprach. Nachdem der Betriebsprüfer beim Abgleich von Fahrtenbuch und Belegen keine inhaltlichen Fehler finden konnte, prüfte er die Software. Er testete, ob das Fahrtenbuch nachträglich geändert werden konnte, ohne dass dies erkennbar ist. Dabei stellte er fest, dass das Fahrtenbuch nach Excel exportiert, dort bearbeitet und anschließend wieder importiert werden konnte. Der Apotheker hielt dem entgegen, dass es für jede erfasste Fahrt eine Satz-ID gab, die eine solche Manipulation erkennbar gemacht hätte. Dies war technisch wohl richtig, genügte jedoch trotzdem nicht. Das FG Baden-Württemberg störte insbesondere, dass bei einem Rückimport aus Excel in das Fahrtenbuchprogramm Änderungen weder in der gewöhnlichen Programm- noch der Druckansicht als solche erkennbar waren – insbesondere auch nicht an einer abweichenden oder unstimmigen Satz-ID. Erschwerend kam hinzu, dass aus dem vorgelegten Fahrtenbuch nicht ersichtlich war, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, sodass das FG das Fahrtenbuch letztlich für nicht ordnungsgemäß befand. Dass man einem manuell geführten Fahrtenbuch ebenfalls nicht ansieht, ob es zeitnah oder nachträglich geführt wurde, hilft da leider nicht.

Praxishinweis:


Nach Ansicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal des Anbieters einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden. Dabei müssen die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sein (OFD Rheinland 18.2.13, akt. Kurzinfo LSt-Außendienst 2/13).

Im Fall des FG Baden-Württemberg ist auch die Feststellung des Prüfers bemerkenswert, dass die Satz-ID durch eine „Neuinstallation“ des Programms zurückgesetzt werden könne und dann ein manipulierter Datenimport nicht auffiele. Man darf sich durchaus die Frage stellen, ob diese Prüfung noch verhältnismäßig ist. Sie lässt jedoch den Schluss zu, dass die Software im Zweifelsfall auch gegen Veränderungen durch technisch versierte Anwender wasserdicht sein muss.

Fazit

Es gibt kein Zertifikat oder ähnliches, das die Finanzverwaltung für sichere Software vergibt, da der technische Wandel hierfür viel zu schnell verläuft. Ein TÜV-Zertifikat ist in diesem Zusammenhang also nichts wert. Ob das FA ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt, hängt ganz wesentlich davon ab, dass die erzeugte Datei und die Ausdrucke zweifelsfrei erkennen lassen, wann und von wem Daten erfasst wurden und ob sie nachträglich verändert wurden. Die Anforderungen sind insoweit noch höher als an das manuelle Fahrtenbuch. Bei korrekter Handhabung können Anwender zwar den technischen Komfort von GPS und Co. nutzen. Kommt es zum Datenverlust durch Unfall, Computercrash etc., dann dürfte das – wie schon bisher bei einem Verlust des herkömmlichen Fahrtenbuchs auf Papier – zu Lasten des Steuerpflichtigen gehen.

Steuererklärungen bald ohne Einreichung von Belegen?

 

 

Die Finanzminister der Länder haben sich auf ein Maßnahmenpaket geeinigt, mit dem der Steuervollzug durch die stärkere Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechniken vereinfacht werden soll. Insbesondere soll es zukünftig nicht mehr nötig sein, den Steuererklärungen Belege beizulegen. Die technische Umsetzung der Vereinfachungen soll bundesweit bis zum 1. Januar 2017 in Kraft treten. Außerdem soll durch einen stärkeren Einsatz von IT in der Verwaltung der Service für die Steuerpflichtigen verbessert werden.

Nach den Reformvorschlägen sollen Belege künftig nur noch bei Bedarf vom Finanzamt angefordert werden. Sie müssen nicht mehr automatisch mit der Steuererklärung eingereicht werden. Falls Belege angefordert werden, sollen diese elektronisch übermittelt werden können. Durch den Verzicht auf die Angabe von Daten, die Dritte der Steuerverwaltung bereits übermittelt haben, soll der Umfang der Steuererklärung deutlich reduziert werden. Im Zusammenhang mit der elektronischen Steuererklärung soll auch die sogenannte „vorausgefüllte Steuererklärung“ erweitert werden. Hierbei ist es möglich, die von Dritten an die Finanzverwaltung übermittelten Daten im Vorfeld der Erstellung der Steuererklärung abzurufen und zu überprüfen. Auch soll es zukünftig im erhöhten Maße möglich sein, den Schriftverkehr mit dem Finanzamt auf elektronischem Wege abzuwickeln.

Die Steuererklärungen sollen im breiteren Umfang als heute durch spezielle Risikomanagementsysteme geprüft werden. Im Ergebnis soll die Quote der vollständig maschinell bearbeiteten Einkommensteuererklärungen deutlich gesteigert werden.

Abschließend zum Realitätsgehalt dieser „Vereinfachung“: Bereits heute ist eine Vielzahl von Steuerpflichtigen verpflichtet, ihre Steuererklärungen und Bilanzen elektronisch zu übermitteln. Im Gegenzug sollten eigentlich auch die Finanzämter vermehrt auf die Anforderung von Papierbelegen verzichten. Die Praxis zeigt jedoch, dass die Finanzämter trotz vollständig übermittelter elektronischer Daten in vermehrtem Maße Bilanzen und Belege in Papierform anfordern. Und die steigende Komplexität und „Individualisierung“ des Steuerrechts wird, wie bereits jetzt zu beobachten ist, zu einer deutlich höheren Zahl von Beleganforderungen und Rückfragen des Finanzamtes zu den Steuererklärungen führen. Uns ist es bereits heute möglich, Buchhaltungen, Bilanzen und Steuererklärungen vollständig elektronisch zu erstellen und mitsamt Belegen zu übermitteln. Bleibt zu hoffen, dass auch die Verwaltung ihren Teil der „Hausaufgaben“ erledigt.

Quelle:

Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, Pressemitteilung vom 29. Mai 2015

Aufnahme von Pflegepersonen in den eigenen Haushalt

Eine Erzieherin nahm in ihrem Haushalt zwei fremde Pflegekinder auf und erhielt dafür ein Tageshonorar zuzüglich einer Sachpauschale aufgrund einer Honorarvereinbarung mit einer Firma. Die Firma selbst war im Bereich der öffentlichen Kinder- und Jugendhilfe für die zuständige Stadtverwaltung tätig und organisierte die Unterbringung von Jugendlichen in Heimen, Einrichtungen oder Pflegefamilien. Dafür erhielt sie bestimmte Beträge aus öffentlichen Haushaltsmitteln für jeden zu betreuenden Jugendlichen.

Das Finanzamt behandelte die Zahlungen für die Betreuung der Kinder unter Abzug der darauf bezogenen Ausgaben als steuerpflichtigen Gewinn. Die Steuerpflichtige war dagegen der Auffassung, die Einnahmen seien als Beihilfe zur Erziehung steuerfrei.


Der BFH folgte der Auffassung der Steuerpflichtigen und bejahte die Steuerfreiheit der bezogenen Leistungen. Bezüge aus öffentlichen Mitteln, die als Beihilfe zu dem Zweck bewilligt werden, die Erziehung unmittelbar zu fördern, seien steuerfrei.

Öffentliche Mittel seien solche, die aus einem öffentlichen Haushalt stammten. Diese Voraussetzung sei auch gewahrt, wenn derartige Mittel nicht unmittelbar aus einer öffentlichen Kasse, sondern mittelbar über einen Dritten gezahlt würden, wenn über die Mittel nur nach Maßgabe der haushaltsrechtlichen Vorschriften verfügt werden könne und ihre Verwendung im Einzelnen gesetzlich geregelter Kontrolle unterliege.

Nach der Rechtsprechung des BFH sind an Pflegeeltern geleistete Erziehungsgelder regelmäßig dazu bestimmt, zu Gunsten der in den Haushalt der Pflegeeltern dauerhaft aufgenommenen und wie leibliche Kinder betreuten Kinder und Jugendlichen „die Erziehung unmittelbar zu fördern“ - in Abgrenzung zur erwerbsmäßigen Betreuung sogenannter „Kostkinder“. Die gewährten Leistungen seien uneigennützig. Denn mit der Zahlung der Pflegegelder sei keine vollständige Ersetzung des sachlichen und zeitlichen Aufwandes der Pflegeeltern beabsichtigt gewesen. Sie seien als steuerfreie Beihilfe anzusehen, die zur unmittelbaren Förderung der Erziehung bewilligt wurden.

Hinweis:


Der BFH wies daraufhin, dass auf der Grundlage der Verwaltungsauffassung bei einer dauerhaften Vollzeitpflege nach dem SGB III - wie im vorliegenden Fall - mit einer Betreuung von bis zu sechs Kindern aufgrund eines Anscheinsbeweises ohne nähere Prüfung unterstellt werden könne, dass die Pflege nicht erwerbsmäßig betrieben werde.

Quelle: BFH-Urteil vom 5. November 2014, VIII R 29/11

Badmodernisierung betrifft anteilig auch das Arbeitszimmer

 

 

Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass Aufwendungen für die Modernisierung eines Badezimmers anteilig zu den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören, wenn sie wesentlich sind und den Wert des gesamten Wohnhauses erhöhen.

Ein Ehepaar bewohnte ein Einfamilienhaus. Der Ehemann erzielte Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Für seine Tätigkeit nutzte er ausschließlich ein häusliches Arbeitszimmer im Haus der Eheleute. Darauf entfielen gut 8 % der gesamten Wohnfläche. Die Eheleute bauten das Badezimmer und den Flur davor umfangreich und behindertengerecht um. Von den Umbaukosten von insgesamt rund 38.000 € machte das Ehepaar einen Anteil von 8 % für das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgaben bei den Einkünften aus selbstständiger Arbeit des Ehemannes geltend.

Das Finanzamt lehnte dies ab. Bei Renovierungskosten sei zu unterscheiden, ob diese ein bestimmtes Zimmer beträfen oder das gesamte Gebäude. Hier sei im Wesentlichen nicht das Arbeitszimmer, sondern das Badezimmer renoviert worden. Das Arbeitszimmer sei lediglich im Hinblick auf den Austausch einer Zimmertür betroffen.

Das Finanzgericht Münster gab der Klage der Eheleute dennoch statt. Unstreitig sei, dass das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung des Steuerpflichtigen bilde und somit die damit verbundenen Aufwendungen in der Höhe nicht beschränkt seien. Die Eheleute hätten mit dem vollständigen Umbau des Badezimmers derart verändernd in die Gebäudesubstanz eingegriffen, dass der Umbau letztlich als werterhöhende Modernisierungsmaßnahme anzusehen sei.

Das häusliche Arbeitszimmer befände sich im Betriebsvermögen des Steuerpflichtigen. Bei einer späteren Entnahme aus dem Betriebsvermögen würde ein Anteil von 8 % des Gebäudewertes als zu versteuernder Entnahmewert angesetzt. Die strittige Modernisierungsmaßnahme erhöhe dauerhaft den Gebäudewert und damit auch ggf. einen späteren Entnahmewert. Insofern sei es folgerichtig, die werterhöhenden Maßnahmen im Zeitpunkt ihrer Verursachung auch anteilig zu berücksichtigen.

Quelle:

FG Münster, Urteil vom 18. März 2015, 11 K 829/14, Revision zugelassen, LEXinform Nr. 5017743

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