Betriebsprüfungen

Was ist bei einer Betriebsprüfung zu beachten? Welche Fehler sollte man vermeiden?

Interview mit Björn Malig, Standortleiter der RTS Filderstadt

Mit Wertschätzung und auf Augenhöhe: Bestes Rüstzeug in Sachen Betriebsprüfung

Interview mit Björn Malig, Standortleiter der RTS Filderstadt

Wenn eine Betriebsprüfung ansteht, sorgt das in vielen Betrieben für Anspannung. Was tun und was besser lassen? Welche Vorbereitungen sind zu treffen? Welche Unterlagen sind relevant? Und wie sieht angemessenes Verhalten gegenüber dem Betriebsprüfer aus? Björn Malig erklärt, was für KMU im Rahmen einer Betriebsprüfung relevant ist.

Warum ist die Betriebsprüfung so gefürchtet?

Niemand mag es, wenn der Fiskus in den Betriebsunterlagen stöbert. Viele Unternehmer fürchten, dass Steuernachzahlungen drohen, die zu erheblichen Liquiditätsproblemen führen. Oder auch, dass es zu einem Steuerstrafverfahren kommt. Der manchmal leichtfertige Umgang mit Auslegungsrechten wird genau untersucht. Dass der Steuerprüfer durch seine Ermessensspielräume eine gewisse Macht besitzt, verunsichert Geschäftsführer und Unternehmensinhaber.

Was kann im schlimmsten Fall passieren?

Im Alltag werden Bewertungsregeln zu Gunsten des Unternehmens ausgelegt und die ein oder andere private Ausgabe in den Büchern verbucht. Wenn der Prüfer damit nicht einverstanden ist, drohen empfindliche Nachzahlungen und Zinsen. Bei größeren Verstößen kann er sogar die gesamte Buchhaltung verwerfen. Wenn dann geschätzt wird, wird es teuer. Gerade bei systemischen Fehlern über Jahre hinweg gibt es für den Steuerpflichtigen kein Entkommen aus dieser Situation. Daher sollten gerade Automatismen regelmäßig überprüft werden.

Wie oft ist mit einer Betriebsprüfung zu rechnen?

Die Häufigkeit der Termine ist nicht willkürlich, sie richtet sich nach der Betriebsgröße. So liegt der durchschnittliche Abstand bei Kleinstbetrieben bei 53 Jahren. Großbetriebe bekommen deutlich häufiger Besuch vom Finanzamt, sie werden lückenlos geprüft. Dazwischen existiert für routinemäßige Prüfungen ein Turnus je nach Umsatzerlös. Und wenn Unregelmäßigkeit in der Buchhaltung das Misstrauen des Finanzamtes wecken, gibt es bedarfsorientierte Außenprüfungen.

Was ist das beste Rüstzeug?

Der Unternehmer sollte sensibel und aufmerksam sein. Doch kein Firmeninhaber kann davon ausgehen, dass er alle relevanten Gesetze, Verordnungen und Novellen kennt und umgesetzt hat. Um die Rechtsprechung aktuell zu verfolgen, hilft der Steuerberater.

Wie sollte der Umgang mit dem Betriebsprüfer sein?

Bauen Sie auf menschliche Komponenten, führen Sie Gespräche, begegnen Sie sich auf Augenhöhe und vermeiden Sie Verzögerungen. Bei Betriebsbesichtigungen vor Ort empfiehlt es sich, dass der Mandant und sein Steuerberater den Betriebsprüfer gemeinsam begleiten. Ein wertschätzender und kollegialer Umgang gehört für mich zur Selbstverständlichkeit und fördert den offenen Austausch über Prüfungsfeststellungen – davon profitieren alle Beteiligten.

Welche Fehler kann man vermeiden?

Vertrauensverlust - wer fehlerhafte Belege oder offensichtliche Unrichtigkeiten übergibt, Falschangaben macht oder eine unvollständige Inventurliste führt, ist wenig vertrauenswürdig. Sobald das Verhalten des Steuerpflichtigen Skepsis auslöst, prüft der Betriebsprüfer intensiver – schließlich will er nichts übersehen. Prüfer fordern bestimmte Belege nicht ohne Grund an.

Was tun, wenn es heikel wird?

Betriebsprüfer müssen gegenüber dem Finanzamt Erfolge nachweisen. Sie dokumentieren für die interne Statistik sämtliche Prüfungsfeststellungen. Wenn größere Positionen auftauchen, schaue ich erst einmal die rechtliche Zulässigkeit an. Dann wird verhandelt. Um Kompromisse zu finden, sollte man rechtzeitig die passenden Personen – also auch den Steuerberater - an einen Tisch holen. Anstatt langer Schriftwechsel helfen persönliche Dialoge und eine clevere Verhandlungsposition.