Gastbeitrag: Urlaubstage von Arbeitnehmern dürfen nicht mehr ohne Hinweis verfallen

Der Arbeitgeber darf sich nur noch dann auf einen fehlenden Urlaubsantrag seines Arbeitnehmers berufen, wenn er zuvor „rechtzeitig“, „konkret“ und in „völliger Transparenz“ den jeweiligen Mitarbeiter in förmlicher Art und Weise auf seinen Urlaubsanspruch hingewiesen hat. Arbeitgeber tragen fortan die Initiativlast.

Das gegenwärtige Geschäftsjahr rückt in sein letztes Quartal vor. Ich möchte dies als Anlass nehmen, Sie auf die Rechtsprechungsänderung der obersten Gerichtshöfe[1] in Bezug auf die Hinweisobliegenheiten eines jeden Arbeitgebers auf bestehende (Rest-) Urlaubstage seiner Mitarbeiter hinzuweisen.

Mit der aktuellsten Rechtsprechung auf europäischer und nationaler Ebene dürfen Urlaubstage von Arbeitnehmern nicht mehr ohne Hinweis verfallen.

Nach richtlinienkonformer Auslegung des Bundesarbeitsgerichts zu § 7 BUrlG, darf sich ein Arbeitgeber nur noch dann auf einen fehlenden Urlaubsantrag seines Arbeitnehmers berufen, wenn er zuvor

„rechtzeitig“
„konkret“ und
in „völliger Transparenz“

den jeweiligen Mitarbeiter in förmlicher Art und Weise auf seinen Urlaubsanspruch hingewiesen hat. Die Initiativlast hierfür liegt fortan allein beim Arbeitgeber. Einhergehend urteilten die Erfurter Richter, treffe den Arbeitgeber auch die volle Beweislast bzgl. der soeben beschriebenen Mitwirkungsobliegenheiten.

Warum haben die Gerichte so entschieden?

Das BUrlG ist ein sog. Arbeitnehmerschutzgesetz und dient in aller Regel dem Mitarbeiter als Gesundheitsschutz. Ohne „schlechtes Gewissen“, soll es dem Arbeitnehmer ermöglicht werden, in einem regelmäßigen Rhythmus, eine gewisse Erholung und Ruhephase in Anspruch zu nehmen, ohne deswegen Repressalien befürchten zu müssen. In diesem Sinne hat der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflichten aus §§ 611a, 242 BGB auch die Aufgabe, seinen Arbeitnehmern bei der Durchsetzung ihrer Ansprüche unterstützend zur Seite zu stehen.

Was sind die Folgen? Handlungsempfehlung!

Noch nicht eindeutig Stellung haben die Gerichte dazu bezogen, welche Anforderungen Sie an die unbestimmten Rechtsbegriffe „völlige Transparenz“, „rechtzeitig“ und „konkret“ stellen. Angeführt wird jedoch, dass eine Mitteilung zu Jahresbeginn mit den noch zur Verfügung stehenden Urlaubstagen, gepaart mit der Aufforderung diese auch derart rechtzeitig zu beantragen, dass sie tatsächlich auch genommen werden können als Maßnahme ausreichend erscheint. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer in der Mitteilung über die Konsequenzen seines Nichtantritts des Urlaubs (Verfall des Urlaubs) belehrt werden. Allerdings stellten sie auch klar, dass pauschale Hinweise in Arbeitsverträgen, Kollektivvereinbarungen oder Merkblättern nicht ausreichend sind, eine ständige Aktualisierung der noch offenen Tage aber auch nicht geboten sei.

Aufgrund der noch sehr jungen Rechtssprechungsänderung sind Entscheidungen der Tatsacheninstanzen bisweilen rar gesät. Allerdings ist ein Trend dahingehend zu erkennen, der die Obliegenheiten des Arbeitgebers noch weiter ausdehnt, um dadurch die Schutzrechte des Arbeitnehmers - als der unweigerlich schwächeren Vertragspartei - weiter zu stärken.

Nutzen sie daher Ihre Chance zu Beginn des vierten Quartals und weisen Sie, zumindest in E-Mail (Text-) Form, Ihre Mitarbeiter auf den verbleibenden Resturlaub und mögliche Konsequenzen hin.

Als Formulierungshilfe könnte beispielsweise folgendes Unterrichtungsschreiben[2] „Hinweispflicht des Arbeitgebers auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch seiner Arbeitnehmer“ herangezogen werden:

Wie war die bisherige Rechtslage?

Bislang war der Arbeitnehmer - mehr oder weniger - selbst dafür verantwortlich, seinen Urlaub zu beantragen und ihn im laufenden Kalenderjahr auch zu nehmen. Nach bisheriger Rechtsprechung des Bundearbeitsgerichts verfiel nicht genommener Urlaub kompensationslos. Dies geschah unabhängig davon, ob ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hatte, den gesetzlichen Urlaub zu nehmen, nach § 7 Abs. 3 S.1 BUrlG, mit Ablauf des Geschäftsjahres, sofern kein Ausnahmetatbestand im Sinne von § 7 Abs. 3 S.2 BUrlG einschlägig war.

[1] EuGH Az. C-684-16 und BAG Az. 9 AZR 278/16

[2] Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass das von uns beigefügte Unterrichtungsschreiben nicht zwischen den gesetzlichen und den vertraglich zusätzlich vereinbarten Urlaubstagen differenziert.

Über den Autor: Rechtsanwalt Carl Dieterich, LL.M.

Im Bereich des Arbeitsrechts berät und vertritt der Rechtsanwalt Mandanten in individual- und kollektivrechtlichen Angelegenheiten. Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV Süd) umfasst sein Tätigkeitsgebiet im Datenschutz insbesondere die ganzheitliche Konzeption von Datenschutzstrukturen und der hiermit verbundenen Vertragsgestaltung.

Der gebürtige Stuttgarter ist seit 2019 als zugelassener Rechtsanwalt tätig. Sein Studium absolvierte er in Konstanz und Münster, das Referendariat am OLG Stuttgart. Zudem erwarb er an der Golden Gate University in San Francisco, USA den akademischen Titel zum Master of Laws.

E-Mail: carl.dieterich(at)ecovis.com, Tel. +49 0711 9554-1270

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