Rechnungen in Word oder Excel GoBD konform erstellen und archivieren
Aber aufgepasst - die GoBD!
Für die Buchführung Ihres Unternehmens gelten neben den handels- und zivilrechtlichen Bestimmungen aus steuerlicher Sicht
die Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- kurz GoBD.
Diese Grundsätze haben für die Erstellung und Aufbewahrung von Rechnungen eine große Bedeutung.
Die GoBD sehen unter anderem vor, dass die elektronischen Daten vollständig, richtig, geordnet und unveränderbar gespeichert werden. Die Finanzverwaltung möchte hierdurch dem Missbrauch und der Manipulation entgegenwirken. Bei Nutzung eines DV-Systems ist daher die Einhaltung der GoBD beim jeweiligen Software-Hersteller zu erfragen.
Für die Rechnungsstellung ist vor allem der Grundsatz der Unveränderbarkeit relevant. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nur verändert werden, wenn der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt. Veränderungen und Löschungen müssen also protokolliert werden.
Die digitalen Belege müssen so archiviert werden, dass alle Informationen, die Sie im Laufe der Bearbeitung einfügen, nur mit einer Kennzeichnung überschrieben werden können - genau das ist bei der Ablage in Ihrem normalen Dateisystem nicht der Fall. Die Dateien sind dort jederzeit veränderbar. Da hilft auch die Umwandlung in ein PDF-Format oder eine zusätzliche Ablage der Rechnungen in Papierform nicht.
Die GoBD-Grundsätze werden so nicht eingehalten. Die Verletzung der GoBD birgt eine Gefahr im Rahmen der Betriebsprüfung oder anderer steuerlicher Außenprüfungen. Zweifelt der Prüfer die Originalität Ihrer Dokumente an, kann er die Belege als Nachweis nicht anerkennen. Dies hat eine (Hinzu-) Schätzung der steuerlichen Bemessungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung zur Folge.
WIE KÖNNEN RECHNUNGEN GOBD KONFORM ERSTELLT WERDEN?
Grundsätzlich können Sie Rechnungen
- handschriftlich
- mit einem Programm zur Textverarbeitung (z. B. Word) oder Tabellenkalkulation (Excel) sowie
- elektronisch in einem Datenverarbeitungssystem (z. B. Fakturierungssoftware) erstellen.
Die Art der Erstellung der Rechnung entscheidet nach den GoBD über die Aufbewahrungspflichten.
Hierbei sind also die folgenden Fälle zu unterscheiden:
1. Papierrechnungen ohne elektronische Archivierung
Erfolgt die Erstellung der Rechnung handschriftlich oder mittels Word oder Excel in Form einer Dokumentenvorlage, die anschließend mit den Daten der nächsten Rechnung überschrieben wird, ist eine Kopie der Rechnung in Papierform aufzubewahren.
Ein Speichern der Datei als Word- oder Excel-Dokument sowie die Speicherung in einem internen -System erfüllen nicht die Vorgaben der GoBD. Die Dokumente könnten jederzeit geändert werden.
2. GoBD-konformes DMS Dokumenten-Management-System
Erfolgt die Erstellung der Rechnung mittels Word oder Excel, und soll die Rechnung nach dem Druck als elektronische Datei separat gespeichert oder mittels eines DV-Systems gespeichert werden, so gelten die besonderen Vorschriften der GoBD für die elektronische Aufbewahrung.
3. Fakturierungssoftware
Es gibt zahlreiche Programme, die bereits mit sehr kleinen mtl. Kosten (ab 5 € aufwärts) einen gewissen Leistungsumfang besitzen, u. a. ist immer die GoBD konforme Rechnungsschreibung und –speicherung enthalten.
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