PayPal Leitfaden für die Buchhaltung: PayPal Zahlungen richtig verbuchen

PayPal Account als Geschäftskonto? Wie Sie PayPal Zahlungen richtig verbuchen und Probleme mit dem Finanzamt vermeiden:

Oft entscheidet sich ein Käufer im Internethandel für einen Händler, der ein bestimmtes Zahlungsmittel anbietet. Neben Überweisung, Lastschrift und Kreditkarte bietet PayPal – vor allem im internationalen Handel – viele Vorteile für Käufer und Verkäufer: Einfache Handhabung, schnelle Ausführung von Transaktionen und Rückerstattungen, keine Weitergabe von Informationen über Bankkonten oder Kreditkarten an den Zahlungsempfänger, den Käuferschutz als Sicherheitsfunktion, einfache Führung von Währungskonten und keine monatlichen Fixkosten.

Buchhalterisch gibt es jedoch einiges zu beachten. Die Praxis einer ordentlichen Buchführung gilt auch für PayPal. Das PayPal-Konto sollte deshalb wie ein Bankkonto geführt werden (Bank-Konto: Datev-Kontenrahmen SKR04 z. B. Konto 1810; SKR 03 z.B. Konto 1210). Für private Ein- oder Verkäufe ist ein separates PayPal-Konto zu verwenden.

Kontoauszüge 

Die PayPal Kontoauszüge und Berichte des Händlerkontos mit Angaben zu den Gebühren, Zahlungen, Kreditkarten-Rückbuchungen und Rückzahlungen sollten unbedingt elektronisch archiviert werden. Ausgedruckt dienen sie als Buchungsbeleg. Anstatt der manuellen Erfassung können die PayPal-Dateien auch im Dateiformat CSV heruntergeladen und in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden.

Gebühren richtig verbuchen

Die auf Berichten und Kontoauszügen ausgewiesenen Gebühren für Transaktionen sind als sonstige betriebliche Aufwendungen (Nebenkosten des Geldverkehrs: Datev-Kontenrahmen SKR04 Konto 6855; SKR03 Konto 4970) abzugsfähige Betriebsausgaben. In der Gebühr ist keine Umsatzsteuer enthalten. Die Erfassung in der Buchhaltung hat daher ohne Vorsteuerschlüssel zu erfolgen.

BEISPIELBUCHUNG EINES ZAHLUNGSEINGANGS AUF DEM PAYPAL-KONTO

Es wurden € 119.- fakturiert.

Buchungssatz SKR03: Kunden-Konto 10000 im Soll an Erlös-Konto 8400 im Haben € 119,-.

Buchungssatz SKR04: Kunden-Konto 10000 im Soll an Erlös-Konto 4400 im Haben € 119,-.

Die PayPal Gebühr beträgt z.B. 3,5% = € 4,17. Auf dem Kontoauszug von PayPal ist folgendes vermerkt: Datum/ Typ/ Name/ Zahlung/ Brutto € 119,-/ Gebühr € -4,17/ Netto € 114,84.

Buchungssatz SKR03: PayPal-Konto 1210 im Soll an Kunden-Konto 10000 im Haben € 119,-.

Buchungssatz SKR04: PayPal-Konto 1810 im Soll an Kunden-Konto 10000 im Haben € 119,-.

Somit ist das Kunden-Konto ausgeglichen. Danach wird die PayPal-Gebühr gebucht.

Buchungssatz SKR03: Nebenkosten des Geldverkehrs Konto 4970 im Soll an PayPal-Konto 1210 im Haben € 4,17.

Buchungssatz SKR04: Nebenkosten des Geldverkehrs Konto 6855 im Soll an PayPal-Konto 1810 im Haben € 4,17.

Das PayPal-Konto weist ein Guthaben im Soll über € 114,84 aus.

GUTHABEN regelmäßig auf ein betriebliches Girokonto umbuchen

Leider kann es zu ungerechtfertigten Einfrierungen von PayPal-Konten kommen, wenn Käufer oder Verkäufer sich bei PayPal über einen falsch gelaufenen Handel beschweren, Reklamationen eines Kunden eingehen oder Verdacht auf Geldwäsche besteht. Über ein ggf. bestehendes Guthaben kann somit nicht mehr verfügt werden. Eine Entsperrung des Kontos ist oft aufwendig. Als Sicherheitsmaßnahme sollten Guthaben nicht auf dem PayPal-Konto verbleiben, sondern auf ein betriebliches Girokonto umgebucht werden.

Der Zahlungsein- und -ausgang wird nach Überweisung über ein separates Geldtransit-Konto verbucht. Das von Ihnen selbst anzulegende separate Geldtransit-Konto (Datev-Kontenrahmen SKR04 Konto 1461; SKR03 Konto 1361) erzeugt nach Ansicht der RTS Steuerberater eine größere Transparenz, als die Verbuchung über das allgemeine Geldtransit-Konto (Datev-Kontenrahmen SKR04 Konto 1460; SKR03 Konto 1360).

BEISPIELBUCHUNG EINER ZAHLUNG VOM PAYPAL-KONTO AN EIN BANKKONTO

Gemäß unserem obigen Beispiel stehen nun auf dem PayPal-Konto € 114,84 im Soll. Sie überweisen nun kostenfrei € 114,84 vom PayPal-Konto an das betriebliche Postbank-Konto (Bank-Konto: Datev-Kontenrahmen SKR04 z.B. Konto 1710; SKR 03 z.B. Konto 1110).

Buchungssätze nach Überweisung SKR03: 

Geldtransit-Konto 1361 im Soll an PayPal-Konto 1210 im Haben € 114,84.

Postbank-Konto 1110 im Soll an Geldtransit-Konto 1361 im Haben € 114,84.

Buchungssätze nach Überweisung SKR04: 

Geldtransit-Konto 1461 im Soll an PayPal-Konto 1810 im Haben € 114,84.

Postbank-Konto 1710 im Soll an Geldtransit-Konto 1461 im Haben € 114,84.

SCHNITTSTELLEN ZUM ONLINE-BEZAHL-SYSTEM PAYPAL

Da es insbesondere beim Internethandel sehr schnell zu einem erheblichen Umfang an Verkaufs- und Bezahlvorgängen kommen kann, ist es sehr aufwendig, diese von Hand zu buchen. Daher ist eine möglichst weitgehende Automatisierung sinnvoll. Einige Hersteller von Buchhaltungsprogrammen bieten Schnittstellen zu PayPal an, welche größere Mengen an Zahlungen automatisiert buchhalterisch verarbeiten können.

Für die Übernahme der Transaktionen von PayPal in die Buchführung steht von der DATEV die neue PayPal-Lösung Zahlungsdatenservice bereit. Die Daten werden von PayPal täglich automatisch bereitgestellt und können von der DATEV-Cloud übernommen werden. Das alte Programm DATEV E-Zahlungstransfer wurde vollständig in den Zahlungsdatenservice integriert und die Weiterentwicklung, Pflege und Wartung zum 31.03.2019 eingestellt.

Kommen sie bei fragen gerne auf uns zu.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Daimlerstraße 127, 70372 Stuttgart

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