Paypal Leitfaden für die Buchhaltung - Zahlungen richtig verbuchen

PayPal(r) Kurzer Leitfaden für die Buchhaltung

Grundsätzliches

Die Möglichkeit PayPal als Zahlungsmittel verwenden zu können, ist im Internethandel für viele Käufer ein wichtiges Kriterium, um sich beim Kauf für einen Händler zu entscheiden. Der kostenlose Käuferschutz ist ein starkes Argument, nicht per Überweisung, oder selbst per Kreditkarte zu bezahlen.

Für den Verkäufer bietet PayPal – vor allem im internationalen Handel - durchaus auch Vorteile. Sehr schnelle Abwicklung. Die Möglichkeit einfach Währungskonten zu führen. Ohne Probleme Zahlungen rückerstatten zu können. Keine monatlichen Fixkosten.

Buchhalterisch gibt es jedoch einiges zu beachten. Das Risiko kurzfristig über ein Guthaben nicht mehr verfügen zu können, ist ein Umstand, welcher ebenfalls besondere Beachtung und Sicherheitsmaßnahmen erfordert.

Die Praxis einer ordentlichen Buchhaltung, Geschäftliches von Privatem zu trennen, gilt auch für PayPal. Für private Ein- oder Verkäufe ist ein separates PayPal Konto zu führen.

Ob nun ein PayPal Konto handelsrechtlich wirklich ein Bankkonto ist oder nicht, sei dahingestellt. Es sollte in der Buchhaltung auf jeden Fall wie ein solches geführt werden. (Konto Datev Kontenrahmen SKR04 z.B. 1810.

Kontoauszüge

Die PayPal Kontoauszüge und Berichte des Händlerkontos sollten unbedingt auf den eigenen PC geladen und archiviert werden. Ausgedruckt dienen sie als Buchungsbeleg.

Guthaben und Transfer

Guthaben sollten auf dem Konto möglichst nicht verbleiben, da PayPal ohne weiteres die Auszahlung unterbinden kann, wenn eine Reklamation eines Kunden eingeht oder Verdacht auf Geldwäsche erkannt wird. Meist wird nicht sofort eine Begründung geliefert. Das Konto zu entsperren ist oft aufwendig.

Der Zahlungseingang, nach einem „Geldversand“ vom PayPal Konto auf ein Bankkonto sollte „Bank x gegen Transferkonto PayPal“ z.B. Datev SKR04 1461 verbucht werden. Das von Ihnen selbst anzulegende Konto 1461 erzeugt nach Ansicht der RTS Steuerberater eine größere Transparenz, als die Verbuchung gegen das allgemeine Transitkonto 1460.

Gebühren

Die auf Berichten und Kontoauszügen ausgewiesenen Gebühren sind handelsrechtlich Aufwendungen. Steuerlich sind sie als sonstige betriebliche Aufwendungen (Nebenkosten des Geldverkehrs Datev SKR04 Konto 6855) abzugsfähige Betriebsausgaben. In der Gebühr ist keine Umsatzsteuer enthalten. Die Erfassung in der Buchhaltung hat daher ohne Vorsteuerschlüssel zu erfolgen.

Beispielbuchung eines Zahlungseingangs auf dem PayPal Konto

Es wurden € 119.- fakturiert. Damit stehen € 119,00 im Soll des Debitors 14000. Die PayPal Gebühr beträgt z.B. 3,5% = € 4,17. Auf dem Kontoauszug von PayPal ist folgendes vermerkt: Datum, Name, Zahlung für Expresskaufabwicklung Brutto EUR 119,00 Gebühr € -4,17 Netto € 114,84.

Die Buchungssätze lauten: Kunde 14000 im Haben € 119,00, im Soll PayPal 1810 € 119,00.

Die Gebühr 4,17 PayPal 1810 im Haben und Nebenkosten Geldverkehr 4,17 im Soll.

Somit ist der Debitor ausgeglichen und das PayPal Konto weist ein Guthaben (Soll) über € 114,84 aus.

Beispielbuchung einer Zahlung vom PayPal Konto an ein Bankkonto

Gemäß unserem obigen Beispiel stehen nun im PayPal Konto € 114,84 im Soll.Nehmen wir an, unser Postbankkonto lautet nach Datev SKR04 1710.Wir überweisen nun kostenfrei € 114,84 vom PayPalkonto an das Postbankkonto.

Nach Eingang ist folgendermaßen zu buchen: € 114,84 PayPal 1810 im Haben und PayPal Transferkonto 1461 € 114,84 im Soll. Danach PayPal Transferkonto 1461 € 114,84 im Haben und auf dem Postbankkonto 1710 im Soll.

Schnittstellen zum Online-Bezahl-System PayPal

Einige Hersteller von Buchhaltungsprogrammen bieten Schnittstellen zu PayPal an, welche größere Mengen an Zahlungen automatisiert buchhalterisch verarbeiten können.Da es insbesondere beim Internethandel sehr schnell zu einem erheblichen Umfang an Verkaufs- und Bezahlvorgängen kommen kann, ist es sehr aufwendig, diese von Hand zu buchen. Daher ist eine möglichst weitgehende Automatisierung sinnvoll.

Für die Übernahme der Transaktionen steht von der DATEV die neue Lösung DATEV E-Zahlungstransfer bereit. Die Daten werden dabei in das spezifische DATEV-Format für Kassenbelege umgewandelt und in die DATEV-Cloud-Lösung Unternehmen online übernommen.

Die RTS Steuerberater  stehen Ihnen zu diesem Thema gerne für eine unverbindliche Beratung zur Verfügung.

 

[Stand: 5. Februar 2016, Infoabteilung RTS Steuerberater]

 

Hinweis der RTS | Steuerberatung Baden-Württemberg

 

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung durch die Steuerberater der RTS nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.