Elektronisches Fahrtenbuch

Ein Dienstwagen ist für Unternehmer sowie Arbeitnehmer praktisch und gleichzeitig auch ein Benefit. Das Finanzamt und die Sozialversicherung möchten für die Nutzung für private Fahrten einen Betrag als geldwerten Vorteil versteuern.

Dazu wird standardmäßig ein Pauschalverfahren mit der 1%-Nutzung über den sogenannten Bruttolistenpreis angewendet. Es besteht immer pro Jahr und Fahrzeug ein Wahlrecht, die Versteuerung nach tatsächlichen Fahrten und Kosten zu berechnen. hierfür müssen die Fahrten in einem Fahrtenbuch genau erfasst werden. Das Finanzamt hat hier strenge Maßstäbe, was die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch angeht – unabhängig ob auf Papier oder elektronisch!

Ob elektronisch oder Papier – die Anforderungen sind hoch. Folgende Angaben muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten:

  • jede einzelne Fahrt mit Datum und Kilometerstand bei Fahrtantritt und Fahrtende
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner
  • notwendige Umwege wegen Baustellen, Stauumfahrungen oder Unfällen

Erleichterungen bei der Aufzeichnung können sein, genaue Adresse regelmäßig aufgesuchter Geschäftspartner in einer separaten Liste zu führen. Auch für Privatfahrten gibt es Erleichterungen. Mehrere Privatfahrten hintereinander, beispielsweise am Wochenende, dürfen zusammengefasst werden und müssen neben dem Kilometerstand auch nur als privat gekennzeichnet werden.

Das Wichtigste ist aber: Alle Angaben müssen zeitnah vollständig und richtig erfasst werden und spätere Änderungen müssen gekennzeichnet werden.

Worauf müssen Sie bei einer Fahrtenbuch-App achten?

Die Voraussetzungen gelten gleichermaßen, ganz gleich, ob man sich für die klassische Variante, eine Stecker-Lösung oder eine Fahrtenbuch-App entscheidet.

Wer eine App nutzen möchte, findet schnell einige Anbieter.  Beachten sollte man, dass folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Leichte Installation
  • Manipulationssichere Bedienung, d. h. Dokumentation von Änderungen
  • Exportmöglichkeiten bzw. Auswertungen auf Knopfdruck
  • Nutzerfreundlichkeit (z. B. Zuverlässigkeit des GPS)
  • Werden Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald sich das Fahrzeug in Bewegung setzt?
  • Erlaubt das System die Kategorisierung der Fahrten in Dienstfahrt, Privatfahrt und Fahrt zur Arbeit?
  • Erkennung bekannter Fahrtziele, Zuordnung von Kontakten und Fahrtziele
  • Verwaltung von gemischten Fahrten
  • Zusammenführung von Fahrten

Der Nutzer trägt die Verantwortung für die richtige Bedienung eines elektronischen Fahrtenbuchs!

Ein elektronisches Fahrtenbuch nimmt dem Fahrer nicht die ganze Arbeit ab! Das musste auch ein Steuerpflichtiger aus Niedersachen einsehen, nachdem das Niedersächsische Finanzgericht eine Entscheidung des Finanzamts bestätigte, sein elektronisches Fahrtenbuch zu verwerfen (Urteil v. 23.01.2019, Aktenzeichen 3 K 107/18). Anhand einer Telematiklösung mit Fahrtenbuchfunktion hatte er die Fahrten zwar zeitnah mit den per GPS ermittelten Geo-Daten aufzeichnen lassen – aber mehr hatte er nicht gemacht. Das Finanzgericht erklärte, woran es fehlte:

  • Zeitnahe Eintragung aller Angaben, also insbesondere
    • der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner oder
    • des betrieblichen Anlasses (Zeitnah: innerhalb von sieben Tagen)
  • individuelle Zuordnung der Fahrten
  • Gegenüberstellung des Fahrzeug-Tachos mit rechnerisch ermittelten Tachoständen nach dem elektronischen Fahrtenbuch
  • Dokumentation von privaten Fahrtunterbrechungen und Anlässen

Das Urteil zeigt, dass die Verantwortung nicht ohne eigenes Zutun an eine elektronische Lösung abgegeben werden kann. Nur eine gewissenhafte Bedienung durch den User garantiert die Akzeptanz durch das Finanzamt und jede noch so gute unterstützende Lösung muss auf die Richtigkeit der erfassten Daten überprüft werden.

Wann kann ein Fahrtenbuch die steuergünstigere Alternative sein?

Ein Fahrtenbuch lohnt sich gegenüber der 1%-Regelung immer dann, wenn zwei Dinge gegeben sind: 

  1. Der Listenpreis des Firmenfahrzeugs ist sehr hoch und
  2. das Firmenfahrzeug wird überwiegend betrieblich genutzt.

Haben Sie Fragen zum Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs, kontaktieren Sie uns!