Strengere Nachweispflichten für Arbeitgeber

Stand: 25.07.2022

Der Gesetzgeber hat aufgrund der europäischen „Arbeitsbedingungen-Richtlinie“ umfangreiche Neuerungen im sog. Nachweisgesetz (NachwG) beschlossen - die aufgrund möglicher Geldbußen von bis zu 2.000 EUR je Verstoß gerade für Arbeitgeber von besonderer Bedeutung sind.

 

Bereits auf Grundlage der aktuellen Fassung des Nachweisgesetzes sind Arbeitgeber zum Nachweis einer Vielzahl von Arbeitsvertragsbedingungen wie Art und Ort der Tätigkeit, Höhe des Gehalts oder Anzahl von Urlaubstagen verpflichtet. Nach neuster EU-Richtlinie sind diese Angaben allerdings ab August 2022 nicht mehr ausreichend.

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Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Das Nachweisgesetz wurde insbesondere um folgende Punkte erweitert, hinsichtlich deren der Arbeitgeber nun zusätzlich informieren muss:

  • die Bestandteile und Höhe der Vergütung, wie bspw. Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen;
  • die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
  • die konkrete Dauer der vereinbarten Probezeit;
  • die vereinbarten Ruhepausen und -zeiten;
  • bei vereinbarter Arbeit auf Abruf, die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, ferner der Zeitrahmen (Referenztage und -stunden), der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat;
  • bei vereinbarter Teilzeitbeschäftigung, deren konkreten Ausgestaltung;
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage;
  • spezielle Nachweispflichten gegenüber Arbeitnehmern die im Ausland tätig werden sollen, wie die Aufenthaltsdauer, die Währung oder evtl. zusätzliche Vergütungsleistungen und Rückkehrbedingungen;

Den Arbeitgeber treffen zur Umsetzung dieser Vorgaben künftig strengere Fristen. Der schriftliche Nachweis ist ab 01.08.2022 nicht wie bisher pauschal nach einem Monat gegenüber dem Arbeitnehmer zu erteilen, sondern gestaffelt zu erbringen. Teilweise muss der Nachweis am ersten Tag, nach sieben Tagen oder nach einem Monat erteilt werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Grundlegend neu sind auch die Regelungen zur „Geldstrafe“. Eine solche kommt nunmehr in Betracht, wenn der Arbeitgeber den Verpflichtungen aus dem Nachweisgesetz überhaupt nicht, nicht richtig, nicht rechtzeitig oder auch nur unvollständig nachkommt.

Neubeschäftigung und Bestandsfälle

Die neuen Regelungen des Nachweisgesetzes gelten unmittelbar für Neueinstellungen ab 01.08.2022.

Für bestehende Arbeitsverhältnisse gelten die Neuerungen dagegen nicht unmittelbar. Vielmehr hat in bestehenden Arbeitsverhältnissen der Arbeitnehmer einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Erteilung von schriftlichen Informationen zu seinen Arbeitsbedingungen. Diese muss der Arbeitgeber dann mit kurzer Frist nachweisen können. Insofern ist der Arbeitgeber bei bestehenden Arbeitsverhältnissen erst dann in der Verpflichtung, wenn der Arbeitnehmer seine Rechte einfordert.

Handlungsempfehlung

Wir empfehlen Arbeitgebern daher frühzeitig, sich mit den neuen Anforderungen aus dem Nachweisgesetz vertraut zu machen und insbesondere die Arbeitsverträge zeitnah anzupassen. Werden die gesetzlichen Vorgaben nicht umgesetzt, gehen mit den zu erwartenden Bußgeldern bspw. auch in arbeitsrechtliche Verfahren erhebliche Nachweisprobleme einher, die zu weiteren Kosten führen können.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Daimlerstraße 127, 70372 Stuttgart

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