Weihnachtsfeier 2018 schon geplant? - was Sie steuerlich beachten müssen

Die Weihnachtszeit steht vor der Türe und mit ihr meistens auch die Weihnachtsfeier. Um auch nach Weihnachten keine böse Bescherung zu erhalten, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte aufgeführt, die Sie bei der Planung bzw. Durchführung Ihrer Weihnachtsfeier beachten sollten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Die Weihnachtsfeier wird dann als Betriebsveranstaltung angesehen, wenn die Veranstaltung zwar auf betrieblicher Ebene stattfindet, jedoch gesellschaftlichen Charakter hat. In der Regel wird davon ausgegangen, dass Veranstaltungen dieser Art das Betriebsklima fördern sollen.

Doch bei Zuwendungen, die der Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung erhält, ist zu prüfen, ob es sich um sonstige Bezüge handelt und demzufolge dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen sind.

Bei einer Betriebsveranstaltung gehören zu diesen Zuwendungen unter anderem folgende Kosten:

•    Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
•    Übernommene Kosten für Übernachtung
•    Eintrittskarten
•    Geschenke
•    Aufwendungen für den äußeren Rahmen, wie z. B. Räume, Beleuchtung, Eventmanager
•    Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers

Die Zuwendungen sind nicht dem Arbeitslohn zuzurechnen, wenn der Freibetrag von 110,00 € (inkl. Umsatzsteuer) nicht überstiegen wird. Dieser Freibetrag kann jedoch nur dann angewendet werden, wenn die Veranstaltung allen Arbeitnehmern zur Teilnahme offen steht. Der Freibetrag gilt für jeden anwesenden Arbeitnehmer. Nehmen auch Begleitpersonen der Arbeitnehmer teil, steht trotzdem kein zusätzlicher Freibetrag zur Verfügung, sondern die Aufwendungen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem eigenen Anteil zugerechnet.

Sind die Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung höher als der Freibetrag, gehört der übersteigende Betrag grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Für den Arbeitgeber gibt es jedoch die Möglichkeit, den übersteigenden Betrag der pauschalen Lohnsteuer zu unterwerfen und so diesen Betrag mit 25 Prozent Lohnsteuer zu versteuern. Wenn dies durch den Arbeitgeber erfolgt, ist dem Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger Arbeitslohn zuzurechnen. 

Der Freibetrag von 110,00 € kann pro Arbeitnehmer für höchstens 2 Veranstaltungen im Jahr in Anspruch genommen werden. Nimmt der Arbeitnehmer beispielsweise an 3 Veranstaltungen teil, sind die 2 Veranstaltungen auszuwählen, für die der Freibetrag angewendet werden soll. Für die 3. Veranstaltung sind die Zuwendungen dem Arbeitslohn zuzurechnen oder pauschal vom Arbeitgeber zu besteuern. Für Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer beruflichen Aufgaben zu mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr gehen, gilt dies nicht. Beispielsweise der Personalchef, der die Weihnachtsfeiern mehrerer Abteilungen besuchen muss bzw. sollte.

Nicht als Betriebsveranstaltungen werden hingegen unter anderem folgende Veranstaltungen gesehen:

•    Veranstaltungen, die ausschließlich der Überreichung von Geschenken dienen
•    Geburtstagsfeiern einzelner Arbeitnehmer
•    Arbeitsessen
•    Arbeitsbesprechung
•    Jubiläumsfeiern für einzelne Mitarbeiter

Bei der Umsatzsteuer sind die 110,00 € jedoch nicht als Freibetrag, sondern als Freigrenze anzusehen. Grundsätzlich kann bei einer Berechtigung zum Vorsteuerabzug für die Gesamtkosten die Vorsteuer geltend gemacht werden, jedoch nur bis zu Gesamtkosten von höchstens 110,00 € (inkl. Umsatzsteuer) pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Übersteigen die Gesamtkosten die Freigrenze, kann für die gesamten Kosten keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Demzufolge ist nicht wie bei der Lohnsteuer der übersteigende Betrag der Lohnsteuer zu unterwerfen, sondern bei einer Überschreitung der 110,00 € entfällt der Vorsteuerabzug für die Gesamtkosten.

Wenn Sie diese Punkte beachten, steht einer besinnlichen Weihnachtsfeier mit den Arbeitnehmern nichts mehr im Wege.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Deckerstr. 37, 70372 Stuttgart