Jahres-Lohnrundschreiben 2019/2020

• Mindestlohn

• Hinweise zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfalle

• Phantomlohn Minijobber auf Abruf

• Erstattungssätze der Krankenkasse

• Änderungen und Rechengröße

• Gruppenunfallversicherung

• Kurzfristige Beschäftigungen

• Sachbezüge an Arbeitnehmer (44 € mtl. Freigrenze)

• Zwingender Handlungsbedarf bei Prepaid-Karten

• Mitführungspflicht SV-Ausweis

• Reisekosten

• Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten im öffentlichen Peronennahverkehr

• Betriebliche Gesundheitsförderung

• Steuerfreie Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers

• Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

• Erholungsbeihilfen

• Definition "zusätzlich" zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

• Steuerliche Förderung der Elektromobilität

• Erinnung handhabung Resturlaubstage

• Berufsgenossenschaften

• Steuerentlastung 2019/2020

• A1-Bescheinigung

• Betriebsveranstaltungen

Phantomlohn Minijobber auf Abruf

Wenn die Arbeitszeit nicht vertraglich vereinbart wird (in der Praxis insbesondere vorkommend bei Arbeit auf Abruf), dann gilt lt. Gesetz die Arbeitszeit von 20 Wochenstunden (weitere Einzelheiten ergeben sich aus § 12 TzBfG).

Die Deutsche Rentenversicherung erhebt auf den Arbeitslohn von 20 Wochenstunden dann Sozialversicherungsbeiträge: Bei Minijobbern kann die Berücksichtigung eines fiktiven Entgelts zum Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 450,00 € oder jährlich 5.400,00 € und damit zur rückwirkenden Sozialversicherungspflicht führen.

Mögliche Konsequenzen bei Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze:

Die Annahme der Deutschen Rentenversicherung sieht wie folgt aus:
20 Wochenstunden x 13 / 3 = 86,67 Monatsstunden x Mindestlohn derzeit 9,35 €
= 810,36 € geschuldetes Monatsentgelt x 12 Monate = 9.724,32 € geschuldetes Entgelt p. J.
Auf diesen Betrag zahlen Sie nun ca. 40 % SV AG + AN Anteil = 3.889,72 €
Gezahlt haben Sie in etwa: 30 % auf 450,00 € = 135,00 € x 12 Monate = 1.620,00 €
Bleibt in etwa eine jährliche Differenz von 2.269,72 € x 4 Jahre = 9.078,88 €
Da die RV-Prüfung i.d.R. alle 4 Jahre stattfindet.

Anders ist es bei der Lohnsteuer. Hier gilt das Zuflussprinzip und somit muss der Lohnsteuereinbehalt erfolgen, wenn der fehlende Arbeitslohn ausgezahlt wird.

Wir empfehlen dringend die schriftliche Vereinbarung von einer durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer bis zu 20 Wochenstunden.

Monatliche Arbeitsstunden werden nicht anerkannt.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Ab 2020 erhöht sich der jährliche maximale Betrag für die Steuerfreiheit von 500,00 € auf 600,00 €.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• Nachweis der Zertifizierung der Maßnahme durch den Anbieter

Achtung bei Arbeitsplatzbrillen: eine Rechnung des Optikers mit dem Hinweis „Arbeitsplatzbrille“ ist für die Steuerfreiheit nicht ausreichend, es muss ein Attest von einem Augenarzt vorliegen.

Steuerfreie Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers

Die Steuerbefreiung gilt nun auch für Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers, die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen (z.B. Sprachkurse oder Computerkurse, die nicht arbeitsplatzbezogen sind – auch Outplacement Beratungen sind steuerfrei erstattungsfähig)

Kein Belohnungscharakter (zum Beispiel Prämie bei Bestehen eines Kurses)

Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

Eine Lohnbesteuerung für eine dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur eigenen Wohnzwecken überlassene Wohnung unterbleibt ab 2020, soweit das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt mindestens 2/3 des ortsüblichen Mietwerts beträgt.

Weitere Voraussetzung ist, dass der Mietwert nicht mehr als 25,00 € je Quadratmeter ohne umlagefähige Betriebskosten beträgt.

Vom Arbeitgeber angemietete Wohnungen, die dem Arbeitnehmer überlassen werden, sind ebenfalls begünstigt.

Erholungsbeihilfen

Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn sie im Kalenderjahr 156,00 € für den Arbeitnehmer, 104,00 € für dessen Ehegatten und 52,00 € für jedes Kind nicht übersteigen.

Vorsicht! Es handelt sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreitung die Pauschalierung insgesamt ausscheidet.

 Voraussetzung:

• mindestens 5 zusammenhängende Tage Urlaub
• Urlaub ist vorab oder innerhalb einer Dreimonatsfrist anzutreten

Definition „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Seit dem 01.01.2020 wurde die Definition des „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohns angepasst:

1. Ohnehin geschuldeter Arbeitslohn ist derjenige Lohn, den der Arbeitgeber verwendungsfrei und ohne eine bestimmte Zweckbindung (ohnehin) erbringt.
2. Zusätzlicher Arbeitslohn liegt vor, wenn dieser verwendungs- bzw. zweckgebunden neben dem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird.

Es kommt nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer auf den zusätzlichen Arbeitslohn einen arbeitsrechtlichen Anspruch hat.

Dies eröffnet neue Möglichkeiten in der Gestaltung der Entlohnung. Bitte sprechen Sie sich hierzu bei Bedarf mit Ihrem Lohnsachbearbeiter ab.

Steuerliche Förderung der Elektromobilität

Reine Elektrofahrzeuge

• Geltungsdauer: rückwirkend ab dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Ohne Co2-Emission
• Bruttolistenpreis maximal 40.000,00 €
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
• Bei Überschreitung der 40.000,00 € Grenze Versteuerung mit 0,5 %

Elektro- und Hybridfahrzeuge

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,50 % des Bruttolistenpreises
• Nur für extern aufladbare Hybrid-/Elektrofahrzeuge
• Max. 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenem Kilometer
• Mindestens 40 KM Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine
• gilt auch für die Fahrtenbuchregelung, z.B. ½ Leasingrate

Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt werden, greift die 1 % Versteuerung des Bruttolistenpreises im Zusammenhang mit der bisherigen batteriebezogenen Förderung.

E-Bikes mit mehr als 25 km/h + Nummernschild

• Geltungsdauer: ab dem 01.01.2020 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder

S-Pedelecs und Fahrräder, welche mit weniger als 25 km/h nicht als Kraftfahrzeuge gelten:

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Voraussetzung: keine Entgeltumwandlung, keine Zuzahlung, keine Übereignung
  • Nutzung ist steuerfrei
• Voraussetzung: mit Entgeltumwandlung oder Zuzahlung
  • neu ab 01.01.2020 Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder

• Zulässig sind auch mehrere Fahrräder pro Arbeitnehmer

Erinnerung Handhabung Resturlaubstage

Bisher galt nach deutschem Gesetz, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist eigentlich nur ausnahmsweise möglich. Es muss dafür einen dringenden Grund geben - entweder vonseiten des Arbeitnehmers oder des Betriebs. Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub dann bis Ende März nehmen.

Auch dies gilt ab jetzt nur noch dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass er seinen Mitarbeitern tatsächlich die Möglichkeit eingeräumt hat, den Urlaub zu nehmen.

In 2019 hat der EuGH diese Regelung gekippt:

1. Regel: Ein Arbeitnehmer darf seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb verlieren, weil er keinen Urlaub beantragt hat.
2. Regel: Urlaubsansprüche können nur untergehen, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber z. B. durch angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die fraglichen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, was der Arbeitgeber zu beweisen hat.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann?

• Der Anspruch auf Urlaub geht in diesem Falle nicht verloren!
• Kommt der Mitarbeiter nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgeber den nicht genommenen Urlaub durch eine Urlaubsabgeltung vergüten – max. allerdings für 15 Monate Bsp. Resturlaub 2018 verfällt nach 15 Monaten zum 31.03.2020.

Berufsgenossenschaften

Seit dem 01.01.2019 ist nur noch der digitale Lohnnachweis zu übermitteln. Die Teilnahme am Verfahren ist seit 01.01.2017 gesetzlich verpflichtet.

Hier noch ein Hinweis: Bitte denken Sie daran Ihrem Lohnsachbearbeiter neue BG Daten wie Mitgliedsnummern und den PIN immer zeitnah mitzuteilen.

Neue Hinzuverdienst-Grenzen:

• Ab Juli 2017 stufenlose Anrechnung des Hinzuverdienstes vor Erreichen der Regelaltersgrenze
• Die monatliche Hinzuverdienstgrenze wird durch eine jährliche Hinzuverdienstgrenze abgelöst
• Vor Erreichen der Regelaltersgrenze bis zu 6.300,00 € (pro Jahr), ohne Kürzung
• Über 6.300,00 € Anrechnung in Höhe von 40 % zu einem Zwölftel auf die monatliche Rente

Arbeitgeberanteil - Arbeitslosenversicherung -  bei Rentnern

Wurde die Altersgrenze für die Regelaltersrente bereits erreicht, besteht nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 SGB III Versicherungsfreiheit.

Allerdings gilt auch hier, dass (– wie in der Gesetzlichen Rentenversicherung –) der Arbeitgeber die Hälfte des Beitrags zahlen muss, der im Falle einer Versicherungspflicht zu zahlen wäre (§ 346 Abs. 3 SGB III). Damit die Beschäftigung von älteren Arbeitnehmern attraktiver wird, entfällt zunächst für die Zeit von fünf Jahren - für die Jahre 2017 bis 2021 - der bislang zu zahlende Arbeitgeberbeitrag.

Die Regelaltersgrenze lag bislang einheitlich für alle Versicherten beim vollendeten 65. Lebensjahr. Diese Altersgrenze wird für Versicherte der Geburtsjahrgänge ab 1947 schrittweise auf das vollendete 67. Lebensjahr angehoben. Die für die einzelnen Geburtsjahrgänge maßgebende Altersgrenze kann unter Regelaltersrente, Anhebung Regelaltersgrenze nachgelesen werden.

Steuerentlastungen 2019/2020

Das Bundeskabinett hat folgende Steuerentlastungen für 2020 auf den Weg gebracht:

• Anhebung des Grundfreibetrages von gegenwärtig 9.168,00 € auf 9.408,00 €
• Kindergeldes seit 01.07.2019:
  • 1 + 2. Kind à 204,00 €
  • 3. Kind à 210,00 €
  • Jedes weitere Kind à 235,00 €
• Anhebung des Kinderfreibetrages auf 5.172,00 € (pro Elternteil 2.586,00 €)
• unverändert Kinderzuschlag 192,00 € je Kind
• Anhebung des abziehbaren Unterhaltshöchstbetrags von derzeit gegenwärtig 9.168,00 € auf 9.408,00 €
• Unverändert bleibt der jeweils hinzukommende Freibetrag für Betreuungs-, Erziehungs- und Ausbildungsbedarf in Höhe von 2.640,00 € für jedes Kind

A1-Bescheinigung

Für einen Arbeitnehmer, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inkl. Island, Norwegen, Schweiz und Liechtenstein) eingesetzt wird, muss vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Achtung: Die Bescheinigung wird auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, auch bei kurzem Tankstopp benötigt. Die Bescheinigung muss zwingend farbig mitgeführt werden, sonst drohen hohe Bußgelder (bis 3.269.- € pro nicht vorgelegter A1-Bescheinigung).

Ab 2019 muss das Antragsverfahren elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden. Hierzu müssen Sie uns die Antragsdaten spätestens 2 Arbeitstage vor dem Reiseantritt schriftlich zukommen lassen.

Für weitere Einzelfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Betriebsveranstaltungen:

Seit 2015 gilt ein Freibetrag in Höhe von 110,00 €. In der Folge fällt bei Überschreiten der 110,00 € Grenze deutlich weniger Steuer an, da nur der übersteigende Betrag versteuert werden muss. Allerdings müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers sowohl individuelle Kosten pro Arbeitnehmer inkl. eingeladener Begleitpersonen, als auch die Gemeinkosten der Betriebsveranstaltung, einberechnet werden.

Bitte reichen Sie Ihrem Lohnsachbearbeiter nach Ablauf der Betriebsveranstaltung, jedoch spätestens mit den Januar Lohndaten, eine detaillierte Teilnehmerliste (Aufstellung der teilnehmenden Arbeitnehmer sowie Begleitpersonen und Geschäftsfreunde) zusammen mit den kompletten Rechnungsbelegen ein.

Sollten bis zum Zeitpunkt der Abgabe der Lohnsteueranmeldung im Februar des Folgejahres, ggf. zu versteuernde Beträge nicht pauschaliert worden sein, so fallen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung auf diese Beträge zusätzlich noch Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % an.

Bei Sachgeschenken an den Arbeitnehmer aus Anlass der Betriebsveranstaltung gilt:

• Geschenke, im Wert von bis zu 60,00 € sind in die Prüfung des 110,00 € Freibetrags miteinzubeziehen.
• Bei Überschreiten des 110,00 € Freibetrags ist für den übersteigenden Betrag einschließlich der Geschenke eine Pauschalierung mit 25 % Lohnsteuer möglich, damit bleiben auch die Geschenke für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Geschenke die bei der Betriebsveranstaltung, jedoch nicht aus Anlass der Betriebsveranstaltung (Arbeitnehmer hatte zwei Tage vor Veranstaltung Geburtstag) sind nicht in die 110,00 € Grenze einzubeziehen und dürfen nicht mit 25 % pauschalversteuert werden.

Der Freibetrag kann für max. zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.