Bewirtungsbeleg und Eigenbeleg: seit dem 1. Juli 2021 gelten diese Regelungen bei den Bewirtungskosten

Stand: 29.08.2021

Das BMF stellt aktuell neue Anforderungen an die Bewirtungsbelege. Ab dem 1. Januar 2023 wird es zudem weitere Voraussetzungen der Kassensicherunsverordnung (KassenSichV) geben. Hier erfahren Sie mehr.

WIE KONNTEN BEWIRTUNGSKOSTEN BISHER STEUERLICH GELTEND GEMACHT WERDEN?

Schon bisher konnten Bewirtungskosten steuersparend bis zu 70 % als Betriebsausgaben und bis zu 100 % beim Vorsteuerabzug angesetzt werden.

Zu Bewirtungskosten gehören alle Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln sowie untergeordnete Zahlungen im Zusammenhang mit der Bewirtung, die zwangsläufig mit anfallen, zum Beispiel Trinkgelder oder Garderobenkosten.

Sie müssen generell einen beruflichen Hintergrund besitzen. Dazu gehören auch Anbahnungen neuer, sowie die Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen. Gleiches gilt für Vertragsverhandlungen oder -abschlüsse und Geschäftsessen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit.

Am Geschäftsessen müssen betriebsfremde Personen, sogenannte Geschäftsfreunde, teilnehmen. Dies sind neben Kunden, Lieferanten und Auftraggebern gegebenenfalls auch deren Begleiter, wie z.B. Ehepartner oder auch externe Berater.

Diese Ausgaben können wie bisher als Betriebsausgaben steuermindernd berücksichtigt werden. Für alle noch offenen Fälle – spätestens aber für nach dem 1. Juli 2021 anfallende Bewirtungen – stellt das BMF nun neue Anforderungen an die Bewirtungsbelege. Ab dem 1. Januar 2023 treten noch weitere Voraussetzungen der KassenSichV dazu.

 

WAS MÜSSEN SIE BEACHTEN? EINE DETAILLIERTE ÜBERSICHT:

Weiterhin müssen Sie die Bewirtungsrechnung um einen sogenannten Eigenbeleg ergänzen, um Ihre Bewirtung steuerlich geltend machen zu können. Dieser muss folgende Informationen enthalten:

  • Ort
  • Datum
  • Teilnehmer der Bewirtung
  • Konkreter Anlass (z. B. nicht ausreichend: „Geschäftsessen“)
  • Höhe der Aufwendungen
  • Trinkgeld (möglichst vom Empfänger quittieren lassen)

Hier finden Sie eine Mustervorlage für Eigenbelege

Die Angaben im Eigenbeleg können Sie formlos vornehmen; oftmals sind auf der Rückseite der Rechnungen entsprechende Vordrucke enthalten. Die vorstehenden Angaben müssen zeitnah nach dem Geschäftsessen erfolgen.

WICHTIG: DER EIGENBELEG MUSS IMMER VOM STEUERPFLICHTIGEN UNTERSCHRIEBEN WERDEN!

Werden Sie in einem Restaurant bewirtet, muss dem Eigenbeleg stets auch eine Rechnung beigefügt werden. Achten Sie darauf, dass die Rechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügt. Diese sind im Überblick:

INHALTLICHE ANFORDERUNGEN EINER RECHNUNG

  • vollständiger Name des Bewirtungsbetriebes
  • vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebes
  • Rechnungsdatum
  • Tag der Bewirtung (i.d.R. identisch mit Ausstellungsdatum)
  • genaue Leistungsbeschreibung (zum Beispiel „Lunch-Buffet“, „Tagesgericht 2“ etc.) mit Angabe der Menge und Preise
  • Steuer- oder Umsatzidentifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes
  • Rechnungsnummer (fortlaufend) (wenn der Rechnungsbetrag mehr als 250 Euro beträgt)
  • Rechnungsbetrag brutto (bei Rechnungen über 250 Euro zusätzlich Ausweis des MwSt-Betrages und des Nettobetrages)
  • Steuersatz
  • Bei Rechnungen über 250 Euro: Name und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen (reicht handschriftlich; ergänzt durch den Bewirtungsbetrieb)

Hier finden Sie eine Mustervorlage für den Bewirtungsbeleg

 WICHTIG: Sollten Angaben fehlen, bitten Sie den Gastwirt um Korrektur. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen müssen durch diesen erfolgen. Das Trinkgeld können Sie auch zu 70 Prozent als Betriebsausgabe ansetzen. Ein Vorsteuerabzug aber bleibt insofern verwehrt.

 

VERWENDUNG VON ELEKTRONISCHEN AUFZEICHNUNGSSYSTEMEN (TSE)

Die Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion sind auch für Bewirtungsbetriebe seit einiger Zeit weitestgehend verpflichtend. Wird ein solches System genutzt, muss auch die Rechnung maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mittels technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert werden. Für Sie als bewirtender Steuerpflichtiger (Gastgeber) ergibt sich daraus die Verpflichtung, darauf zu achten, dass die Rechnung eine Transaktions- sowie Seriennummer enthält (auch als QR-Code möglich). Gleiches gilt für den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes. Transaktions-, Seriennummer sowie die Zeitpunkte des Vorgangsbeginns und -endes sind erst für Belege zwingend, die ab dem 01.01.2023 ausgestellt werden.

Sollte die technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem ausfallen, ist es wichtig, dass der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich wird. Zum Beispiel durch eine fehlende Transaktionsnummer.

Sind im Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, kann die Vorlage des Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion durch die Rechnung (ohne Transaktions- und Seriennummer) und die Beifügung des Zahlungsbelegs der unbaren Zahlung ersetzt werden.  

Sollten Sie zur Zahlung einen Gutschein benutzen, ist das kein Problem. Hier reicht in der Regel die Vorlage über die Abrechnung des Gutscheines aus.

 

DIGITALISIERUNG DER BEWIRTUNGSKOSTEN UND -BELEGE

Die Eigenbelege, welche die Rechnungen ergänzen, können vom Steuerpflichtigen weiterhin in Papierform erstellt und dann im Anschluss digitalisiert werden. Alternativ können die Eigenbelege bereits digital erstellt werden. Ein digital erstellter Eigenbeleg muss jedoch von Ihnen autorisiert werden.

Die Zeitpunkte der Eigenbelegerstellung und der Autorisierung sind elektronisch aufzuzeichnen; auch die Einhaltung der GoBD ist zu dokumentieren. Die Bewirtungsrechnung selbst kann Ihnen bereits digital zugeschickt oder von Ihnen selbst digitalisiert werden.

WICHTIG: VERBINDEN SIE DIE BEIDEN DIGITALEN DOKUMENTE (EIGENBELEG UND RECHNUNG) DURCH GEGENSEITIGKEITSNACHWEISE UND DOKUMENTIEREN SIE DEN ZEITPUNKT DER ERSTELLUNG UND AUTORISIERUNG.

 

BEWIRTUNGSKOSTEN IM AUSLAND

Im Ausland sind die neuen Anforderungen zu Bewirtungsbelegen ebenfalls einzuhalten. Wie Sie sich vorstellen können, kann es vor allem außerhalb der EU schwierig sein, eine detaillierte elektronische Rechnung zu erhalten. Solange Sie glaubhaft machen können, dass es im betreffenden Staat keine Verpflichtung zur Erstellung von maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Belegen gibt, reicht ausnahmsweise auch die vor Ort erstellte, handschriftliche Rechnung aus.

Soweit vorstehend nicht explizit auf abweichende Zeiträume hingewiesen wurde, gelten die vorstehenden, erläuterten Regelungen für Bewirtungskosten, die nach dem 01.07.2021 anfallen.

Sollten Sie noch weitere Fragen zu Bewirtungsbelegen oder anderen Betriebsausgabenabzügen haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir helfen Ihnen weiter, sich im Steuer-Dschungel zurechtzufinden.

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Inhaltlich verantwortlich i.S.d. § 55 II RStV: Steuerberater Dipl.-Ökonom Thomas Härle, Steuerberater Michael Karle, Daimlerstraße 127, 70372 Stuttgart

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