Jahres-Lohnrundschreiben 2018/2019

Mindestlohn

Ab dem 01.01.2019 tritt der Mindestlohn in Höhe von 9,19 € je Stunde für alle Arbeitnehmer (über 18 Jahren) in Kraft.

Folgende Personen- und Berufsgruppen haben keinen Anspruch auf Mindestlohn:

• Auszubildende
• ehrenamtliche Tätige
• Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung
• Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung
• Selbständige
• Heimarbeiter nach dem Heimarbeitsgesetz
• Personen, die einen freiwilligen Dienst erweisen
• Personen, die ein verpflichtendes Praktikum (schul-, hochschulrechtlich, Ausbildungsordnung, gesetzlich geregelte Berufsakademie) absolvieren
• Personen, die ein freiwilliges Praktikum bis zu 3 Monate zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums bzw. begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung absolvieren, wenn nicht zuvor mit demselben Ausbildenden ein solches Praktikumsverhältnis bestand
• Personen im Rahmen einer Einstellungsqualifizierung (§54a SGB III) oder Berufsbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
• Teilnehmer einer Maßnahme der Arbeitsförderung (z.B. 1-Euro-Jobs)
• Menschen mit Behinderungen in einem „arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnis“

Sonderregelungen ab 2019

• Gibt es keine mehr

Die Aufzeichnungsvorschriften bezüglich

• Beginn
• Ende und
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

gelten nach wie vor für folgende Personengruppen:

• Alle geringfügig und kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter
• Für alle Arbeitnehmer der Branchen, die Sofortmeldepflichtig sind wie z.B.
  • Baugewerbe,
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • Personenbeförderungsgewerbe,
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe,
  • Schaustellergewerbe,
  • Unternehmen der Forstwirtschaft,
  • Gebäudereinigungsgewerbe,
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • Fleischwirtschaft

Die Melde- und Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG werden durch die MiLoDokV dahingehend eingeschränkt, dass sie nicht für Arbeitnehmer gelten,

• deren verstetigtes, regelmäßiges Monatsentgelt 2.958 EUR (brutto) überschreitet (bei der Ermittlung des verstetigten Monatsentgelts sind – ungeachtet ihrer Anrechenbarkeit auf den gesetzlichen Mindestlohnanspruch – sämtliche verstetigten monatlichen Zahlungen zu berücksichtigen) bzw.
• deren regelmäßiges verstetigtes Monatsentgelt 2.000 EUR (brutto) überschreitet, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen 12 Monate nachweislich gezahlt hat; Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von 12 Monaten unberücksichtigt.
• Diese Beträge gelten auch für Teilzeitbeschäftigte in voller Höhe
• Darüber hinaus gelten die Aufzeichnungspflichten nicht für im Unternehmen arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers

Die Aufzeichnungen sind spätestens 7 Tage nach Arbeitseinsatz schriftlich festzuhalten und zwei Jahre aufzubewahren (für den Zoll), für die SV Prüfung sind die Aufzeichnungen weiterhin für 4 Jahre aufzubewahren.

Eine Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit erhalten Sie in dem folgenden Link: www.rtskg.de/fileadmin/Stundenliste_Dokumentation_Arbeitzeit_Mindestlohn.xlsx

Weitere Vorlagen finden Sie hier

Haftung auch für Subunternehmer:

Sorgfalt ist auch geboten, wenn Sie ein anderes Unternehmen mit Dienst- oder Werkleistungen beauftragen. Schließlich stehen Sie in der Haftung, wenn Ihr  Subunternehmer seinen Arbeitnehmern keinen gesetzlichen Mindestlohn zahlt.

Bei einem Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten sieht der Gesetzgeber Bußgelder bis zu 500.000,00 € vor.

Ausführliche Informationen stellen wir Ihnen unter folgendem Link zur Verfügung:

• www.der-mindestlohn-wirkt.de  (Hotline: 030/602 800 28)

Hinweise zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfall

Wir haben die Information erhalten, dass die Rentenversicherungsprüfer seit 2017 verstärkt auf die Lohnfortzahlungspflicht im Krankheits- und Urlaubsfalle bei allen Arbeitnehmern achten.

Dies bedeutet, dass Sie auch bei den geringfügig Beschäftigten die Urlaubs- und Krankheitstage mit in der Arbeitszeitdokumentation erfassen und vergüten müssen!
Sollten im Falle einer Prüfung nicht bezahlte Urlaubs- und Krankheitstage nachgewiesen werden, so besteht die Gefahr, dass im Falle einer rückwirkenden Verbeitragung die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Dies hätte zur Folge, dass der Arbeitgeber die vollen SV-Beiträge in Höhe von ca. 40 % zu tragen hat.
Auf den Arbeitnehmer könnte evtl. eine Lohnsteuernachforderung zukommen.

Grundsätzlich ist eine Lohnfortzahlung in Höhe des Durchschnittes der letzten 3 Monate zu bezahlen.
Dies bedeutet, dass bei Mitarbeitern, deren Monatslohn u.a. aus einem Grundlohn, Sonn-/Feiertags- und Nachtzuschlägen sowie evtl. Akkordlöhnen oder Verkaufsprovisionen besteht, nicht nur der Grundlohn weitergezahlt werden muss sondern auch die zusätzlichen Bezüge in die Bemessungsgrundlage der Lohnfortzahlung mit einbezogen werden müssen.

Steuerfeie Zuschläge die wegen Urlaub/Krankheit oder Feiertagen fortgezahlt werden, sind steuer- und sv-pflichtig abzurechnen, ansonsten werden diese bei einer SV-Prüfung als Phantomlohn behandelt und der Arbeitgeber zahlt hierauf dann die ca. 40% Sozialversicherungsbeiträge allein nach.

Wenn Sie eine Änderung Ihrer Lohnfortzahlung wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Erstattungssätze der Krankenkasse:

Zum Jahreswechsel haben Sie wieder die Möglichkeit, die Erstattungssätze und den zugehörigen Umlagebeitrag der jeweiligen Krankenkassen neu festzulegen und entweder erhöhen oder senken zu lassen. Bitte treten Sie hierzu selbstständig und rechtzeitig, vor Erstellung des Januar Lohnes mit Ihrem Lohnsachbearbeiter in Kontakt, um die Umlagesätze ab 2019 zu besprechen.

Änderungen und Rechengrößen

Krankenversicherung:

• Ab Januar 2019 bleibt der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Krankenkasse bei 14,6%.
• Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der Krankenkassen verringert sich auf 0,9%.
• Der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung wird ab dem Jahr 2019 hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.

Pflegeversicherung:

Ab Januar 2019 erhöht sich der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Pflegeversicherung auf 3,05%. (für Kinderlose auf 3,30%) Der Zuschlag für Kinderlose beträgt weiterhin 0,25 %.

Beitragsbemessungsgrenzen Kranken- und Pflegeversicherung:

Jahresarbeitsentgeltgrenzen der Krankenversicherung:

Rentenversicherung:

Der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung bleibt bei 18,6 %.

Arbeitslosenversicherung:

Der allgemeine Beitragssatz der Arbeitslosenversicherung sinkt von 3,0 % auf 2,50 %.

Beitragsbemessungsgrenzen Renten- und Arbeitslosenversicherung:

Sachbezüge (Monat)

Bei der Gewährung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb sind für sämtliche Arbeitnehmer einheitlich anzusetzen:

Neuer "Übergangsbereich" für Gleitzonenbeschäftigte Mitarbeiter

Erleichterungen für Geringverdiener sollen ab Juli 2019 gelten

Der sogenannte Übergangsbereich zwischen einem Minijob und einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung (Midijob) wird ausgeweitet.

Midijobber dürfen dann zwischen 450,01 Euro und 1.300 Euro (bisher 850 Euro) verdienen und zahlen dabei reduzierte Sozialversicherungsbeiträge. Diese Neuerungen sollen ab Juli 2019 gelten.

Bisher wurden nur das reduzierte Entgelt in der Rentenversicherung angerechnet, ab Januar 2019 wird auch bei reduzierten Einzahlungen, das volle Entgelt in der Rentenversicherung angerechnet.

Die bisherige Verzichtserklärung hinsichtlich RV fällt weg. Bestehende Erklärungen sind ab dem 01.07.2019 ungültig.

Kurzfristige Beschäftigungen

Die Zeitgrenzen wurden dauerhaft auf drei Monate bzw. 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr ausgeweitet.

A1-Bescheinigung

Für einen Arbeitnehmer, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inkl.
Island, Norwegen, Schweiz und Liechtenstein) eingesetzt wird, muss vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Achtung: Die Bescheinigung wird auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, auch bei kurzem Tankstopp benötigt. Die Bescheinigung muss zwingend farbig mitgeführt werden, sonst drohen hohe Bußgelder (bis 3.269.- € pro nicht vorgelegter A1-Bescheinigung).

Ab 2019 muss das Antragsverfahren elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden.
Hierzu müssen Sie uns die Antragsdaten spätestens 2 Arbeitstage vor dem Reiseantritt schriftlich zukommen lassen.

Für weitere Einzelfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Sachbezüge an Arbeitnehmer (44 € mtl. Freigrenze)

Lieferkosten direkt an die Heimadresse des Arbeitnehmers werden auf die 44 € Grenze angerechnet
 

Betriebliche Altersversorgung (BAV)

Betriebsrentenstärkungsgesetz: verpflichtender Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung ab 2019

Der Arbeitgeber muss einen Zuschuss in Höhe von 15% zahlen, wenn er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.
Der Arbeitgeberzuschuss muss in den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung eingezahlt werden, in die auch die Entgeltumwandlung fließt.
Der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung (§ 1a Abs., 1a BetrAVG) gilt ab dem 01.01.2019 zunächst nur für ab diesem Zeitpunkt neu abgeschlossene Entgeltumwandlungsverträge.

Für vor dem 01.01.2019 bestehende Entgeltumwandlungsvereinbarungen ist der Arbeitgeberzuschuss erst ab 01.01.2022 verpflichtend. Dies gilt auch wenn ein Arbeitnehmer bei Neueinstellung ab dem Jahre 2019 seine bestehende BAV mitbringt.

Möglichkeiten der Nachholung von Beitragszahlungen ab 2018 (z.B. bei Austritt oder nach Rückkehr aus der Elternzeit)

• Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses/Aufhebung/Kündigung oder Renteneintritt:
  z.B. bei Zahlung einer Abfindung kann diese in eine BAV umgewandelt werden.
  Maßgebend für die steuerfreie Einzahlung sind die vollen Kalenderjahre die das Dienstverhältnis bestanden hat, maximal jedoch 10 Jahre.
  Höhe: 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze RV pro Jahr.
   
• Bei Nachholung durch zeitweileiliges Ruhen (Elternzeit, Entsendung, unbezahlte Freistellung):
  Bei dieser Regelung sind nur solche Kalenderjahre zu berücksichtigen, in denen ganzjährig im Inland kein steuerpflichtiger Arbeitslohn bezogen wurde.
  Steuerfreie Nachzahlung für maximal 10 Jahre „Ausfall“
  Höhe: 8 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze RV pro Jahr.

Hier gilt nur die steuerliche Vergünstigung, bei der Sozialversicherung gelten weiterhin jährlich die 4 % der BBG RV.

Bitte achten Sie grundsätzlich bei neuen Vertragsabschlüssen darauf, dass der Vertragsbeginn und die erste Entgeltumwandlung zwingend immer auf denselben Monat fallen müssen.

Förderung Geringverdiener:

Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung für Arbeitnehmer mit einem monatlichen Brutto-Lohn bis 2.200,00 € wird seit 2018 bevorzugt gefördert. Wenn der Arbeitgeber eine BAV mit mindestens 240 € pro Jahr finanziert (maximal Förderbetrag 480 €) können 30 % des aufgewendeten Betrags in der Lohnsteuer-Anmeldung in Abzug gebracht werden. Förderfähig sind nur AG-Beiträge die 2016 noch nicht gezahlt oder seit dem erhöht wurden.
Achtung: Die Förderung gilt nur für ungezillmerte Verträge.

Änderung Handhabung Resturlaubstage:

Bisher galt nach deutschem Gesetz, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist eigentlich nur ausnahmsweise möglich. Es muss dafür einen dringenden Grund geben - entweder vonseiten des Arbeitnehmers oder des Betriebs. Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub dann bis Ende März nehmen. Auch dies gilt ab jetzt nur noch dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass er seinen Mitarbeitern tatsächlich die Möglichkeit eingeräumt hat, den Urlaub zu nehmen.

Jetzt hat der EuGH diese Regelung gekippt:

1. Regel: Ein Arbeitnehmer darf seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht   automatisch deshalb verlieren, weil er keinen Urlaub beantragt hat.

2. Regel: Urlaubsansprüche können nur untergehen, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber   z. B. durch angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die fraglichen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, was der Arbeitgeber zu beweisen hat.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann?

• Der Anspruch auf Urlaub geht in diesem Falle nicht verloren!
• Kommt der Mitarbeiter nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgeber den nicht  genommenen Urlaub durch eine Urlaubsabgeltung vergüten – max. allerdings für 15 Monate. Bsp. Resturlaub 2017 verfällt nach 15 Monaten zum 31.03.2019.

Berufsgenossenschaften:

Ab 01.01.2019 (für den Meldezeitraum 2018) ist nur noch der digitale Lohnnachweis zu übermitteln.
Die Teilnahme am Verfahren ist seit 01.01.2017 gesetzlich verpflichtet.

Hier noch ein Hinweis:
Der digitale Lohnnachweis enthält auch alle im Laufe des Jahres ausgetretenen Mitarbeiter.

Reisekosten ab 2019, zwingender Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung

Reisekostenerstattungen wie z.B.:

• Verpflegungsmehraufwendungen
• Kilometergelderstattungen für Auswärtstätigkeiten
• Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

Kein Auslagenersatz wie z.B. Parkgebühren oder sonstige Reisenebenkosten.

Diese Reisekostenbestandteile sind ab 2019 im Lohn auszuweisen, damit diese am Ende des Jahres auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erscheinen.
Die Auszahlung kann selbstverständlich weiterhin von Ihnen vorgenommen werden, oder auf Wunsch mit dem Lohn zusammen erstatten werden.

Bitte reichen Sie die Reisekostenabrechnungen zukünftig zeitnah bei Ihrem Lohnsachbearbeiter ein, mit dem entsprechenden Hinweis ob die Zahlungen bereits erfolgt sind oder nicht.

Es reicht nicht, wenn Sie die Reisekostenabrechnungen wie bisher mit den Buchhaltungsunterlagen einreichen!

Sollten Arbeitnehmer bereits ausgetreten sein, ohne dass eine entsprechende Information zu gezahlten Reisekosten vorlag, wird eine für Sie kostenpflichtige Wiederabrechnung erstellt um die Lohnsteuerbescheinigung zu korrigieren.

Ihr Lohnsachbearbeiter wird die Reisekosten auf Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten Unterlagen im Lohn erfassen.
Sollten Sie uns Ihre Lohndaten per Schnittstelle zur Verfügung stellen, wenden Sie sich bitte zur Anpassung der Lohnarten an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Steuerliche Förderung der Elektromobilität

1 % des halben Bruttolistenpreises für Selbstständige und Arbeitnehmer
(gilt auch für die Fahrtenbuchregelung, z.B. ½ Leasingrate)

Gültigkeit: Nur für extern aufladbare Hybrid-/Elektrofahrzeuge welche:

• Max. 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenem Kilometer
• Mindestens 40 KM Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine

UND: E-Bikes mit mehr als 25 km/h + Nummernschild

Voraussetzung:  Neuanschaffung im Zeitraum 01.01.2019 – 31.12.2021 (Kauf oder Leasing - Zeitpunkt der Lieferung ist maßgebend)

Keine Fahrzeuge aus dem Bestand

Die bisherige Förderung, welche sich inhaltlich auf die Batterie beschränkte, wird ausgesetzt. Die Förderung gilt auch nach dem Neuanschaffungszeitraum weiterhin und ist nicht bis auf 31.12.2021 begrenzt.

Die bisherige Batteriebezogene Förderung gilt nur noch für folgende Fahrzeuge:

• Mehr als 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenem Kilometer
• Reichweite unter 40  KM unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine

Neu für S-Pedelecs und Fahrräder, welche mit weniger als 25 km/h nicht als Kraftfahrzeuge gelten:

Ab 01.01.2019  

Wenn zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (Entgeltumwandlung ausdrücklich ausgeschlossen!)

• die Nutzung ist steuerfrei, dies gilt aber ausdrücklich nur bei Überlassung, nicht bei Übereignung
• Aber: Anrechnung des steuerfreien geldwerter Vorteils aus der überlassenen Nutzung  auf die Entfernungspauschale ausdrücklich ausgeschlossen! - Einkommenssteuererklärung

Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung
und erster Tätigkeitsstätte

Ab dem 01.01.2019 kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerfrei folgende Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn als Sachbezug oder Zuschuss zukommen lassen:

• Kosten für das Jobticket
• Einzelfahrscheine für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr
• Monatskarten für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr

Linienverkehr bedeutet: Bus, Deutsche Bahn, S-Bahn, U-Bahn.
Ausgenommen sind ausdrücklich Flugkosten, sowie Kosten für die Fahrten mit dem Taxi.