Kassenführung 2020

Ab dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme über ein vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) vorgegebenes zertifiziertes System zur Datenspeicherung und eine spezielle Schnittstelle zum Auslesen der Daten durch das Finanzamt verfügen. Mehr dazu erfahren Sie in dem folgenden Gastbeitrag von Ecovis AG Steuerberatungsgesellschaft zum Thema Kassenführung 2020:

Aufzeichnungspflicht Kassenführung 2020

Durch die Neuregelungen werden alle in ein elektronisches Erfassungssystem eingegebenen Geschäftsvorfälle von Beginn bis zum Ende protokolliert. 

Geschäftsvorfälle sind z.B. alle Umsätze, nachträgliche Stornierungen, Trinkgeld, Gutscheine, Privatentnahmen und -einlagen, Wechselgeldeinlage, Lohnzahlungen aus der Kasse, Geldtransit. 

Daneben werden auch andere Vorgängen wie z.B. Trainingsbuchungen, Sofort-Stornierungen eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs, Belegabbrüche, erstellte Angebote, nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle (z.B. Bestellungen) erfasst.

Aufrüstungspflicht für Kassensysteme!

Kassensysteme, die aufrüstbar sind, müssen lt. Gesetz zum 01.01.2020 aufgerüstet werden. 

Das BMF hat eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 zugelassen.

Die Software der PC-Kassensysteme ist ebenfalls aufzurüsten!

Übergangsregelung für alte Geräte

Derzeit zulässige Kassensysteme, die bauartbedingt nachweislich nicht aufrüstbar sind, dürfen noch bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden. 

Für diese Kassen muss der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung ein entsprechender Nachweis des Kassenherstellers beigefügt werden.

In beiden Fällen müssen Sie sich umgehend mit Ihrem Kassenaus- bzw. hersteller in Verbindung setzen, um ggf. eine Aufrüstung vornehmen zu lassen bzw. eine Bestätigung einzuholen, dass eine Aufrüstung nicht möglich ist.

Mitteilungspflicht

Ab dem 01.01.2020 müssen die im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme mittels amtlichem Vordruck beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme muss die Anmeldung, Abmeldung oder Korrektur beim Finanzamt eingereicht werden. Das Aufzeichnungssystem ist einer Betriebsstätte, bzw. einem Einsatzort eindeutig zuzuordnen. Es können mehrere Aufzeichnungssysteme pro Mitteilung gemeldet werden, allerdings separat für jede Betriebsstätte/jeden Einsatzort.

Folgende Angaben müssen in der Mitteilung enthalten sein

  • Name des Steuerpflichtigen und Steuernummer
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und Anzahl
  • Datum der Anschaffung/Außerbetriebnahme
  • Betriebsstätte/Einsatzort
  • Seriennummer
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Die Meldung gilt für alle ab 2020 angeschafften aber auch für die aufrüstbaren Kassensysteme und PC-Kassen.

Da diese Meldung elektronisch erfolgen muss, die Schnittstelle seitens der Finanzverwaltung noch nicht vorhanden ist und die Übergansfrist bis zum 30.09.2020 gewährt wird, ist derzeit eine Meldung noch nicht nötig.

Belegausgabepflicht ab dem 01.01.2020

Beim Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen besteht ab dem 01.01.2020 zudem eine Belegausgabepflicht.

Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg ausgestellt und dem Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Dies kann auch elektronisch nach Zustimmung durch den Kunden erfolgen.

Nur die Sichtbarmachung am Terminal oder Kassendisplay reicht allerdings nicht aus.

Der Kunde muss bei Papierbelegen den zuvor ausgedruckten Beleg weder annehmen noch aufbewahren. Eine Aufbewahrungspflicht für vom Kunden nicht angenommener Belege besteht auch nicht.

Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist auf Antrag beim zuständigen Finanzamt möglich. Sie wird allerdings nur gewährt bei einem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen und nur, wenn die Belegausgabe eine unzumutbare Härte darstellt. Nicht als unzumutbare Härte gelten die durch die Belegausgabe entstehenden Kosten.

Anforderungen an den Beleg

Folgende Angaben muss der Beleg enthalten:

  • Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt von Vorgangsbeginn sowie Vorgangsbeendigung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Entgelt, den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, den anzuwendenden Steuersatz (oder Hinweis auf geltende Steuerbefreiung)

Erfordert ein Geschäftsvorfall nicht die Erstellung einer Rechnung, sondern einen sonstigen Beleg (z. B. Lieferschein), wird nicht beanstandet, wenn dieser Beleg nicht den Steuersatz enthält.

  • Betrag je Zahlungsart
  • Transaktionsnummer
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
  • Signaturzähler und Prüfwert

Bei Kassen mit Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 entfallen die Angaben zu Transaktionsnummer, Seriennummer, Signaturzähler und Prüfwert .

Wenn das Kassensystem einmal ausfallen sollte

Fällt die zertifizierte Sicherheitseinrichtung aus, müssen die Ausfallzeit und der Grund dafür dokumentiert werden. Der Unternehmer hat unverzüglich die Ausfallursache zu beheben.

Kann das Aufzeichnungssystem ohne die Sicherheitseinrichtung weiterbetrieben werden, muss dies auf dem Beleg – beispielsweise durch eine fehlende Transaktionsnummer – ersichtlich sein. Das elektronische Aufzeichnungssystem kann weitergenutzt werden, bis der Ausfallgrund beseitigt ist.

Bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit muss das Aufzeichnungssystem weiterhin verwendet werden.

Weiterhin zu beachten

Offene Ladenkassen sind von diesen Neuregelungen nicht betroffen. Diese müssen aber mustergültig geführt werden und jederzeit kassensturzfähig sein, denn bei der geringsten Abweichung drohen erhebliche Zuschätzungen.

Was ist zu tun?

  1. Prüfen Sie bitte Ihre im Einsatz befindlichen Kassensysteme, ob diese aufgerüstet werden müssen und machen Sie zeitnah einen Termin mit Ihrem Kassenauf- bzw. -hersteller.
  2. Lassen Sie sich eine Bestätigung von Ihrem Kassenauf- bzw. -hersteller geben, falls die Kasse nicht aufrüstbar ist.
  3. Prüfen Sie, ob die mit Ihrem elektronischen Kassensystem erstellten Belege die geforderten Angaben enthalten und lassen Sie sich das bestätigten, wenn der Beleg (noch) nicht alle Anforderungen erfüllt.
  4. Unterweisen Sie das mit der Kassenführung betraute Personal bzgl. der Belegausgabepflicht.

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