Jahres-Lohnrundschreiben 2021/2022

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Hiermit informieren wir Sie über alle wichtigen Änderungen rund um den Jahreswechsel 2021/2022 im Lohnbereich:

• Mindestlohn

• Hinweise zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfalle

• Phantomlohn Minijobber auf Abruf

• Sachbezüge an Arbeitnehmer (50 € mtl. Freigrenze)

• Kurzfristige Beschäftigungen

• Definition "zusätzlich" zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

• Änderungen und Rechengrößen Krankenkassen

• Erstattungssätze der Krankenkasse

• Steuerentlastung 2021/2022

• Änderungen Elterngeld

• Kurzarbeitergeld

• Schul- und Kitaschließungen

• Corona-Bonus

• Zusatzkostem durch Corona Pandemie

• Möglicher Handlungsbedarf für das Jahr 2021/2022

• Homeoffice während der Corona Pandemie und Firmenwagenbesteuerung

• Erhöhte Pendlerpauschale

• Mobilitätsprämie

• Homeoffice/Arbeitszimmer/Entfernungs-/Homeoffice Pauschale

• Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sowie Fahrten in öffentlichen Personenverkehr

• Steuerliche Förderung der Elektromobilität

• Erstattung Stromkosten durch den Arbeitgeber für die Aufladung eines Firmenwagens

• Reisekosten

• Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

• Betriebliche Gesundheitsförderung

• Gruppenunfallversicherung

• Betriebsveranstaltungen

• A1-Bescheinigung

• Resturlaubstage

• Erholungsbeihilfen

• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ab 01.07.2022

Phantomlohn Minijobber auf Abruf

Wenn die Arbeitszeit nicht vertraglich vereinbart wird (in der Praxis insbesondere vorkommend bei Arbeit auf Abruf), dann gilt lt. Gesetz die Arbeitszeit von 20 Wochenstunden (weitere Einzelheiten ergeben sich aus § 12 TzBfG).

Die Deutsche Rentenversicherung erhebt auf den Arbeitslohn von 20 Wochenstunden dann Sozialversicherungsbeiträge: Bei Minijobbern kann die Berücksichtigung eines fiktiven Entgelts zum Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 450,00 € oder jährlich 5.400,00 € und damit zur rückwirkenden Sozialversicherungspflicht führen.

Mögliche Konsequenzen bei Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze:

Die Annahme der Deutschen Rentenversicherung sieht wie folgt aus:

20 Wochenstunden x 13 / 3 = 86,67 Monatsstunden x Mindestlohn derzeit 9,82 €
= 851,10 € geschuldetes Monatsentgelt x 12 Monate = 10.213,20 € geschuldetes Entgelt p. J.

Auf diesen Betrag zahlen Sie nun ca. 40 % SV AG + AN Anteil = 4.085,28 €

Gezahlt haben Sie in etwa: 30 % auf 450 € = 135 € x 12 Monate = 1.620 €

Bleibt in etwa eine jährliche Differenz von 2.465,28 € x 4 Jahre = 9.861,12 €

Da die RV-Prüfung i.d.R. alle 4 Jahre stattfindet.

Anders ist es bei der Lohnsteuer. Hier gilt das Zuflussprinzip und somit muss der Lohnsteuereinbehalt erfolgen, wenn der fehlende Arbeitslohn ausgezahlt wird.

Wir empfehlen Ihnen dringend für alle Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Sollarbeitszeit zwischen 1 h und 19 h eine schriftliche Vereinbarung über die wöchentliche Arbeitszeit zu treffen.

Monatliche Arbeitsstunden werden im Vertrag nicht anerkannt.

Sachbezüge an Arbeitnehmer NEU (50,00 € mtl. Freigrenze)

Ab Januar 2022 wurde der Betrag von 44,00 € auf 50,00 € erhöht.

Lieferkosten direkt an die Heimadresse des Arbeitnehmers werden auf die 50,00 € Grenze angerechnet

Wichtig: seit dem Jahr 2020 gilt eine nachträgliche Kostenerstattung nicht mehr als Sachbezug, sondern immer als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn.

Besonders beliebt waren bisher Kostenerstattungen für Tankbelege.

Wichtiger Hinweis: Die Änderungen bzgl. sogenannter Prepaidkreditkarten wird ab dem 01.01.2022 von der Finanzverwaltung angewandt.

Wenn Sie derartige Karten im Einsatz haben, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren Anbieter.

Kurzfristige Beschäftigungen

Ab 2022 wird bereits bei der Anlage zwingend die Angabe zum Krankenversicherungsschutz benötigt, sofern der kurzfristig Beschäftigte nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z.B. private Krankenversicherung) benötigen wir für unsere Akten zusätzlich einen Nachweis über die Mitgliedschaft.

Eine Anmeldung ohne diese Angaben/Nachweise ist ab 2022 nicht mehr möglich.

Die Höchstbeträge zur Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % liegen bei:

• 120,00 € Arbeitsentgelt je Arbeitstag (8 h x 15,00 €)
• Stundenlohn maximal 15,00 €
• Die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen

Abfrage Krankenkasse und Steuer-ID geringfügig Beschäftigte

Ab 2022 benötigen wir die Angabe der Steuer-Identifikationsnummer sowie die gesetzliche Krankenkasse für jeden geringfügig Beschäftigten Mitarbeiter, damit ist die Mitgliedschaft in der Pflichtversicherung gemeint (nicht die Bundesknappschaft).

Bitte lassen Sie uns diese Daten zeitnah zukommen.

Die Nichtangabe der Steuer-Identifikationsnummer (sofern diese zugeteilt wurde - Wohnsitz in DE) stellt eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit dar.

Definition „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Leistungen des Arbeitgebers (Sachbezüge und Zuschüsse) für eine Beschäftigung werden nur dann „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
3. die Verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird

Änderungen Elterngeld:

• Anhebung Höchstarbeitszeitgrenze während der Elternzeit von 30 auf 32 Wochenstunden
• Änderung Partnerschaftsbonus, feste Bezugsdauer von 4 Monaten wird durch eine flexiblere Bezugsdauer zwischen 2 und 4 Monaten abgelöst
• Verlängerung Elterngeldbezugsdauer für besonders frühgeborene Kinder (1 bis 4 zusätzliche Basiselterngeldmonate bei einer Geburt von mindestens 6 Wochen vor dem voraussichtlichen Entbindungstermin)

Zusatzkosten durch Corona-Pandemie

Folgende Kosten kann der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer übernehmen, ohne das steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht:

• Kosten für Corona Test (ohne Begrenzung)
• Kosten für Corona Impfung durch Betriebsarzt
• Kosten für Schutzmasken zum Tragen im Betrieb

Möglicher Handlungsbedarf für das Jahr 2021/2022:

Möglicher Wechsel von der 0,03 % Methode (pauschaler Ansatz Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) hin zur 0,002 % Tagespauschale (tatsächlicher Ansatz jeder getätigten Fahrt)

Vorgaben:

• jährliche Entscheidung, kein unterjähriger Wechsel möglich
• Aufzeichnungspflicht jeder getätigten Fahrt (Datum der jeweiligen Fahrt verpflichtend)
• max. für 180 Tage pro Jahr (Gleichsetzung für pauschale Methode mit 15 Tagen pro Monat)

(bei mehr als 180 Tagen pro Kalenderjahr muss die 0,03 % Methode angewandt werden)

Sofern Ihre Arbeitnehmer diese Umstellung oder eine Korrektur des Jahres 2021 in der Lohnabrechnung wünschen, teilen Sie dies Ihrem Lohnsachbearbeiter bitte schriftlich VOR der Januar-Lohnabrechnung 2022 mit.

Mobilitätsprämie (für Geringverdiener):

Nur zu beantragen über die Einkommenssteuererklärung

• 01.01.2021 – 31.12.2026
• Fernpendler mit einem Arbeitsweg vom mehr als 20 Kilometer
• Mit zu versteuerndem Einkommen innerhalb des Grundfreibetrages (9.744,00 € für Ledige, 19.488,00 € für Verheiratete)
• Höhe 14 % der Bemessungsgrundlage

Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage von Ihrem Lohnsachbearbeiter.

Homeoffice / Arbeitszimmer / Entfernungs-/Homeoffice Pauschale

Nur zu beantragen über die Einkommensteuererklärung

Für die Einkommensteuererklärungen des Jahres 2021 besteht folgende Wahlmöglichkeit, welche noch gesondert zu prüfen wäre.

1. Ansatz Kosten des häuslichen Arbeitszimmers, sofern die steuerlichen Voraussetzungen vorliegen (i. d. R. begrenzt auf maximal 1.250,00 € pro Jahr) oder
2. Homeoffice Pauschale mit 5,00 € pro Kalendertag, maximal jedoch 600,00 € pro Jahr (wirkt sich nur aus, wenn die Homeoffice Pauschale zzgl. etwaiger anderer Werbungskosten, den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000,00 € pro Kalenderjahr übersteigen).

Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sowie Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr

Die vom Arbeitgeber gezahlten Leistungen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr sowie Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr sind grundsätzlich steuerfrei. Dies mindert die Entfernungspauschale beim Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers.

Um die Minderung zu umgehen, kann der Arbeitgeber die sonst steuerfreien Leistungen mit 25 % pauschal versteuern wodurch der Arbeitnehmer den vollen Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

Der Fahrtkostenzuschuss für nicht öffentliche Verkehrsmittel ist weiterhin mit 15 % pauschal zu versteuern.

Steuerliche Förderung der Elektromobilität

Reine Elektrofahrzeuge

• Geltungsdauer: rückwirkend ab dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Ohne Co2-Emission
• Bruttolistenpreis maximal 60.000,00 €
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
• Bei Überschreitung der 60.000,00 € Grenze Versteuerung mit 0,5 %

Elektro- und Hybridfahrzeuge

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,50 % des Bruttolistenpreises
• Nur für extern aufladbare Hybrid-/Elektrofahrzeuge
• Max. 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenem Kilometer oder
• Ab dem 01.01.2022 bis 31.12.2024: mindestens 60 Kilometer Reichweite
• Ab dem 01.01.2025 bis 31.12.2030: mindestens 80 Kilometer Reichweite
• gilt auch für die Fahrtenbuchregelung, z.B. ½ Leasingrate

Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt werden, greift die 1 % Versteuerung des Bruttolistenpreises im Zusammenhang mit der bisherigen batteriebezogenen Förderung.

E-Bikes mit mehr als 25 km/h + Nummernschild

• Geltungsdauer: ab dem 01.01.2020 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder

S-Pedelecs und Fahrräder, welche mit weniger als 25 km/h nicht als Kraftfahrzeuge gelten:

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Voraussetzung: keine Entgeltumwandlung, keine Zuzahlung, keine Übereignung
  • Nutzung ist steuerfrei
• Voraussetzung: mit Entgeltumwandlung oder Zuzahlung
  • neu ab 01.01.2020 Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
  • Diese Neuregelung gilt für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder
• Zulässig sind auch mehrere Fahrräder pro Arbeitnehmer

Erstattung Stromkosten durch den Arbeitgeber für die Aufladung eines Firmenwagens:

Vom 01.01.2021 bis 31.12.2030

Bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber

• 30 € für Elektrofahrzeuge und
• 15 € für Hybridfahrzeuge

Ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber

• 70 € für Elektrofahrzeuge und
• 35 € für Hybridfahrzeuge

Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind (u. a. keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht) werden aus billigkeitsgründen weiterhin nicht als Arbeitslohn betrachtet, sofern die unentgeltliche Abgabe im Betrieb des Arbeitgebers oder einem verbundenen Unternehmen erfolgt.

Reisekosten

Pauschalen seit 2020 gelten weiterhin:

• Eintägige Reise von mehr als 8 Stunden: 14,00 €
• Mehrtägige Reise: An- und Abreisetage ohne Mindestabwesenheit: 14,00 €
• Mehrtägige Reise: Abwesenheit von 24 Stunden: 28,00 €

Die Auslandspauschalen gelten für das Jahr 2022 unverändert fort

Pauschalen für Berufskraftfahrer seit 2020 gelten weiterhin:

• Bei Übernachtung im Fahrzeug des Berufskraftfahrers, nach einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 8,00 € Pauschbetrag je Kalendertag.

Wird die Berufskraftfahrerpauschale gezahlt, sind somit alle Aufwendungen abgegolten (z.B. Park-/ Abstell- oder Duschgebühren auf Raststätten und Autohöfen). Die Entscheidung ob der tatsächliche Aufwand oder der Pauschbetrag geltend gemacht wird kann nur einheitlich pro Kalenderjahr und Arbeitnehmer getroffen werden.

Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale können parallel angewendet werden.

Ausweis auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Reisekostenerstattungen wie z. B.:

• Verpflegungsmehraufwendungen (verpflichtend)
• Kilometergelderstattungen für Auswärtstätigkeiten (freiwillig)
• Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (verpflichtend)

Kein Auslagenersatz wie z. B. Parkgebühren oder sonstige Reisenebenkosten

Diese Reisekostenbestandteile sind auch im Jahr 2022 im Lohn auszuweisen, damit diese am Ende des Jahres auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erscheinen.

Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

Eine Lohnbesteuerung für eine dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur eigenen Wohnzwecken überlassene Wohnung unterbleibt seit 2021, soweit das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt mindestens 2/3 des ortsüblichen Mietwerts beträgt.

Weitere Voraussetzung ist, dass der Mietwert nicht mehr als 25,00 € je Quadratmeter ohne umlagefähige Betriebskosten beträgt.

Vom Arbeitgeber angemietete Wohnungen, die dem Arbeitnehmer überlassen werden, sind ebenfalls begünstigt.

Seit 01.01.2020 sind auch Vorteile begünstigt, die durch ein verbundenes Unternehmen geleistet wurden.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Seit 2020 beträgt der jährliche maximale Betrag für die Steuerfreiheit 600,00 €.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• Nachweis der Zertifizierung der Maßnahme durch den Anbieter

Gruppenunfallversicherung

Für 2022 bleibt die Pauschalierungsgrenze bei 100,00 €.

Betriebsveranstaltungen:

Seit 2015 gilt ein Freibetrag in Höhe von 110,00 €. In der Folge fällt bei Überschreiten der 110,00 € Grenze deutlich weniger Steuer an, da nur der übersteigende Betrag versteuert werden muss.

Allerdings müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers sowohl individuelle Kosten pro Arbeitnehmer inkl. eingeladener Begleitpersonen, als auch die Gemeinkosten der Betriebsveranstaltung, einberechnet werden.

Bitte reichen Sie Ihrem Lohnsachbearbeiter nach Ablauf der Betriebsveranstaltung, jedoch spätestens mit den Januar Lohndaten, eine detaillierte Teilnehmerliste (Aufstellung der teilnehmenden Arbeitnehmer sowie Begleitpersonen und Geschäftsfreunde) zusammen mit den kompletten Rechnungsbelegen ein.

Sollten bis zum Zeitpunkt der Abgabe der Lohnsteueranmeldung im Februar des Folgejahres, ggf. zu versteuernde Beträge nicht pauschaliert worden sein, so fallen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung auf diese Beträge zusätzlich noch Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % an.

Bei Sachgeschenken an den Arbeitnehmer aus Anlass der Betriebsveranstaltung gilt:

• Geschenke, im Wert von bis zu 60,00 € sind in die Prüfung des 110,00 € Freibetrags miteinzubeziehen.
• Bei Überschreiten des 110,00 € Freibetrags ist für den übersteigenden Betrag einschließlich der Geschenke eine Pauschalierung mit 25 % Lohnsteuer möglich, damit bleiben auch die Geschenke für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Geschenke die bei der Betriebsveranstaltung, jedoch nicht aus Anlass der Betriebsveranstaltung (Arbeitnehmer hatte zwei Tage vor Veranstaltung Geburtstag) sind nicht in die 110,00 € Grenze einzubeziehen und dürfen nicht mit 25 % pauschalversteuert werden.

Der Freibetrag kann für max. zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.

A1-Bescheinigung:

Für einen Arbeitnehmer, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inkl.  Island, Norwegen, Schweiz und Liechtenstein) eingesetzt wird, muss vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Achtung: Die Bescheinigung wird auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, auch bei kurzem Tankstopp benötigt.

Die Bescheinigung muss zwingend farbig mitgeführt werden, sonst drohen hohe Bußgelder (bis 3.269,00 € pro nicht vorgelegter A1-Bescheinigung)

Seit 2019 muss das Antragsverfahren elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden.  Hierzu müssen Sie uns die Antragsdaten spätestens 2 Arbeitstage vor dem Reiseantritt schriftlich zukommen lassen.

Für weitere Einzelfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeiter.

Erinnerung Handhabung Resturlaubstage:

Bisher galt nach deutschem Gesetz, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist eigentlich nur ausnahmsweise möglich. Es muss dafür einen dringenden Grund geben - entweder vonseiten des Arbeitnehmers oder des Betriebs. Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub dann bis Ende März nehmen.

Auch dies gilt ab jetzt nur noch dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass er seinen Mitarbeitern tatsächlich die Möglichkeit eingeräumt hat, den Urlaub zu nehmen.

In 2019 hat der EuGH diese Regelung gekippt:

1. Regel: Ein Arbeitnehmer darf seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb verlieren, weil er keinen Urlaub beantragt hat.
2. Regel: Urlaubsansprüche können nur untergehen, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber z. B. durch angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die fraglichen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, was der Arbeitgeber zu beweisen hat.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann?

• Der Anspruch auf Urlaub geht in diesem Falle nicht verloren!
• Kommt der Mitarbeiter nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgeber den nicht genommenen Urlaub durch eine Urlaubsabgeltung vergüten – max. allerdings für 15 Monate.
  • Bsp. Resturlaub 2021 verfällt nach 15 Monaten zum 31.03.2022.

Erholungsbeihilfen

Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn sie im Kalenderjahr 156,00 € für den Arbeitnehmer, 104,00 € für dessen Ehegatten und 52,00 € für jedes Kind nicht übersteigen.

Vorsicht! Es handelt sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreitung die Pauschalierung insgesamt ausscheidet.

Voraussetzung:

• mindestens fünf zusammenhängende Tage Urlaub
• Urlaub ist vorab oder innerhalb einer Dreimonatsfrist anzutreten

Vorausschau:

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab 01.07.2022

Ab dem 01.07.2022 sollen zukünftig keine AU-Bescheinigungen mehr für den Arbeitgeber bereitgestellt werden.

Der Arbeitnehmer muss sich weiterhin gemäß arbeitsvertraglicher Vereinbarung krankmelden und der Arbeitgeber kann sich diese Daten durch einen manuellen elektronischen Abruf bestätigen lassen.

Die Abfrage muss pro Krankmeldung pro Mitarbeiter angestoßen werden und die Rückmeldungen werden innerhalb von 14 Tagen bereitgestellt.

Der Arbeitnehmer erhält weiterhin das Exemplar der Krankmeldung für seine Akten.