No-Show Kosten von Firmenveranstaltungen

Stand: 10.11.2021

No-Show Kosten sind Kosten, die bei der Durchführung einer Veranstaltung für die ausgefallenen Teilnehmer anfallen. Denn auch für Eventteilnehmer, die bei der Veranstaltung „nicht erschienen“ sind (no-show), fallen dennoch Kosten an. Dies ist unabhängig davon, ob sie vorher ihre Teilnahme stornieren konnten oder aus anderen Gründen, wie kurzfristiger Krankheit, nicht teilnehmen konnten.

Wie sollten Arbeitgeber mit No-Show-Kosten bei Betriebsveranstaltungen umgehen?

Wird eine Veranstaltung organisiert, werden seitens der Organisatoren fixe Eventkosten wie beispielsweise die Raummiete, die Dekoration oder der Referent auf die geplante Gesamtteilnehmerzahl umgeschlagen. Denn schlussendlich versuchen die Veranstaltungsabteilungen betriebliche Events immer im Rahmen der lohnsteuerfreien 110-Euro-Grenze zu organisieren. (Zu dieser Grenze haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst: Firmenweihnachtsfeier.)

Hinweis: Der Freibetrag gilt für jeden anwesenden Arbeitnehmer. Nehmen auch Begleitpersonen der Arbeitnehmer teil, steht trotzdem kein zusätzlicher Freibetrag zur Verfügung, sondern die Aufwendungen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem eigenen Anteil zugerechnet.

Kalkuliert der Veranstaltungsorganisator mit 200 Personen, am Ende kommen jedoch nur 180, ist dieser fixe Kostenblock für die 180 Personen höher und könnte somit die 110 Euro brutto Lohnvorteil überschreiten. Das wiederrum würde nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG zu einer pauschalen Lohnversteuerung von 25 Prozent des steuerpflichtigen Teils führen.

Fraglich war immer wieder, wie mit diesen No-Show-Kosten umgegangen wird. Muss der Veranstalter, also der Arbeitgeber, sie auf die Pro-Kopf-Kosten der Teilnehmer umlegen oder nicht? Der Bundesfinanzhof hat Ende April 2021 entschieden: Ja, die No-Show Kosten müssen auf die tatsächlichen Teilnehmer umgelegt werden.

Somit gilt folgende Berechnung für Betriebsveranstaltungen:

Gesamtkosten der Veranstaltung

÷

Anwesende(!) Teilnehmer

= Pauschalierungsbetrag pro Teilnehmer

Unser Tipp: Für die Veranstaltungsabteilung in Ihrem Unternehmen heißt dies: sie sollte den Betrag von 110 Euro brutto pro Kopf nicht komplett ausschöpfen, sondern zukünftig einen kleinen Puffer für die No-Show-Kosten einplanen. Außerdem sollte sie die angemeldeten als auch die tatsächlichen Teilnehmer festhalten.

Gibt es eine durchschnittliche No-Show-Rate, die man dafür ansetzen kann?

In der Touristik wird oft ein durchschnittlicher Wert von zehn bis 25 Prozent No-Show kalkuliert. Dies ist ein Wert, welchen Sie ansetzen können. Denn es handelt sich bei einem Firmenevent ja auch um eine kostenlose Veranstaltung. Erfahrungsgemäß ist die Teilnehmerquote hier (leider) geringer – frei nach Albert Einsteins Motto „Was nichts kostet ist nichts wert.“. Haben Sie jedoch im Unternehmen schon eigene Erfahrungswerte bezüglich ihrer Absagequote gesammelt, sind diese sicherlich aussagekräftiger.

Was passiert mit den Hotelkosten? Die Zimmer sind ja teilweise kurzfristig stornierbar.

In den meisten Fällen bieten Hotels eine kurzfristige Zimmer-Stornofrist mit der Option an, dass sie das Hotelzimmer noch anderweitig vermieten können. Sollte das nicht klappen, zahlen Sie dennoch die vollen Stornokosten. Diese zählen dann mit zu den Gesamtkosten der Veranstaltung. Andere Bausteine wie die Tagungspauschale, Abendessen, Raummiete, die Technik, das Servicepersonal usw. werden bei Teilnehmerabsagen nicht kurzfristig angepasst.  

Auf einen Blick: 110-Euro-Grenze für Betriebsveranstaltungen

  • Zuwendungen des Arbeitgebers, die den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer unterschreiten sind Arbeitslohn, jedoch als Freibetrag steuerfrei.
  • Alle übersteigenden Kosten zählen als Arbeitslohn – er ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.
  • Der Freibetrag von 110 Euro kann maximal zweimal jährlich genutzt werden.
  • Damit die 110 Euro greifen, muss die Veranstaltungsteilnahme allen Angestellten des Unternehmens freistehen.
  • Der Freibetrag von 110 Euro bezieht sich auf die Bruttokosten der Veranstaltung.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Daimlerstraße 127, 70372 Stuttgart

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