Gewerblich online einkaufen - was ist zu beachten?

Es gibt viele Gründe als Unternehmen Produkte im Onlinehandel zu kaufen. Doch leider gibt es auch zahlreiche Fallstricke...

Nutzerkonten

Haben Sie Ihren Account richtig angelegt?

Wer Waren oder Dienstleistungen für betriebliche Zwecke online einkauft, sollte unbedingt die hinterlegten Daten seines Nutzerkontos überprüfen. Das gilt für die Online-Riesen Amazon und Ebay aber auch für weitere Portale, die man nicht sofort auf dem Schirm hat:

  • Google oder Bing AdWords-Konten
  • Soziale Netzwerke (Facebook, Instagram usw.)
  • Foto- und Vektorenanbieter (iStock, shutterstock usw.)
  • Softwarelizenzen oder Softwaretools zum Beispiel für Umfragen, Suchmaschinenanalyse, Erklärvideoerstellung usw.
  • Streaming oder Downloadportale für Musik und Film

Ihr Konto sollten Sie auf folgende Inhalte überprüfen:

  • Sind in Ihrem Account die Nutzerdaten Ihres Unternehmens hinterlegt?
  • Stimmt die Firmierung?
  • Haben Sie das Account als Business-Account angelegt?
  • Wenn Sie eine USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) besitzen, sollten Sie diese ebenso hinterlegen. Bei innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsbezügen ist die USt-IdNr. zwingend zu verwenden.

Sollten Sie für private Zwecke einkaufen wollen, sollten Sie ein separates privates Account ohne USt-IdNr. nutzen.

Warum sollten Unternehmer beim Einkauf von Waren ein Business Account nutzen?

Beim Online-Einkauf von Waren ist entscheidend, woher die Ware kommt. Häufig wird diese Ware aus einem ausländischen Lager oder Logistikzentrum (Zolllager) innerhalb der EU versendet, ohne dass dies für Sie als Kunde erkennbar ist. Der Lieferant (gleich ob deutsch oder ausländisch) muss in diesen Fällen an Unternehmerkunden eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen.

Erkennt der Verkäufer nicht, dass der Kunde für betriebliche Zwecke einkauft, weil der Kunde zum Beispiel über ein Privat-Account statt über ein Business-Account bestellt, wird die Umsatzsteuer in der Rechnung des Verkäufers falsch ausgewiesen.

Für diese zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer erhält der einkaufende deutsche Unternehmer jedoch keinen Vorsteuerabzug, da keine „gesetzlich geschuldete Steuer“ vorliegt.

Den Nachteil dieser falschen Umsatzsteuerausweise trägt nicht der Verkäufer, sondern der Käufer. Ganz konkret bedeutet dies, dass er den Vorsteuerabzug nicht beantragen darf. Sollte dies im Einzelfall dennoch erfolgen, wird der Abzug bei einer Betriebsprüfung aus diesen Rechnungen gestrichen. Dadurch ist die Ware um den gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuersatz teurer, als ursprünglich angenommen.

Weshalb ist die Verwendung eines Business-Accounts beim Bezug von Dienstleistungen ebenfalls von Bedeutung?

Wenn Dienstleistungen von ausländischen Unternehmern bezogen werden, müssen diese wissen, ob der Leistungsempfänger als Unternehmer oder Privatperson handelt. Hiervon ist abhängig, ob und gegebenenfalls welche deutsche Umsatzsteuer anfällt. Die Unternehmereigenschaft und die daraus folgende zutreffende Fakturierung, kann der ausländische Unternehmer nur erkennen und anwenden, wenn der Kunde ihm die notwenigen Informationen über sein Account zur Verfügung stellt.

Wenn der ausländische Dienstleister erkennt, dass Sie Unternehmer sind, wird er "netto" mit Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger fakturieren. Sie müssen die Umsatzsteuer dann an das deutsche Finanzamt abführen und erhalten gleichzeitig den entsprechenden Vorsteuerabzug.

Erkennt der ausländische Dienstleister Ihre Unternehmereigenschaft nicht und stellt Ihnen deutsche Umsatzsteuer in Rechnung, können Sie diese Vorsteuer nicht beim Finanzamt geltend machen. Grund: Es liegt keine gesetzlich geschuldete Steuer vor. Gleiches gilt, wenn der ausländische Dienstleister Ihnen ausländische Umsatzsteuer in Rechnung stellt. Diese Steuer wird im Vorsteuervergütungsverfahren nicht erstattet. Wie bei den Waren wird die Leistung auch hier teurer, als zunächst angenommen.

Im Rahmen eines Mandates erstellen Ihnen die Steuerberater der RTS eine sachlich korrekte Umsatzsteuererklärung.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Deckerstr. 37, 70372 Stuttgart